Help

Visma Sign integraatio

Visma Sign on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla voi lähettää allekirjoituskutsuja asiakkaille, joko sähköpostilla tai tekstiviestillä. Kutsun saatuaan asiakas kirjautuu Visma Sign palveluun ja pääsee sähköisesti allekirjoittamaan hänelle osoitetun asiakirjan. Sähköinen asiakirja allekirjoitetaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa yrityksille nopean, edullisen ja turvallisen tavan saada asiakkailta, kumppaneilta, työntekijöiltä tai muilta sidosryhmiltä allekirjoitus sähköisiin asiakirjoihin.
Lisätietoa Visma Sign palvelusta ja hinnoittelusta löytyy osoitteesta https://allekirjoitus.visma.fi/

Visma Sign -palvelun aktivointi

Visma Sign – palvelu aktivoidaan käyttöön ValueFramessa Visma Sign kuvakkeen kautta, valitsemalla joko ”Lähetä allekirjoitettavaksi” tai ”Hae dokumentteja”. Tämän jälkeen päästään aktivointinäkymään, johon syötetään henkilötunnus sekä hyväksytään palvelun ehdot. (Huom! Aktivointi on erillisen käyttöoikeuden takana ja vain pääkäyttäjä voi aktivoida palvelun käyttöön). Palvelun hinnastoon ohjaava linkki löytyy aktivointinäkymästä, johon on hyvä käydä tutustumassa ennen palvelun käyttöönottoa.

Palvelu aktivoidaan käyttöön painikkeesta ”Aktivoi Visma Sign –integraatio” ja se on tämän jälkeen käyttövalmis. Aktivoinnista saapuu vahvistussähköposti ja käyttäjä voi erikseen rekisteröityä Visma Signin omille sivuille näin halutessaan (ei pakollista). Palvelun avaajasta luodaan automaattisesti Visma Sign -palvelun pääkäyttäjä.

Rajapinnan aktivointi kun yrityksellä on jo Visma Sign palvelu käytössä

Mikäli yrityksellä on jo Visma Sign -palvelu käytössä, aktivoinnin yhteydessä tulee lähettää Visma Signin pääkäyttäjälle rajapinnan avauspyyntö. Pääkäyttäjä saa tästä sähköpostin ja hän voi avata rajapinnan käyttöön Visma Signin puolella. Tämän jälkeen palvelu on käytettävissä ValueFramessa.

Asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi

Asiakirjoja voi lähettää allekirjoitettavaksi tarjouksen teon yhteydessä, kun asiakirja lisätään tarjoukselle tai suoraan Visma Sign kuvakkeen alta ”Lähetä allekirjoitettavaksi”.

Tarjoukselta lähettäminen allekirjoitettavaksi

Tarjoukselle liitetyt PDF asiakirjat voidaan lähettää allekirjoitettavaksi Visma Signin avulla. Kun asiakirja on lisätty tarjoukselle sen perään tulee linkki ”Siirrä allekirjoitettavaksi”. Tätä linkkiä painamalla päästään asiakirjan lähetysnäkymään.

Asiakirjan lähetysnäkymässä syötetään seuraavat tiedot:

  • Asiakirjan nimi: oletuksena ehdotetaan tarjouksen nimeä
  • Asiakirjan mukana lähetettävä viesti (valinnainen)
  • Käyttöoikeusluokka (kts. Käyttöoikeudet): valitaan dokumentin tyyppi (oletuksena myyntidokumentti)
    • Muut dokumentit
    • Myyntidokumentit
    • HR-dokumentit
    • Projektidokumentit
  • Allekirjoitettava dokumentti on jo valmiina, joten sitä ei erikseen tarvitse lisätä ellei sitä haluta muuttaa
  • Allekirjoittajan tiedot: oletuksena tarjoukselle annettu asiakkaan yhteyshenkilö
    • nimi, sähköposti (pakolliset)
    • puhelinnumero (valinnainen)
    • kieli: suomi, englanti, ruotsi
  • Lisäksi voidaan vaatia allekirjoitusta organisaationa ja lähettää kutsut tekstiviesteinä
  • Allekirjoittaja/-t lisätään painikkeesta ”Lisää allekirjoittaja”, jonka jälkeen tiedot siirtyvät ”allekirjoittajat” otsikon alle. Mikäli valitaan “Lähetä kutsut järjestyksessä”, voi vastaanottajien järjestyksen raahamalla vielä muuttaa ja kutsut lähetetään annetun järjestyksen mukaan.
  • Kutsujan tiedot: oletuksena kirjautuneen käyttäjän tiedot
  • Allekirjoitukselle voidaan määrittää voimassaoloaika

Asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi ”Lähetä kutsut” –painikkeesta

Tarjouksen kautta lähetetyt kutsut näkyvät tämän jälkeen tarjousdokumenttien alapuolella. Lisäksi allekirjoitettavaksi lähetettyjä dokumentteja pääsee seuraamaan asiakirjahaussa.

Asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi suoraan Visma Sign kuvakkeen alta

Asiakirjan voi lähettää allekirjoitettavaksi myös suoraan Visma Sign kuvakkeen alta painikkeesta ”Lähetä allekirjoitettavaksi”.

Asiakirjan lähetysnäkymässä syötetään samat tiedot kuin tarjoukselta lähetettäessä, mutta allekirjoitettava asiakirja tulee erikseen vielä liittää lomakkeelle. (Vain PDF muodossa olevat asiakirjat kelpaavat).  Allekirjoitettavaksi lähetettyjä asiakirjoja pääsee seuraamaan asiakirjahaussa.

Asiakirjahaku

Hakuehdot

Hakunäkymässä voidaan hakea allekirjoitettavaksi lähetettyjä asiakirjoja ja seurata niiden tilaa. 

Asiakirjahaussa voidaan hakea seuraavilla hakuehdoilla:

  • Asiakaskirjan hakusanan perusteella
  • Perustiedot: status, kutsutut henkilöt, aikarajaus
  • Objektit: kutsuun liitetyt tarjouksen mukaan

Haku suoritetaan aina automaattisesti käyttäjän tekemien valintojen mukaan. Asiakirjoja voi hakea myös kutsuttujen henkilöiden nimillä ja hakuehdot voi tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Hakutulos

Hakutuloksista on mahdollista määrittää itse mitä asiakirjan tietoja hakuriveillä halutaan näyttää. Valittavat tiedot on jaettu eri kategorioihin: perustiedot, asiakirjan tila ja lisätiedot.

Hakurivit ja viimeksi käytetyt dokumentit

Avattaessa asiakirjahaun, järjestelmä hakee oletuksena asiakirjat jotka odottavat allekirjoitusta.

Hakutuloksen otsikkotasolta on mahdollista lajitella asiakirjat haluamaansa järjestykseen. Oletuksena asiakirjat näytetään luontipäivämäärän mukaan, mutta tiedot voi ryhmitellä myös aakkosittain nimen mukaan.

Hakuriveillä on oletuksena asiakirjan nimi, status, kutsutut henkilöt, allekirjoittajat, päivämäärät sekä PDF -dokumentti. Allekirjoituksen voimassaolopäivämäärä näkyy päivämäärä sarakkeessa alempana päivämääränä.

Muistutukset ja peruminen

Asiakirjan allekirjoituksesta voidaan lähettää muistutus mikäli allekirjoitusta ei ole saatu. Muistutuksen lähettäminen tapahtuu hakunäkymässä rivin lopusta kolmen vaakaviivan painikkeen alta ”Lähetä muistutukset”. Muistuksesta lähetetään sähköpostin kutsun saajille.

Samasta kohdasta ”peruuta” painikkeesta voidaan myös peruuttaa asiakirjan allekirjoitus, mikäli allekirjoitusta ei tarvita tai voimassaoloaika on mennyt umpeen.

Käyttöoikeudet

Visma Sign -integraatiossa tarkistetaan seuraavat ValueFramen käyttöoikeudet:

  • Aktivointi: käyttäjällä on oikeudet aktivoida palvelu käyttöön
  • Peruskäyttöoikeus: käyttäjällä on oikeudet lähettää allekirjoituskutsuja 
  • Hakunäkymän käyttöoikeudet: 
    • Visma Sign haku oma: käyttäjä voi hakea dokumentit, joissa itse lähettäjänä
    • Visma Sign haku myyntidokumentti: käyttäjä voi hakea kaikki dokumentit, joiden käyttöoikeusluokka on ‘Myyntidokumentit’
    • Visma Sign haku muu dokumentti: käyttäjä voi hakea kaikki dokumentit, joiden käyttöoikeusluokka on ‘Muut dokumentit’
    • Visma Sign haku hr-dokumentti: käyttäjä voi hakea kaikki dokumentit, joiden käyttöoikeusluokka on ‘HR-dokumentit’
    • Visma Sign haku projektidokumentti: käyttäjä voi hakea kaikki dokumentit, joiden käyttöoikeusluokka on ‘Projektidokumentit’