Help

ValueFrame Verkkolasku

PALVELUN AKTIVOINTI

Kun verkkolaskupalvelu otetaan käyttöön, tarkista ensin että seuraavat asetukset on tehty.

Tilikaudet

Luo ensin tilikaudet toiminnolla Ylläpito – Laskutus – Tilikaudet. Lisää vähintään kuluva tilikausi, mielellään muutama vuosi tulevaisuuteen. Tilikausien luominen luo automaattisesti tilikausikohtaiset hakemistot, joihin luodut verkkolaskut tallentuvat.

Yhtiön tiedot

Varmista ensimmäisenä, että yhtiön tiedoissa Perustiedot -välilehdellä on syötetty yrityksen y-tunnus ja postiosoite. Huom! Verkkolaskupalvelu tunnistaa lähettävän yrityksen y-tunnuksen perusteella joten varmista että y-tunnus on varmasti oikein.

Käy seuraavaksi yhtiön Verkkolaskutus– välilehdellä. Huom! Älä syötä operaattoritunnusta tai verkkolaskuosoitetta. Nämä tiedot päivittyvät automaattisesti rekisteröinnin yhteydessä.

Täytä Pankki – Tilinumero 1 –kenttään tiedot seuraavasti:

  • Vasempaan kenttään pankin BIC/SWIFT –koodi, esimerkiksi Osuuspankilla OKOYFIHH
  • Oikeaan kenttään yhtiön pankkitili IBAN-muodossa, esim. FI3247661020034793

Palvelun rekisteröinti

ValueFrame Verkkolaskupalvelun voi aktivoida valinnalla Ylläpito – Laskutus – Verkkolaskupalvelun aktivointi. Syötä lomakkeella seuraavat tiedot:

  • Yhtiö minkä y-tunnuksella rekisteröinti tehdään
  • Henkilölistalta haluttu Maventan pääkäyttäjä. Huom! käyttäjän tiedoista tulee löytyä sähköpostiosoite.
  • Varmistetaan että maa on oikein, oletuksena Suomi
  • Tarkistetaan sopimusehdot ja hyväksytään nämä ennen rekisteröintiä.

Rekisteröinnin yhteydessä tulee vielä määrittää käyttöoikeusryhmille seuraavat käyttöoikeudet:

  • Verkkolasku (Käyttöoikeus): oikeus siirtää laskut verkkolaskupalveluun
  • Verkkolaskuraportti (Käyttöoikeus): oikeus hakea siirretyt laskut verkkolaskuraportille
  • Laskuraportti (Verkkolaskujen merkitseminen lähetetyiksi): oikeus merkitä yksittäinen lasku siirretyksi, eli estää siirto verkkolaskupalveluun
  • Laskuraportti (Laskulukitusten purku): oikeus avata yksittäin lasku uudelleen muokattavaksi ja siirrettäväksi verkkolaskupalveluun
  • Laskuraportti (Verkkolaskuosoitteen muokkaus): oikeus muokata yksittäisen laskun verkkolaskuosoitetta

Mikäli valitulla pääkäyttäjällä ei ole ennestään tunnuksia Maventan palveluun, lähetetään hänelle rekisteröinnin jälkeen sähköposti jossa on linkki palvelun aktivointiin sekä salasana.

Pankkiverkkoyhteyden avaaminen

Tämän jälkeen tulee vielä aktivoida pankkiverkkoyhteys jotta laskuja voi lähettää pankkiverkkoon. Ohjeet yhteyden avaamisesta löytyy täältä.

VERKKOLASKUOSOITTEEN TALLENTAMINEN

Seuraavaksi  päivitetään asiakkaiden laskujen lähettämiseen liittyvät tiedot. Valitse asiakas ja siirry asiakkaan Laskutustiedot -välilehdelle. Laskujen lähetykseen liittyen määrittele seuraavat asiat:

  • Perustiedot
    • Jos haluat lähettää asiakkaalle laskujen mukana oletuksena tuntierittelyn, ruksaa kohta ”Asiakkaalle lähetetään laskuliite
  • Laskujen lähetystiedot
    • Jos tiedät asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja haluat laskuttaa asiakasta verkkolaskuna, täytä osion Verkkolaskutus -tiedot. Valitse asiakkaan operaattoritunnus pudotusvalikosta ja syötä verkkolaskuosoite. Molempien tietojen tulee olla täytetty jotta verkkolaskut reitittyvät oikein verkkolaskuoperaattorilla.
    • Jos haluat, että laskut lähtevät asiakkaalle sähköpostilla, täytä asiakkaalle Laskutuksen sähköpostiosoite. Jätä operaattoritunnus ja verkkolaskuosoite tyhjäksi.
    • Jos haluat, että laskut lähtevät asiakkaalle aina paperilaskuina, syötä asiakkaan verkkolaskusoitekenttään teksti PRINT ja jätä operaattoritunnus tyhjäksi.
    • Jos mitään yllämainittuja asioita ei ole tallennettu, verkkolaskuoperaattori hakee asiakkaan y-tunnuksen perusteella asiakkaan verkkolaskuosoitteen automaattisesti ja lähettää laskun verkkolaskuna, mikäli se on mahdollista. Mikäli verkkolaskuosoitetta ei löydy, lasku tulostetaan tulostuspalvelussa ja lähetetään postitse asiakkaalle. Lisätietoa automaattisesta verkkolaskuosoitteen hausta voit lukea täältä.

