Help

Tehtävien tarkastelu ja kuittaus

YLEISTÄ TEHTÄVIEN KUITTAUKSESTA

Tehtäviä voi tarkastella ja kuitata tehdyksi useassa ValueFramen toiminnossa, kuten tässä kappaleessa kerrotaan. Kaikissa tapauksissa tieto kuittauksen ajankohdasta ja kuittaajasta tallentuu tehtävän lisätiedot – välilehdelle. Kuittausajankohta tallentuu automaattisesti kuittaushetken perusteella, mutta sitä on mahdollista muokata klikkaamalla kenttää ja muuttamalla ajankohtaa. Tämä voi olla tarpeen, jos tehtäviä ei ole esimerkiksi muistettu kuitata tehdyksi silloin, kun ne on tehty ja seuranta halutaan pitää kunnossa.

TEHTÄVÄLISTA

Päävalikon kohdassa Tehtävät – Tehtävälista saa listauksen tehtävistä. Listalla on oletuksena hakuehtona tehtävän tekijänä käyttäjä.

Listalla esitetään oletuksena

  • ylinnä kaikki erääntyneet tehtävät vanhimmasta alkaen, sitten
  • päästatukseltaan tekemättömät tehtävät joiden eräpäivä on kuukauden päässä tai lähempänä, sitten
  • päästatukseltaan tekemättömät tehtävät, joilla ei ole eräpäivää

Tehtävien kuittaus on mahdollista suoraan tehtävälistalta. Tehtävän saa avattua muokkaustilaan klikkaamalla tehtävän nimeä. Tehtävien tekijä voidaan vaihtaa ja deadlinea siirtää myös suoraan listalta.

Tehtävät saa järjestettyä haluttuun järjestykseen sarakeotsikkoa klikkaamalla. Tehtävät voidaan järjestää esimerkiksi asiakkaan mukaan tai tekijän mukaan. Sivun oikeassa laidassa näytetään omilla sarakkeillaan, jos tehtäviin liittyy kommentteja, tiedostoja tai työlistan töitä.

Tehtävälistan hakutekijät

Hakusanalla voidaan hakea tehtävän perustiedoista ja otsikosta. Statuksella voidaan rajoittaa haku esimerkiksi tekemättömiin tehtävään. Ajallinen rajausnäkökulma voidaan kohdistaa joko tehtävän deadlineen tai tehtävän luontihetkeen.

Tarkennettu haku tarjoaa mahdollisuuden rajata hakutulosta yksityiskohtaisempien tarpeiden perusteella. Tarkennetun haun hakutekijät on ryhmitelty välilehdille:

Tekijä ja vastuu – välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä:

  • Henkilövalinnalla voidaan hakea tehtävän antajan, tekijän tai osaprojektin vastuuhenkilön perusteella.
  • Henkilöryhmävalinnalla voidaan hakea tietyn henkilöryhmän henkilöiden tehtäviä.
  • Näytä vain oma projektitiimin tehtävät -valinnalla voi hakea kaikki käyttäjän omien projektitiimien / henkilöryhmien tehtävät.
  • Vastuuorganisaatio-valinnalla voidaan hakea erikseen projektin asiakkaan tai oman yrityksen vastuulla olevat tehtävät.

Asiakas- ja osaprojekti välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä

  • Asiakas-valinnalla voi valita tietyn asiakkaan (tai asiakkaiden) tai tietyn asiakaskonsernin tehtävät
  • Projekti- ja osaprojektivalinnoilla voidaan hakea haluttujen projektien ja osaprojektien tehtävät.
  • Yhtiö (jos ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö)
  • Asiakkaan luokan avulla voidaan hakea tiettyyn luokkaan (esimerkiksi avainasiakkaat) kuuluvien asiakkaiden tehtävät
  • Liiketoiminta-alue valinnalla voidaan hakea tiettyyn liiketoiminta-alueeseen kuuluvien osaprojektien tehtävät

Tehtävien tila ja toistuvuus –välilehdellä voi hyödyntää seuraavia hakutekijöitä

  • Myöhästymiset-osiossa voidaan hakea tehtyjä tehtäviä, jotka tehty esimerkiksi 5 päivää myöhässä. Samaten voidaan listata tehtävät, jotka ovat yhä tekemättä vaikka eräpäivä on mennyt esimerkiksi 10 päivää sitten.
  • Toistuvuus-haulla voidaan hakea esimerkiksi kuukausittain toistuvat tehtävät tai viikoittaiset tehtävät (katso tarkemmin toistuvista tehtäväperusteista kappaleesta 3)
  • Tehtävän tyypillä voidaan hakea niitä tehtäviä, jotka on liitetty valittuun tyyppiin, esimerkiksi laadunvalvontatehtäviä.

Valinnalla ”näytä tehty-päivämäärä” käyttäjä saa tehtävälistalle omaksi sarakkeekseen tehtävän tehty-päivämäärän.

Hakujen helpottamiseksi jokaisen välilehden kohdalla listataan (viemällä kursori otsikon luo) kaikki kulloinkin käytössä olevat hakutekijät. Hakuja voidaan karsia kätevästi ruksimalla. Alla olevassa esimerkissä on haluttu varmistaa, että kaikki avainasiakkaiden projektien laadunvalvontehtävät on suoritettu asianmukaisesti.

