Help

Projektisalkun hallinta

TOIMINNON YLEISESITTELY

Käyttötarkoitus

ValueFramen projektisalkun hallinnan työvälineiden avulla yrityksen johto voi seurata tehokkaasti yrityksen projektien tilaa ja etenemistä sekä niissä ilmeneviä ongelmia. Kuvaajia voidaan hyödyntää myös johtoryhmän kokouksissa ja henkilöstöpalavereissa töiden suunnittelun ja työnjaon apuna.

Alla olevassa esimerkissä tarkastellaan yrityksen projektien etenemistä projektipäälliköittäin Porfolionäkymässä. Portfolionäkymän ideana on listata projektit niiden vaiheen mukaan. Näin saadaan helposti kuva, miten asiat etenevät ja missä on pullonkauloja, liikaa kuormitusta tai vajaakapasiteettia.

projektisalkun-hallinta-1

Projektisalkun Gantt-kuvaajalla puolestaan visualisoidaan yrityksen projektien tilaa aikatekijä huomioiden. Gantt-kuvaajalla voidaan myös päivittää kätevästi projektien aikatauluja sekä resursointeja.

projektisalkun-hallinta-2

Käytön yleisperiaatteet

Toimintojen käyttö on pyritty tekemään mahdollisimman helpoksi. Järjestelmään voidaan tallentaa ValueFramen asiantuntijan ja asiakkaan käyttäjien toimesta valmiita raportteja eri tarkoituksiin, esimerkiksi:

  • projektit projektipäälliköittäin
  • projektit osastoittain
  • käynnistyvät projektit vs päättyvät projektit
  • projektit, joissa on mukana tietyn tiimin henkilöitä
  • projektit, joissa työmääräarviot on ylitetty
  • projektit joista ei ole laskutettu
  • jne

Käyttäjän tarvitsee vain valita valmiista raporteista kulloisenkin tarpeen mukainen. Jokainen käyttäjä voi myös tallentaa itselleen haluamiaan valmisraportteja. Valmiita raporttiasetuksia voidaan myös muokata joustavasti käytön aikana.

TOIMINNON KÄYTTÖ

Toimintojen käynnistys

Toimintoihin päästään valikon Projektinhallinta alta klikkaamalla joko:

  • Projektisalkku – Portfolio tai
  • Projektisalkku Gantt

Käyttäjälle avautuu näkymä, jossa hän voi valita tarkasteltavakseen valmiita raportteja. ValueFramen toimitukseen sisältyy aina valmiit perusraportit ja yrityksen pääkäyttäjä voi tehdä niitä lisää eri tarkoituksiin ja eri käyttäjäryhmille.

projektisalkun-hallinta-3

Käyttäjä valitsee jonkin valmiista raporteista ja raportti muodostuu tallennettujen asetusten perusteella. Alla käyttäjä on valinnut raportin Osaprojektit osastoittain. Seuraavalla kerralla järjestelmä muistaa käyttäjän edellisen raportin ja se latautuu automaattisesti.

projektisalkun-hallinta-4

Kuvaajien sisältö – Portfolio

Portfoliokuvaaja

Alla on esimerkki portfolioraportista. Tässä tapauksessa tarkasteluun on otettu ValueFramen osaprojektit. Osaprojektit on rivitetty projektipäällikön mukaan. Osaprojektin statukset ovat raportin sarakkeina. Osaprojektin statukset on määritetty siten, että ne kuvaavat mielekkäällä tavalla projektien etenemistä.

projektisalkun-hallinta-5

Värikoodaus antaa yleiskuvan projektien aikatauluista.

