Help

Matkalaskun lisääminen

Matkalaskujen luonti tapahtuu valikosta kohdasta Tunnit ja matkat – Matkalasku.

Huom! Ennen matkalaskujen lisäämistä pääkäyttäjä on varmistanut, että matkalaskun kululajit on perustettu kohdasta Ylläpito – Projektit – Matkalaskun kululajit. Koti- ja ulkomaan päivärahat sekä kilometrikorvaukset ylläpidetään ajantasalla ValueFramen tuen toimesta.

Uusi matkalasku

Lisää matkalaskun tiedot, voit täydentää tietoja jälkeenpäin. Tähdellä (*) merkityt pakollisia.

  • Järjestelmä antaa matkalaskun tositenumeron ja ehdottaa matkalaskun tositepäivämääräksi kuluvaa päivää.
  • Valitse laskutetaanko matkalasku asiakkaalta. Valinta ”Kyllä” tai ”Ei” tulee oletuksena osaprojektin tiedoista.
  • Anna tiedot matkustusajasta sekä kulkuneuvosta, matkan pituudesta ja kyydissä olleiden henkilöiden määrästä .
  • Valitse oletko oikeutettu päivärahaan. Päivärahan saaminen edellyttää työmatkaa, joka suuntautuu yli 15 kilometriä työpaikalta tai kotoa riippuen siitä, kummasta alkaen matka tehdään.
  • Valitse oletko saanut matkan aikana ilmaisia aterioita. Kaksi ilmaista ateriaa puolittaa kokopäivärahan ja yksi ilmainen ateria puolittaa osapäivärahan. Aterioiden määrä syötetään tallennuksen jälkeen.
  • Anna ateriakorvauksen määrä mikäli olet oikeutettu siihen. Ateriakorvauksen saamisen edellytyksenä on, ettei matka oikeuta päivärahaan tai sitä ei muutoin makseta.
  • Anna yömatkarahan määrä, mikäli et ole yöpynyt hotellissa vaan esimerkiksi sukulaisten luona.
  • Valitse maa, jos olet matkustanut Suomen ulkopuolella.
  • Paina lopuksi Tallenna.
Matkalaskut_1

Kuva 1. Matkalaskun lisääminen

Mikäli matkalaskulle on valittu ilmaisia aterioita, tallennuksen jälkeen järjestelmä avaa automaattisesti matkalaskurivin muokkausnäkymän, jossa näiden määrä valitaan.

Matkalaskut_2

Kuva 2. Matkarivin muokkaus

Tallennuksen jälkeen järjestelmä laskee annettujen tietojen perusteella päivärahat sekä kilometrikorvaukset. Lisäksi pääset lisäämään lisämatkarivejä, matkakulukorvauksia sekä muokkaamaan matkalaskun tietoja.

Matkalaskut_3

Kuva 3. Matkalaskun muokkaus

Huom. Matkarivien lähtö- ja paluukellonajat tulee syöttää yhden valitun aikavyöhykkeen mukaisesti, eli lähtö- ja paluukellonaikoja ei saa kirjata eri aikavyöhykkeiden kellonajoilla. Tarvittaessa kirjataan ulkomaan matkojen matkarivit siten, että kunkin maan osalta erotetaan kirjaukset omille matkariveilleen matkavuorokausittain. Tällöin vuorokausittaiset päivärahalaskennat eri maiden eri päivärahat huomioiden muodostuvat matkalle oikein.

Kulujen lisääminen

Kulu lisätään matkalaskun tiedoista klikkaamalla Uusi kulurivi. Järjestelmä avaa ponnahdusikkunan.

Lisää kululaskun tiedot, voit täydentää tietoja jälkeenpäin. Tähdellä (*) merkityt pakollisia.

  • Valitse kululaji, esimerkiksi pysäköinti sekä anna kuvaava selite. Kululajille on mahdollista määritellä yrityksen maksamat kulut siten, etteivät ne kasvata henkilölle korvattavaa loppusummaa, mutta tulevat mukaan asiakkaalta laskutettavaan hintaan.
  • Kirjaa verollinen hinta (kuitin loppusumma)
  • Voit myös halutessasi liittää matkalaskuun esimerkiksi skannatun kuitin
  • Paina lopuksi Tallenna tai Tallenna ja sulje.
Matkalaskut_4

Kuva 4. Kululaskun lisääminen

Tallennuksen jälkeen järjestelmä laskee kulut osaksi matkalaskun kokonaissummaa.

Matkalaskut_5

Kuva 5. Kululaskut