Help

Valuuttakäsittely

VALUUTTAKÄSITTELYN YLEISKUVAUS

Terminologiaa

Kotivaluutta = Yrityksen kotimaassa käytettävä valuutta, esimerkiksi Euro. Määräytyy projektin yhtiön valuutan mukaan.

Laskutusvaluutta = Valuutta, jolla asiakasta laskutetaan. Määräytyy ValueFramessa hinnaston mukaan.

Valuuttatunnus = Kansainvälisessä rahaliikenteessä käytettävä valuutan lyhenne. ValueFramessa käytetään ISO-standardin mukaisia kolmikirjaimisia valuuttalyhenteitä, esim. EUR, USD, SEK.

Valuuttakurssi: kahden valuutan välinen kurssi. Valuutta voidaan muuntaa toiseksi jakamalla vieras valuutta kotivaluutaksi (Euro-alue) tai kertomalla se kotivaluutaksi (USA, Ruotsi).

Moniyritysympäristö = ValueFrame-ympäristö jossa on useampia kuin yksi juridinen yhtiö

Käyttötarkoitus

Valuuttakäsittelyä hyödynnetään ValueFramessa seuraaviin tarkoituksiin:

Suomalaisella euroja käyttävällä yrityksellä on tarve laskuttaa ulkomaan valuutoissa. Tällöin hinnastot (tunti- ja tuotehinnat) syötetään laskutusvaluutassa ja ValueFrame muuntaa valuuttasummat kotivaluutaksi raportointia varten.

Matkalaskut syötetään aina projektin yhtiön kotivaluutassa ja ValueFrame muuntaa ne tarvittaessa hinnaston mukaiseksi laskutusvaluutaksi.

Samassa ValueFrame-kannassa voi myös olla erimaisia yhtiöitä, joilla on kotivaluuttana eri valuutta. Tällöin kullekin yhtiölle määritetään kotivaluutta ja valuutan laskentasääntö raportointia ja valuuttamuuntoja varten.

Esimerkki valuuttakäsittelystä

ValueFrame Oy on suomalainen yritys, jolla on kansainvälisiä asiakkaita. ValueFramen kotivaluutta on EUR. Eräs asiakkaista on vaatinut, että heidän laskunsa täytyy lähettää Ruotsin kruunuissa (SEK). Asiakkaalle luodaan hinnasto, jonka valuutta on SEK.

Tuote

Hinta (SEK)

Käyttäjäveloitus/kk

300,00

Tuntityöt (hinta / tunti)

1 200,00

ValueFrameen on määritelty valuuttakurssitaulukkoon seuraava vaihtokurssi. Kurssia on päivitetty aika ajoin. ValueFrame käyttää aina laskutushetkellä voimassa olevaa valuuttakurssia muuttaessaan valuuttasummia kotivaluutaksi raportointia varten.

Päivämäärä Valuutta 1 Valuutta 2 Kurssi
1.3.2015 SEK EUR 10,0

Koska asiakkaan kanssa on sovittu laskutusvaluutaksi SEK, tallennetaan jokaiselle kirjaukselle ValueFramessa sekä laskutusvaluutan arvo (SEK) että kotivaluutan arvo (EUR). Kuvitellaan, että maaliskuussa järjestelmään kirjataan ylläolevan esimerkin mukaiset tapahtumat, eli myyntirivi ja tuntitapahtumia. Tällöin järjestelmään tallennetaan siis arvot seuraavasti.

Tapahtuma

Määrä

Ahinta (laskutuvaluutta)

Ahinta (kotivaluutta)

Käyttäjämäksu (myyntirivi)

5,00

300,00

30 €

Tuntityöt

20,00

1 200,00

120 €

Kun asiakkaalle laaditaan lasku näiden tapahtumien perusteella, laskulle tulevat rivit näytetään loppuasiakkaalle seuraavasti:

Laskurivi

Määrä

Ahinta (laskutuvaluutta)

Yhteensä

Valuutta

Käyttäjämaksut

5,00

300,00

1 500,00

SEK

Tuntityöt

20,00

1 200,00

24 000,00

SEK

Yhteensä

 

 

25 500,00

SEK

ValueFramen kotivaluutaksi on määritelty EUR. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen täytyy tietää laskun arvo kotivaluutassa, koska tällä valuutalla lasku kirjataan yrityksen kirjanpidossa myynniksi. Tällöin kaikilla ValueFramen raporteilla edellä olevat tapahtumat esitetään yrityksen kotivaluutan mukaisina arvoina. Laskutusvaluutassa tiedot esitetään ainoastaan asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Edellisen esimerkin mukaisesti järjestelmään tallennetaan kotivaluutan osalta seuraavat arvot.