  • Punainen merkitsee, että projekti on myöhässä (päättymispäivä on mennyt)
  • Keltainen merkitsee, että projekti on myöhässä 10 päivän päästä
  • Valmiit projektit näytetään vihreällä
  • Muut projektit näytetään harmaalla

Viemällä hiiren projektin kohdalle saa auki tooltipin, joka esittää tiivistelmän projektin tiedoista:

  • Kirjattuja tunteja verrataan arvioituihin tunteihin sekä resursoituihin tunteihin sekä esitetään poikkeama. (Jos ValueFrame-käyttäjäyritys ei käytä resursointitoiminnallisuutta, kannattaa projektin perustamisvaiheessa syöttää arvioitu tuntimäärä. Tätä voidaan hyödyntää myös projektinhallintatoiminnallisuuden hauissa. Voidaan esimerkiksi hakea projektit, joissa toteutunut työmäärä ylittää projektin perustamisvaiheessa arvioidun).
  • Toteutunut laskutusta verrataan arvioituun laskutukseen sekä resursointien perusteella määritettyyn laskutusennusteeseen.

Tooltipin linkki Yhteenveto avaa projektin tai osaprojektin yhteenvetosivun selaimen uuteen välilehteen. Näin projektin tarkempi tarkastelu onnistuu helposti poistumatta portfolionäkymästä.

Tooltipin linkki Perustiedot avaa uuteen  selaimen välilehteen projektin tai osaprojektin perustiedot-sivun. Näin projektin perustietojen (kesto, projektipäällikkö, status jne) muokkaus onnistuu helposti portfolionäkymästä poistumatta. Klikkaamalla ”Päivitä näkymä” saa muokatut tiedot päivitetty portfolionäkymään.

Portfoliokuvaajan ulkoasuvalinnat

Portfoliokuvaajan tietosisällön esitystapa määritetään klikkaamalla “Muokkaa hakua”.

projektisalkun-hallinta-6

Rajausten kohde määrittää näytetäänkö raportille projektit vai osaprojektit. Raportilla hyödynnettävät rajausehdot (”filtterit”) kohdistuvat myös tämän valinnan perusteella projekteihin tai osaprojekteihin. Rajausehtoja on kuvattu jäljempänä kappaleessa 3.

Rivitys-valinta määrittää rivitetäänkö projektit tai osaprojektit

  • Projektipäällikön mukaan
  • Liiketoiminta-alueen mukaan (tasot 2,4,6)
  • (Prosessin mukaan valinta ei ole käytössä)

Sarakkeet-valinta määrittää, mitkä projektin tai osaprojektin statukset halutaan mukaan raportille. Voidaan esimerkiksi tarkastella vain käynnistyviä ja loppukatselmoinnissa olevia projekteja. Tällaista tarkastelua voidaan hyödyntää esimerkiksi resurssisuunnittelussa, kun pohditaan, mistä löytää tekijöitä käynnistyville projekteille tai mistä löytää töitä päättyvien projektien henkilöstölle. Lisäksi rajausehtojen avulla voidaan hakea vain ne projektit, joissa on resursoituna tietyn tiimin tai osaamisalueen (Perl-ohjelmoijat, lujuuslaskenta-asiantuntijat, web-designerit jne) henkilöstöä.

”Näytettävät lisätiedot” valinta ei ole vielä käytössä. Suunnitelmissa on että projektin kohdalla voitaisiin näyttää, jos projektilla on kuittaamattomia hälytyksiä tai projektille on kirjattu poikkeama, esimerkiksi reklamaatio tai muutostarve.

Kuvaajien sisältö – Gantt

Gantt-kuvaaja

Gantt-kuvaajalla esitetään kooste projektisalkusta aikataulunäkökulmasta. Oletuksena raportilla esitetään sekä projektit että osaprojektit. Projektin ja osaprojektin tietoja voidaan ylläpitää vasemmanpuoleisen sarakkeen taulukkonäkymässä. Värikoodaus kertoo toteutuneen työmäärän suhteessa resursoituun.

  • Sininen palkki kertoo toteutuneen tuntimäärän kertymisestä resursoidulle aikavälille *
  • Jos toteutunut työmäärä ylittää resursoidun, koko palkki on punainen.
  • Mikäli osaprojektille on kirjannut tunteja henkilö jota ei ole resursoitu, rivillä näytetään punainen kolmio. Kolmiota klikkaamalla aukeaa lista henkilöistä ja kirjatuista tuntimääristä
  • Mikäli henkilölle on annettu resursoituja tunteja yli työajan, näytetän tunnit-sarake punaisella.

