Help

Resursointien seurantaraportti

RAPORTIN KÄYTTÖTARKOITUS

Resursointien seurantaraporttia käytetään projektien ja toimeksiantojen suunniteltujen työmäärien eli resursointien ja toteutumien seurantaan. Seurantaa voidaan tehdä myös asiakkaittain, liiketoiminta-alueittain tai henkilöittäin.
Raportti toimii riippumatta siitä, millä tavoin käyttäjä on tehnyt resursoinnit. ValueFramessa resursointeja voidaan tehdä valituille aikaväleille esimerkiksi projektin koontinäkymässä tai automaattisesti tehtäväperusteiden työmääräarvioiden perusteella.
Esimerkkejä resursointien seurantaraportin hyödyntämisestä:

  • Projektipäällikkö seuraa omien projektiensa resursoinnin pitävyyttä
  • Yrityksen johto seuraa isojen projektien resursoinnin pitoa tai tarkastelee resursointien ylityksiä
  • Tilitoimiston johto tarkastelee asiakas- tai palvelutasolla kuukausittaisten resursointien pitävyyttä – onko toimeksiannot myyty järkevillä työmääräarvioilla?
  • Yksittäinen työntekijä tarkastelee onko hän ylittänyt resursointejaan.

RAPORTIN KÄYNNISTYSVALINNAT

Raportti käynnistetään valikosta Raportit – Projektinhallinta – Resursoinnin seuranta.

Yleistä käynnistysvalinnoista

Raportilla voidaan käyttää alla kuvattuja rajaustekijöitä. Käytössä olevat rajaustekijät määräytyvät kunkin ValueFrame-asiakkaan määritysten sekä kunkin käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella. Tarkoituksena on helpottaa raportin käyttöä. Esimerkiksi kustannuspaikkavalinta ei ole käytössä, jos yrityksellä ei ole kustannuspaikkaseurantaa. Jos käyttäjällä on oikeudet vain omiin projekteihin, hänelle ei näytetä tarpeettomia rajauskriteerejä.
Rajaustekijät toimivat multi-select periaatteella, eli käyttäjä voi rajata mukaan esimerkiksi yhden tai useamman projektipäällikön.

Raportin käynnistysvalinnat

Alla on kuva raportin kaikista käynnistysvalinnoista. Käyttäjä voi tallentaa valmiita raportteja rajausehtoineen. Näin kiinnostavat raportit löytyvät myöhemminkin vaivattomasti. Valmiit raportit voidaan myös määrittää suosikeiksi, jolloin ne voidaan käynnistää suoraan ValueFramen etusivulta. Jos käyttäjälle on annettu käyttöoikeudet, hän voi myös tallentaa valmiita raportteja kaikkien käyttäjien käyttöön.