Laskurivi

Määrä

Ahinta (kotivaluutta)

Yhteensä

Käyttäjämaksut

5,00

30

150,00

Tuntityöt

20,00

120,00

2 400,00

Yhteensä

 

 

2 550,00

ValueFramen kotivaluutaksi on määritelty EUR. Tämä tarkoittaa sitä, että yrityksen täytyy tietää laskun arvo kotivaluutassa, koska tällä valuutalla lasku kirjataan yrityksen kirjanpidossa myynniksi. Tällöin kaikilla ValueFramen raporteilla edellä olevat tapahtumat esitetään yrityksen kotivaluutan mukaisina arvoina. Laskutusvaluutassa tiedot esitetään ainoastaan asiakkaalle lähetettävässä laskussa. Edellisen esimerkin mukaisesti järjestelmään tallennetaan kotivaluuttarvot lasketaan laskutushetkellä voimassa olevan valuuttakurssin mukaisesti.

Matkalaskut tehdään ValueFrameen aina projektin yhtiön kotivaluutassa. Kun ylläkuvatulla projektilla tehdään 70 euron matkalasku, se tulee laskulle 700 kruunun suuruisena.

VALUUTTAKÄSITTELYN KÄYTTÖÖNOTTO

Valuuttatunnusten määrittely

Järjestelmään määritellään ensin tarvittavat valuuttatunnukset toiminnolla Ylläpito – Laskutus – Valuuttatunnukset. Valuuttatunnuksissa tulee käyttää virallisia lyhenteitä, jotka ovat nähtävissä esim. kauppalehden verkkosivuilla. Määrittele järjestelmään kotivaluuttatunnus sekä kaikkien sellaisten valuuttojen tunnukset, joilla asiakkaita laskutetaan.

Valuuttatunnukset

Valuuttakurssien määrittely

(Tässä kuvataan toiminta suomalaisessa yhtiössä. Tilanne jossa samassa ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö, on kuvattu myöhemmin).

Valuuttatunnusten määrittelyn jälkeen järjestelmään syötetään valuuttakurssien arvot toiminnolla Ylläpito – Laskutus – Valuuttakurssit.

Valuuttakurssit

Kullekin valuuttaparille annetaan kurssin voimassaolon alkupäivä. Oheisessa esimerkissä euron ja ruotsin kruunun kurssia on päivitetty pariin otteseen.

Kenttään valuutta1 valitaan valuutta, jossa asiakkaita on tarkoitus laskuttaa eli laskutuksessa käytettävän hinnaston valuutta. Kenttään valuutta2 valitaan yhtiön kotivaluutta eli euro, johon laskutusvaluutta muutetaan valuuttakurssin avulla.

Kurssi2-kenttään syötetään valuuttakurssin virallinen euronoteeraus. Tätä kurssia käytetään kun hinnaston laskutusvaluutta jaetaan valuuttakurssilla euroiksi kirjanpitoa ja raportointia varten.

Kurssi1-kenttään syötetään virallisen valuuttakurssin käänteisluku (1/valuuttakurssi). Tätä kurssia käytetään kun ValueFrame muuntaa yhtiön kotivaluutassa syötetyn matkalaskun hinnaston mukaiseksi valuutaksi laskutusta varten.

On ehdottoman tärkeää  että valuutat syötetään juuri yllä kuvatussa järjestyksessä eli valuutta1 on laskutusvaluutta. Samaten kurssit pitää syöttää juuri ylläkuvatulla tavalle eli virallinen valuutan eurokurssi syötetään kenttään kurssi2 ja sen käänteisluku kenttään kurssi1.

Tuoterekisterin hinnat valuutoissa

Jos yritys laskuttaa tuotteita, kannattaa tuotteille antaa hinnat laskutusvaluutassa kohdassa Hinnasto – Tuoterekisteri.

Tuoterekisterin valuuttahinnat

Valuuttahinnaston lisääminen

Alla olevassa kuvassa luodaan USD-määräinen hinnasto. Hinnaston luomisessa siis valitaan laskutusvaluutta (oletuksena on aina yhtiön kotivaluutta) ja hinnat syötetään laskutusvaluutassa. Tuotehinnoissa näytetään tuotteiden oletushinta (ovh) laskutusvaluutassa, jos se on annettu tuoterekisterissä.

Valuuttahinnasto

Projektin perustaminen ja laskutus

Ulkomaan valuutoissa laskutettava projekti perustetaan normaalisti ja sille valitaan kyseisessä valuutassa oleva hinnasto.

