Help

Kalenteri

Kalenteria käytetään erilaisten tapahtumien hallintaan. Tällaisia tapahtumia ovat esim. asiakkaille suoritetut ja suunnitellut toimenpiteet kuten palaverit, puhelut, myyntikäynnit jne.

Avaa kalenteri valitsemalla pääsivulla Työkalut – Kalenteri. Oletuskalenterinäkymänä on henkilön oma kuluvan viikon näkymä.

Kalenterin käyttö

  • Vaihda kalenterin viikkoa: Siirry viikkonäkymän yläpuolella olevista nuolista edelliseen tai seuraavaan viikkoon. Voit myös valita päivän tai kuukauden suoraan viikkonäkymän vasemmalla puolella olevasta kuukausinäkymästä
  • Selaa kalenterikuukausia: Kuukausinäkymässä pääset vaihtamaan kuukautta ja vuotta, kun klikkaat kuukauden nimeä kuukausinäkymän yläpuolella. Voit myös siirtyä nuolien avulla edelliseen tai seuraavaan kuukauteen.

Valitse tapahtumalaji tai tapahtuman tila: Voit rajata kalenterinäkymää tapahtumalajin tai tapahtuman tilan mukaan. Voit asettaa nämä valinnat näkyviin tai piilottaa ne kalenterin asetuksista.

  • Katso toisen henkilön tai henkilöryhmän kalenteria: Valitse alasvetovalikoista henkilö, henkilöt, henkilöryhmä tai henkilöryhmät, joiden kalenteria haluat katsoa.
 

Voit myös luoda omia henkilöryhmiä valitsemalla halutut henkilöt, ja klikkaamalla Muokkaa henkilöryhmää. Anna henkilöryhmälle nimi ja paina Tallenna. Lisäksi valinnalla Valitse omat henkilöryhmät, voi hakea kaikkien henkilöryhmien tapahtumat ja tehtävät joihin käyttäjä on liitetty.

Kalenterin asetukset

  • Voit muokata omia asetuksiasi valitsemalla Kalenterin asetukset.
Kalenteri_asetukset_!

Kuva 2. Kalenterin asetukset

Uuden tapahtuman lisääminen

Uuden tapahtuman lisääminen tapahtuu joko napsauttamalla Uusi tapahtuma –valintaa kuukausinäkymässä tai maalaamalla kalenterista haluttu ajankohta haluttuna päivänä. Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

Perustiedot

  • Tapahtuman otsikko: Anna tapahtumalle otsikko.
  • Tapahtumalaji: Valitse alasvetovalikosta sopiva tapahtumalaji, esim. “Asiakaskäynti”.
  • Tapahtuman ajankohta: Tarkista tapahtuman päivämäärä, alkamiskellonaika ja päättymiskellonaika.
  • Kesto: Voit muuttaa kestoa (minuuttia tai tuntia), tapahtuman päättymiskellonaika päivittyy keston mukaisesti.
  • Tapahtuman omistaja: Tapahtuman omistajana on oletuksena henkilö, joka luo tapahtuman. Omistajaa voi muuttaa valitsemalla alasvetovalikosta henkilö.

Lisätiedot

  • Paikka: Voit kirjoittaa paikan, esimerkiksi osoite tai neuvotteluhuone.
  • Tapahtuman kuvaus: Voit kirjoittaa tapahtuman kuvauksen.
  • Muistutus tekstiviestillä: Voit tilata tapahtumasta tekstiviestimuistutuksen ennen tapahtuman ajankohtaa.
  • Kuitattava muistutus pääsivulle: Voit valita, luodaanko tapahtumasta kuitattava muistutus pääsivulle. Valinta on oletuksena tapahtumalajin asetusten mukainen. Kuitattava muistutus näkyy tapahtuman omistajan ja tapahtuman henkilöiden pääsivulla kunnes muistutus kuitataan.
  • Yksityinen tapahtuma: Jos yksityinen tapahtuma -valinta on tehty, tapahtuman otsikko ja kuvaus näkyvät vain käyttäjälle itselleen. Muille käyttäjille näkyvät tapahtuman ajankohta sekä yksityinen tapahtuma -merkintä.

Henkilöt

  • Liitä henkilöitä: Liitä muita henkilöitä tai henkilöryhmiä tapahtumaan. Tapahtuma näkyy tällöin lisättyjen henkilöiden tai henkilöryhmien kalenterissa. Niiden henkilöiden nimet, joilla on varaus kyseisenä ajankohtana, näytetään punaisella.
  • Ilmoitus sähköpostilla: Tapahtumasta lähetetään ilmoitus sähköpostilla tapahtuman henkilöille. Huom. tapahtumaa muokkaavalle henkilölle itselleen sähköpostia ei lähetetä.
  • Ilmoitus tekstiviestillä: Tapahtumasta lähetetään ilmoitus tekstiviestillä tapahtuman henkilöille.

Liitokset

  • Lisää liitokset kalenteritapahtumaan. Liitä kalenteritapahtumaan esimerkiksi asiakas, kontakti, projekti, osaprojekti, tarjous, muistio, tehtävä. Tällöin kalenteritapahtuma näkyy myös liitettyjen objektien tiedoista.
  • Lähetä kalenteritapahtuma iCal-viestinä. Liitettyjen kontaktien kohdalta löytyvästä kuvakkeesta voit lähettää kalenteritapahtumaan liitetyille kontakteille iCal-muotoisen kalenteritapahtumakutsun sähköpostitse.

Klikkaa lopuksi Tallenna tai Tallenna ja sulje.

TUNTIEN KIRJAAMINEN KALENTERITAPAHTUMASTA

Kalenteritapahtuman kuvakkeesta klikkaamalla pääset siirtymään tuntikirjauksen päiväkohtaiseen näkymään.

Kalenteritapahtumalta välitetään tuntikirjauslomakkeelle seuraavat tiedot:

  • Henkilö
  • Päivämäärä
  • Aikaväli (=kesto)

Myös seuraavat tiedot välittyvät tuntikirjaukseen, mikäli niitä on liitetty kalenteritapahtumaan:

  • Osaprojekti. Mikäli tapahtumaan on liitetty useampia osaprojekteja, tuodaan tuntikirjauslomakkeelle kalenteritapahtumalle ensimmäinen liitetty osaprojekti.
  • Tehtävä. Mikäli on tapahtumaan on liitetty useampia tehtäviä, tuodaan tuntikirjauslomakkeelle ensimmäinen liitetty tehtävä.

Tuntikirjaus on mahdollista tehdä suoraan kalenterin tapahtumasta, päiväkohtaisen tuntikirjauslomakkeen päivän tapahtumat -luettelosta, sekä etusivun kalenteritapahtumat-luettelosta.