resursoinnin-seuranta-hakuehdot

RAPORTIN RAJAUSTEKIJÄT

RAJAUSTEKIJÄ Toiminta
Aikarajaus Minkä ajanjakson resursointeja ja toteumia seurataan
Erittelytarkkuus Tarkastellaanko lukuja viikko-, kuukausi- vai vuositarkkuudella
Summataso Summataanko luvut asiakkaittain, projekteittain, osaprojekteittain, liiketoiminta-alueittain vai henkilöittäin
Yhtiö Haku voidaan rajata projektin omistavan yhtiön mukaan jolloin raportille tulee valitun yhtiön projektien tunnit
Kustannuspaikka Raportille voidaan rajata tietyn kustannuspaikan henkilöiden tunnit
Henkilöryhmä Raportille voidaan rajata tietyn henkilöryhmän henkilöiden tunnit.
Vastuuhenkilö Raportille voidaan rajata esimerkiksi tietyn henkilön projektien luvut tai henkilön vastuuasiakkaiden luvut.
 Henkilöt Raportille  voidaan rajata tietyn henkilön tai henkilöiden luvut.
Toteutuneet vs resursoidut tunnit Tässä voidaan rajata esimerkiksi valinnalla >150 % ne projektit, joissa toteutuneet tunnit ovat ylittäneet resurdoidut yli 50 prosentilla tai valinnalla < 80 % ne projektit joissa toteuma on alittanut resursoinnit vähintään 20 prosentilla. Rajausehto on kätevä kun johto haluaa tarkastella ison projektisalkun poikkeamia. Rajausehto vertailee resursointeja ja toteumia yhteensä-sarakkeessa.
 Resursoidut tunnit Käyttäjä voi rajata hakuun esimerkiksi ne projektit joihin on resursoitu yli 10 tuntia valitulla ajanjaksolle yhteensä sarakkeessa. Näin hakuun saadaan rajattua vain olennaiset projektit.
 Toteutuneet  tunnit Käyttäjä voi rajata hakuun esimerkiksi ne projektit joihin on tehty yli 10 tuntia valitulla ajanjaksolle yhteensä sarakkeessa. Näin hakuun saadaan rajattua vain olennaiset projektit.
Voidaan myös rajata esimerkiksi ne projektit joille on:
–    Resursoitu yli 10 h
–    Tehty alle 1 h
Näin saadaan listattua ne projektit, joita ei ole aloitettu kunnolla.
 Luokka Hakuun voidaan rajata vain tiettyyn luokkaan kuuluvien asiakkaiden projektien luvut. Näin voidaan esimerkiksi tarkastella miten avainasiakkaiden tai ulkomaanasiakkaiden projektien arviot ovat pitäneet.
 Asiakas Rajataan tietyn asiakkaan projektien luvut
 Projektin status Voidaan rajata tarkastelu esimerkiksi päättyneisiin tai alkaviin projekteihin.
 Projekti Valitaan tietty projekti
Laskutustyyppi Valitaan esimerksi kiinteähintaiset osaprojektit jolloin voidaan tarkastella miten urakoiden työmääräarviot ovat pitäneet
 Osaprojektin tyyppi Osaprojektit voidaan ryhmitellä tyyppeihin ja tyyppiä voidaan käyttää rajausehtona
 Osaprojektin status Voidaan rajata esimerkiksi päättyneiden osaprojektien luvut
 Osaprojekti Voidaan rajata osaprojektien perusteella.

RAPORTIN SISÄLTÖ JA LASKENTASÄÄNNÖT

Raportin sarakkeet

Raportilla esitetään valitulla erittelytarkkuudella  (viikko, kuukausi, vuosi) resursoidut ja toteutuneet tunnit. Sarakkeet esitetään värikoodattuna:
•    Toteuman alittaessa resursoinnin, on kyseinen kausi vihreä. Jos tunteja on kirjattu vain vähän, on sävy vaalea.
•    Toteuman vastatessa osapuilleen resursointia, on kausi keltainen
•    Resursoinnin ylittyessä, esitetään kausi punaisella. Mitä enemmän resursointi ylittyy, sen pahaenteisempi punaisen sävy on.

resursoinnin-seuranta-hakutulos

Raportin porautuminen

Raportilla voi porautua vasemman reunan kolmiota klikkaamalla aina henkilötasolle asti.

resursoinnin-seuranta-hakutulos-henkilorivilla2

Alaosan nuolikuvakkeesta saa avattua kerralla kaikkien projektien tilanteen henkilötasolle asti.

Käyttöoikeudet

Alla olevassa taulukossa on kuvattu raportin käyttöoikeudet. Käyttöoikeudet voi määrittää ValueFramen valikossa Ylläpito – Käyttöoikeudet valitsemalla moduli Resursoidut tunnit.

Ominaisuus Sisältö
Käyttöoikeus Tämä oikeus tuo raportin näkyviin ValueFramessa, mutta ei tuota oikeutta raportin tietoihin. Tyypillisesti tämä käyttöoikeus annetaan kaikille raportin käyttäjille.
Projektipäällikkö (pj) Tällä käyttökeudella saa tiedot niistä projekteista ja osaprojekteista, joissa käyttäjä on vastuuhenkilönä tai varavastuuhenkilönä. Tarvittaessa oikeudet voidaan määrittää myös niin, että asiakasvastaava näkee omien asiakkaidensa projektien luvut.
Tällä oikeudella käyttäjä näkee myös niiden projektien luvut, joissa hänen alaisensa on projektipäällikkönä.
Esimies Summataanko luvut asiakkaittain, projekteittain, osaprojekteittain, liiketoiminta-alueittain vai henkilöittäin
Johto Oikeus kaikkiin oma yhtiön lukuihin
Konsernijohto Oikeus kaikkien yhtiöiden lukuihin