Tuntikirjaukset tallentuvat automaattisesti hinnaston valuutassa. Myös myynnit lisätään hinnaston valuutan mukaisesti sekä projektin koontinäkymällä että osaprojektin myynnit-välilehdellä. Laskutettavat matkalaskut syötetään aina yhtiön kotivaluutassa eli suomalaisen yhtiön tapauksessa euroina ja ne näkyvät kuluna kotivaluutassa ja laskutettavana myyntinä laskutusvaluutassa.

SEK projekti

Laskun tapahtumat näytetään laskutapahtumien tarkastusnäytössä ja laskulomakkeella ulkomaan valuutassa. Laskuttamattomat tapahtumat – raportin koostenäkymässä luvut näytetään kuitenkin kotivaluutassa kokonaiskuvan vuoksi, koska samalla yhtiöllä voi olla laskutusta kotivaluutassa ja eri ulkomaanvaluutoissa.

SEK laskutus

Kannattavuusraportointi

Kannattavuusraportit ValueFramessa tulee ajaa yhtiöittäin kun eri yhtiöillä on eri kotivaluutta. Raporttien luvut ovat kunkin yhtiön kotivaluutassa.

Kun samassa ValueFrame kannassa on yhtiöitä eri maissa ja eri kotivaluutoissa

Yhtiöiden asetukset

Tässä kappaleessa kuvataan määritykset tilanteessa, jossa samassa ValueFrame kannassa on yhtiöitä, joilla on eri kotivaluutta.

Määritellään yhtiökohtaisesti kotivaluutta ja valuutan laskemiskäytäntö toiminnossa Ylläpito  – Yleiset asetukset – Yhtiöt. Laskemiskäytäntö on Suomessa jakamalla ja Ruotsissa kertomalla.

Yhtiön valuuttatiedot

Ulkomaisen yhtiön työntekijöiden omakustannushinnat pitää antaa kyseisen yhtiön kotivaluutassa. Lisäksi yhtiötä varten pitää perustaa sen kotimaan valuutassa hinnasto, jota käytetään sisäisissä projekteissa.

Valuuttakurssit

Jos samassa kannassa on eri kotivaluuttaisia yhtiöitä, tulee valuuttakurssit määrittää alla olevan esimerkin mukaisesti. Esimerkissä ValueFrame-kannassa on kaksi yhtiötä:

  • Suomalainen euroyhtiö, jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi jakamalla valuuttakurssilla
  • Ruotsalainen kruunuyhtiö jossa valuutta muunnetaan kotivaluutaksi kertomalla

Sekä suomalaisella että ruotsalaisella yhtiölle on liiketoimintaa Yhdysvaltain dollareina (USD). Lisäksi yhtiöt myyvät ristiin toistensa valuutoissa. Suomalainen yhtiö myy Ruotsiin kruunuina (SEK) ja ruotsalainen yhtiö Suomeen euroina (EUR).

Kullekin yhtiölle luodaan jokaista valuuttaa kohden 2 valuuttakurssiparia alla olevan esimerkin mukaan.

Kutakin yhtiötä varten syötetään siis kurssi vain joko kenttään kurssi1 tai kurssi2.

  • Suomalaista yhtiötä varten syötetään kurssit kenttään kurssi2 (Suomessa valuuttalaskenta jakamalla)
  • Ruotsalaista (ja esimerkiksi yhdysvaltalaista) yhtiötä varten syötetään kurssi kenttään kurssi1. (maassa valuuttalaskenta kertomalla)
Alkaa Valuutta 1 Valuutta 2 Kurssi 1 Kurssi 2 Käyttötarkoitus
1.6.2016 USD SEK 8,35 Hinnaston USD-hinnat muunnetaan ruotsalaisen yhtiön kotivaluuuttaan kertomalla valuuttakurssilla.
1.6.2016 SEK USD 0,120 SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan laskutusvaluuttaan USD kertomalla virallisen valuuttakurssin käänteisluvulla.
1.6.2016 USD SEK 1,13 Hinnaston USD-hinnat muunnetaan suomalaisen yhtiön kotivaluuttaan EUR jakamalla virallisella valuuttakurssilla.
1.6.2016 EUR USD 0,1 10

Suomalainen yhtiö:

SEK-hintaiset hinnostohinnat muunnetaan euroiksi jakamalla virallisella valuuttakurssilla (kurssi2)

Ruotsalainen yhtiö:

SEK-määräiset matkalaskut muunnetaan euroiksi kertomalla virallisen valuttakurssin käänteisluvulla (kurssi1)

1.6.2016 SEK EUR 10 0,1

Suomalainen yhtiö:

EUR-määräiset matkalaskut muunnetaan kruunuiksi jakamalla virallisen valuuttakkurssin käänteisluvulla (kurssi2)

Ruotsalainen yhtiö:

EUR-määräiset hinnastohinnat muunnetaan kruunuiksi kertomalla virallisella valuuttakurssilla (kurssi1)