LASKUJEN LÄHETYS

Laskut lähetetään ValueFramen toiminnolla Laskutus – Laskuraportti. Laskuraportin voit ajaa haluamaltasi aikaväliltä. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, aja raportti yhtiö kerrallaan. Raportti on suositeltavaa suorittaa rastittamalla valinnat ”jätä aloituspäivä huomioimatta” ja ”Näytä vain verkkolaskutukseen lähettämättömät”. Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin lähetty verkkolaskupalveluun. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti.

Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite. Mikäli haluat lähettää laskun mukana liitteen, ruksaa sarake ”F”. Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty ”Asiakas haluaa laskuliitteen”, on tämä kenttä oletuksena valittu. Liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulle ei ole liitetty laskun kuvaa, tuntierittelyä, matkalaskua tms.). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana.

Lisää liite klikkaamalla sarakkeessa ”Laskun PDF-liite” olevaa klemmari -kuvaketta ja valitse liitteelle halutut tiedostot avautuvassa näkymässä. Laskun kuva tulee automaattisesti aina mukaan liitteelle.

Liitteen lisäämisen jälkeen sarake F aktivoituu automaattisesti. Lisää liitteiden käsittelystä voit lukea täältä.

Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa ”L”. Voit valita kerralla ruksin kaikille riveillä klikkaamalla sarakkeen yläotsikossa olevaa neliötä. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata edelliselle kuulle kirjanpidossa mutta laskea asiakkaalle maksuehto lähetyspäivän (eli arvopäivän) mukaisesti. Järjestelmä ehdottaa laskun arvopäiväksi kuluvaa päivää. Tällöin eräpäivä lasketaan uudelleen arvopäivän perusteella valitsemalla tämä vaihto-ehto pudotusvalikosta ”Eräpäivän laskenta”. Lähetä lopuksi laskut klikkaamalla painiketta Lähetä laskut.

Laskun kuittaaminen lähetetyksi

Joskus laskutuksessa voidaan joutua laatimaan laskuja, joita ei ole tarkoitus lähettää asiakkaalle. Voidaan esimerkiksi laatia lasku ja sille hyvityslasku ennen kuin alkuperäinen lasku on lähetetty asiakkaalle. Jos haluat estää laskun lähetyksen, vie hiiri laskun numeron vasemmalla puolella olevan toimintovalikon kohdalle ja klikkaa kuvaketta Estä laskun lähetys verkkolaskupalveluun.

 

LÄHETYSTEN SEURANTA

ValueFramen laskuluettelossa nähdään laskun tila eli:

  • Odottaa siirtoa Maventaan: lasku on siirretty mutta ei ole vielä Maventassa
  • Lasku lähetetty Maventaan: odottaa toimitusta asiakkaalle
  • Lasku lähetetty: lasku on lähetetty onnistuneesti asiakkaalle
  • Lasku virheessä: lasku on jäänyt virheeseen esim. virheellisen operaattorin vuoksi
  • Hyväksytty: laskun vastaanottaja on hyväksynyt laskun

Kun lasku on lähetetty asiakkaalle, näytetään laskulomakkeella status vihreällä.

Lähetettyjen laskujen tarkastelu verkkolaskuraportilla

Valueframe arkistoi automaattisesti luodut verkkolaskut yhtiökohtaisiin arkistohakemistoihin. Arkistointi ei siis edellytä käyttäjältä minkäänlaisia toimenpiteitä.
Luotuja laskuja voit tarkastella halutulta tilikaudelta valikon kohdassa Laskutus – Kirjanpitotyökalut – Verkkolaskuraportti. Yksittäistä laskua voit katsella klikkaamalla linkkiä XML tai HTML. Voit myös tallentaa laskuja katseltavassa muodossa klikkaamalla toimintoa Lataa HTML. ValueFramen näkemyksen mukaan ValueFramen elektoninen arkisto täyttää kirjanpi-tolain sitä tarkentavien normien elektroniselle arkistoinnille asettamat edellytykset. Lisätietoja asiasta löytyy Kirjanpito-lautakunnan sivuilta http://ktm.elinar.fi/ktm/finhtml/kirjanpitoltk.htm

Maventa-palvelusta

Verkkolaskupalvelun avauksen yhteydessä toimitetuilla käyttäjätunnuksilla pääset selailemaan lähetettyjä laskuja myös Maventan palvelusta osoitteessa https://secure.maventa.com/login. Kirjaudu palveluun saamillasi tunnuksilla.