Help

Toistuvat tehtävät

YLEISTÄ

ValueFramessa voi luoda toistuvia tehtäviä esimerkiksi asiakkuuden hoidon tarpeisiin.
Toistuvat tehtävät voivat olla:

  • kerran viikossa toistuvia
  • 2,3,4 jne viikon välein toistuvia
  • kerran kuussa toistuvia
    • esimerkiksi kuun 20. päivä
    • esimerkiksi kuun 5. arkipäivä
    • kuun viimeinen päivä
  • 2,3,4 jne kuun välein toistuvia
  • vuosittain toistuvia

TEHTÄVÄPERUSTEIDEN LUOMINEN

Toistuvien tehtävien perustana ovat toistuvat tehtäväperusteet. Ne ovat säännöstöjä, joiden avulla toistuvat tehtävät voidaan luoda massana koko yritykselle esimerkiksi vuodeksi kerrallaan. Alla olevassa esimerkissä luodaan asiakkaalle Defendum toistuva tehtäväperuste ”asiakkuuden hoito”. Tarkoituksena on, että asiakasvastaava tapaa asiakkaan yhteyshenkilön neljästi vuodessa käydääkseen läpi asiakkaan tarpeet, asiakkuuden tilan ja kehityksen.

Toistuvalle tehtäväperusteelle annetut tiedot periytyvät luotaville tehtäville. Esimerkin tehtäväperuste kytketään tyyppiin asiakkuudenhoitopalaveri. Näin tehtävälistojen avulla voidaan valvoa, että asiakkuudenhoitokäynnit on pidetty asianmukaisesti. Tehtävän päivämäärä on tässä tapauksessa ohjeellinen eli idea on se, että tehtävä näkyy kalenterinäkymässä ja kalenteritapahtuma luodaan sopivalle päivälle.

Klikkaamalla Tallenna pääsee luomaan saman tien tehtävät haluamalleen aikavälille.

Alla toinen esimerkki tehtäväperusteesta. Myös työlista periytyy tehtävälle.

Asiakkaan tehtäväperusteet löytyvät asiakkaan tehtäväperusteet välilehdeltä. Tehtäväperusteita voi muokata suoraan listausnäkymästä. Huom! Muutosten jälkeen tulee aina luoda uudet tekemättömät tehtävät, jotta muutokset päivittyvät tehtävätasolle.

Päävalikon kohdasta Tehtävät – Tehtäväperusteet saa listauksen koko yrityksen tehtäväperusteista.

TEHTÄVÄPERUSTEIDEN KOPIOIMINEN

Osaprojektin tehtäväperusteet voi kopioida toisille osaprojekteille klikkaamalla kopioi.

Tehtäväperusteet voi kopioida yhdelle valitulle osaprojektille etsimällä hakusanalla halutun osaprojektin alasvetovalikosta. Vaihtoehtoisesti tehtäväperusteet voidaan kopioida useammalle eri osaprojektille valitsemalla Kopioi useammalle. Tämän jälkeen kohdeosaprojekteja voi hakea liiketoiminta-alueen tai asiakkaan luokan mukaan. Oletuksena kaikki löytyneet osaprojektit on valittu mukaan kopiointiin, mutta valintoja voi valintalistalla vielä muuttaa.

Osaprojektivalinnan jälkeen tehtäväperusteille voi vielä muuttaa otsikkoa, vastuuta, toistuvuustiedot jne. Huom! Mikäli kopiointi tehdään usealle eri osaprojektille, tekijäksi merkitään aina osaprojektin projektipäällikkö. Mikäli kopioidaan vain yhdelle osaprojektille, tekijäksi tulee oletuksena valitun osaprojektin vastuuhenkilö ja tekijää voi vielä ennen kopiointia vaihtaa.

TEHTÄVIEN LUOMINEN TEHTÄVÄPERUSTEILTA

Tehtävät saa luotua asiakas tai osaprojekti kerrallaan asiakkaan tehtäväperusteet välilehdeltä. Kätevimmin tehtäväperusteet saa luotua päävalikon kohdasta Tehtävät – Tehtävien massaluonti.

Tehtävät voi luoda haluamalleen aikavälille joko

  • koko yhtiön tehtävät kerralla
  • tai osaprojektin projektipäälliköittäin