Asiakkaan, projektin ja osaprojektin tehtävät välilehdiltä löytyy sama tehtävälista, josta voi tarkastella kyseisen asiakkaan, projektin tai osaprojektin tehtäviä.

TEHTÄVÄYHTEENVETO

Tehtäväyhteenveto tarjoaa koostetumman näkymän tehtävistä. Sen avulla voi varmistaa helposti, että tietyt toistuvat asiat on hoidettu asianmukaisesti. Tehtäväyhteenvedossa on käytettävissä samat rajausehdot kuin tehtävälistallakin. Alla olevassa esimerkissä on listattu kaikki asiakkuudenhoitopalaverit vuodelta 2014 ja voidaan todeta, että Suunnittelu Oy:n asiat ovat myöhässä.

  • Vihreä väri kertoo, että kaikki hakuehdot täyttävät kyseisen kuun tehtävät on tehty
  • Keltainen kertoo, että osa on tehty, osa tekemättä
  • Punainen kertoo, että kaikki tehtävät ovat tekemättä

Saraketta klikkaamalla saa listattua dialogiin kaikki sarakkeen tehtävät. Dialogista saa avattua tehtävän ja merkittyä tehtävät tehdyksi.

TEHTÄVIEN TARKASTELU KALENTERISSA

Tehtävien käsittely ja kuittaus

Tehtävien deadlinet esitetään ValueFramen kalenterinäkymässä, jotta työntekijä voi:

  • nähdä omat tekemättömät tehtävät yhdessä sovittujen menojensa eli kalenteritapahtumien kanssa, jotta syntyy kokonaiskuva päivän ja viikon töistä.
  • Kuitata tehtäviä tehdyksi (tai päästä muokkaamaan niitä) samassa näkymässä
  • Tehdä tehtävistä vaivattomasti kalenterimerkintöjä, jotta työkuorman hallinta ja työkuorman viestiminen kollegoille on helppoa

Tehtävät esitetään kalenterinäkymässä niiden deadlinen mukaisena päivänä.

Tehtävästä näytetään otsikko ja tarkemmat tiedot saa näkyviin viemellä hiiren tehtävälaatikon kohdalle.

Tehtäviä näytetään suoraan maksimissaan 5 kappaletta päivää kohden. Klikkaamalla ”näytä viikon tehtävät” saa listauksen koko viikon tehtävistä ”näytä kaikki” antaa listauksen kyseisen päivän kaikista tehtävistä.

Tehtävät saa kuitattua tehdyksi klikkaamalla punaista ympyrää kuten muissakin tehtävälistauksissa. Tehtävän otsikkoa klikkaamalla tehtävä avautuu muokkaustilaan, jolloin voidaan esimerkiksi tallentaa kommentit tai muuttaa deadlinea.

Käyttäjä voi katsoa myös muiden henkilöiden tai henkilöryhmien tehtäviä käyttöoikeuksiensa puitteissa vaihtamalla kalenterinäkymän henkilön tai valitsemalla henkilöryhmän.

Kalenterimerkinnän luominen tehtävästä

Tehtävästä saa tehtyä helposti kalenterimerkinnän raahaamalla tehtävän kalenteriin haluamaansa ajankohtaan. Kalenterimerkintä tulee sille henkilölle tai henkilöryhmälle, joka käyttäjällä on valittuna kalenterissa.

Kalenteritapahtumien luominen edellyttää seuraavia asetuksia ValueFrameen

  • ValueFramen asiantuntija luo kalenteritapahtuman liitostyypin id=19
  • ValueFramen asiantuntija määrittää, mille tapahtumalajille tapahtumat oletuksena luodaan. Kuvan esimerkissä tapahtumalaji on ”projektitehtävä”. Tapahtumalajilta kannattaa ottaa pois asetus ”kuitattava tapahtuma.
  • ValueFramen asiantuntija tai asiakas määrittää tapahtumajin oletuskeston. Kuvan esimerkissä se on 15 minuuttia. Kalenteritapahtuman kesto määräytyy tämän perusteella, jos tehtävälle ei ole annettu työmääräarviota. Muutoin tapahtuman kestoksi tulee oletuksena tehtävälle annettu työmääräarvio.

Yhdestä tehtävästä voi tehdä useamman kalenteritapahtuman raahaamalla tehtävän useamman kerran eri ajankohdille. Tämä voi olla tarpeen jos saman tehtävän tiimoilta pidetään esimerkiksi useampi palaveri.

Tehtävän tiedoissa esitetään välilehdellä ”tapahtumat” kaikki kalenteritapahtumat, jotka liittyvät kyseiseen tehtävään.

TEHTÄVÄT VALUEFRAMEN ETUSIVULLA

Omat tehtävät -widget

Kukin työntekijä näkee ValueFramen etusivulla omat tehtävänsä. Listalla näytetään:

  • Kaikki erääntyneet tehtävät
  • Kuluvan päivän tehtävät
  • Huomisen tehtävät
  • Tulevat-välilehdellä seuraavien viiden päivän tehtävät

Tehtäviä voidaan kuitata tehdyksi suoraan listalta.

Tehtäväkooste-widget

Johto näkee ValueFramen etusivun tehtäväkooste-widgetissä listauksen erääntyneistä ja tulevista tehtävistä. Listaan voi porautua työntekijöittän ja asiakkaittain. Tehtävälinkistä pääsee tarvittaessa tehtävän tietoihin.