*Jos tunnit on kirjattu ajanjaksolle ennen kuin yksikään resursointi on voimassa, laitetaan nämä tuntikirjaukset henkilön ensimmäiselle resursoinnille. Jos resursoinnit ovat päättyneet, mutta käyttäjä on kirjannut tunteja edelleen, laitetaan tuntikirjaukset aina viimeiselle resursoinnille. Lisäksi jos resursointien voimassaoloajassa on välejä, kohdistetaan tuntikirjaukset aina henkilön aiemmalle resursoinnille.

Kuvaajan tiedot

Viemällä kursori projektin tai osaprojektin kohdalle, avautuu tooltip, josta saa avattua uuteen selaimen välilehteen:

  • Otsikkona projekti, osaprojekti tai henkilö riippuen minkä rivin tiedot on valittu
  • Resursoinnin aikaväli
  • Projektille / osaprojektille / henkilölle kirjatut tunnit
  • Projektille / osaprojektille / henkilölle resursoidut tunnit
  • Projektin / osaprojektin arvioidut tunnit riippuen kumman tason tietoja tarkatellaan
  • Resursointivin selite

Lisäksi tooltipissä on mahdollista avata uuteen selaimen välilehteen:

  • Projektin tai osaprojektin yhteenvetosivun
  • Projektin tai osaprojektin perustiedot sivun
  • Yksittäisen projektin tai osaprojektin Gantt-näkymän, jolloin yksittäisen projektin tarkastelu ja muokkaus on helpompaa.

Resursoimattomat tunnit

Resursointien syöttö ja muokkaus

Gantt-kuvaajaa voidaan hyödyntää resursointien syöttämiseen, tarkasteluun ja muokkaukseen. Viemällä kursorin halutun osaprojektin kohdalle ja klikkaamalla ”Resursoinnit – Lisää” saa luotua uuden resursointirivin.

projektisalkun-hallinta-8

Alla olevassa kuvassa on syötetty resursointi.

projektisalkun-hallinta-9

Käyttäjä syöttää:

  • Resursoinnin kuvauksen (jos kuvaus jätetään tyhjäksi, kenttään tallentuu resursoidun henkilön nimi)
  • Valitsee tekijän valintalistalta
  • Antaa alku- ja päättymispäivän. Oletuksena resursointi alkaa aina kuluvasta päivästä ja sen kesto on osaprojektin päättymispäivään asti. Mikäli osaprojektin aloituspäivä on merkitty tulevaan, aloitusajaksi haetaan osaprojektin aloituspäivä.
  • Tuntimäärän.

Resursointia voi muokata myös näytön oikean puolen kuvaajasta.

  • Keskeltä tarttumalla voi siirtää resursointia
  • Reunaan tarttumalla voi pidentää/lyhentää resursointia.

Resursoinnin voi myös lisätä jo tuntikirjauksia tehneille henkilöille suoraan listauksen kautta klikkaamalla plus-kuvaketta.

Lisää resurssi

Tämän jälkeen ValueFrame täyttää resursointiriville:

  • Valitun henkilön
  • Aloituspäiväksi kuluvan päivän
  • Päättymispäiväksi osaprojektin päättymispäivän
  • Tuntimääräksi kirjatut tunnit

Projektin, osaprojektin ja resursoinnin muokkaus Gantt-kuvaajalla

Gantt-kuvaajan vasemman reunan taulukon avulla voi muokata projektien, osaprojektien ja resursointien ajankohtia ja kestoja. Muokkauksessa tarkistetaan seuraavat yleiset periaatteet:

  • Osaprojektin tulee olla projektin alku- ja päättymispäivän rajoissa. Jos osaprojektin alku tai päättymispäivää ollaan siirtämässä yli projektin aikarajausten, käyttäjältä kysytään haluaako hän päivittää projektin tietoja osaproktia vastaavaksi.
  • Resursoinnin tulee olla osaprojektin alku- ja päättymispäivän rajoissa

Toimintojen päivityksessä noudatetaan seuraavaa logiikkaa:

  • Projektin alkupäivän siirto ei siirrä projektin päättymispäivää vastaavasti. Eli ainoastaan projektin kesto lyhenee ja päättymispäivä säilyy ennallaan.
  • Projektin päättymispäivän siirto ei siirrä projektin alkupäivää eikä myöskään osaprojektien ajankohtia. (Vain jos projektin päätöspäivää muutetaan osaprojektin päätöspäivää aiemmaksi, päivitetään osaprojektin päätöspäiväksi projektin päätöspäivä)
  • Osaprojektin alkupäivä ei siirrä osaprojektin päättymispäivää vastaavasti. Eli ainoastaan osaprojektin kesto lyhenee ja päättymispäivä säilyy ennallaan.
  • Osaprojektin päättymispäivän siirto ei siirrä osaprojektin alkupäivää eikä myöskään resursointien ajankohtia. (Vain jos osaprojektin päätöspäivää muutetaan resursoinnin päätöspäivää aiemmaksi, päivitetään resursoinnin päätöspäiväksi osaprojektin päätöspäivä)
  • Resursointirivin alkupäivän muutos ei muuta resursoinnin päättymispäivää, vaan ainoastaan resursoinnin kesto lyhenee.
  • Kesto-sarakkeeseen lasketaan valmiiksi projektin, osaprojektin ja resursoinnin kesto päivinä alku- ja loppupäivän perusteella. Kesto-kentän päivien lukumäärää muuttamalla voidaan siirtää päätöspäivää eteen tai taaksepäin. Siirto huomioi yllä kuvatut periaatteet eli esimerkiksi resursointia ei voi pidentää osaprojektin päättymispäivän yli.

Taulukon sarakkeiden järjestystä ja näkyvyyttä on mahdollista vapaasti muokata. ValueFrame tallentaa automaatisesti käyttäjän tekemät muutokset sarakkeiden tietoihin:

  • Lajittelujärjestys
  • Näkyvyys
  • Järjestys

Taulukon sarakkeet

Resursoinnin jakaminen kun tunteja ei ole kirjattu

Resursointi on mahdollista jakaa kahteen tai useampaan osaan. Tyypillinen tarve jakamiselle on esimerkiksi välissä oleva pidempi loma, tai mikäli projektissa tulee vaihe jolloin odotetaan vaikkapa ulkopuolisen tahon töiden edistämistä.

Resursoinnin jakaminen tehdään klikkaamalla halutusta kohdasta kuvaajaa hiiren oikeaa painiketta ja valitaan ”Jaa resursointi”. Tämän jälkeen ValueFrame muodostaa jaetut resursoinnin seuraavasti:

  • Ensimmäisen osan aloituspäivä on alkuperäisen rivin aloituspäivä. Päättymispäiväksi päivitetään valittu ajanhetki josta jako tehdään.
  • Toisen osan aloituspäiväksi annetaan oletuksena valitusta ajankohdasta + 1pv. Päättymispäivä on alkuperäisen rivin päättymispäivä + 1pv. Eli esimerkiksi resursointi ajalta 1.5.2015 – 30.7.2015 jaetaan 18.5. Ensimmäisen osan ajanjaksoksi päivitetään 1.5. – 18.5. ja jälkimäiselle osalle 20.5. – 31.7.
  • Huom! Resursoinnin jakaminen yli osaprojektin voimassaoloajan estetään. Eli mikäli resursointi on osaprojektin voimassaolon mittainen, tulee sitä lyhentää ennen jakamista.
  • Molemmille osioille lasketaan resursoitu tuntimäärä keston sekä kokonaistuntimäärän mukaan. Kuvan esimerkissä tunteja on reursoitu yhteensä 160 tuntia ja kokonaiskesto 70 päivää. Päiväkohtainen resursoitu tuntimäärä on silloin ~2,3 tuntia.
  • Ensimmäisen osion kesto on 23 päivää jolloin tälle jaksolle lasketaan resursoiduksi tuntimääräksi 52,5 tuntia.
  • Jälkimmäisen osan kesto on 47 päivää jolloin resursoitu tuntimäärä on 107,5 tuntia
  • Huom! Resursoidut tunnit pyöristetään aina lähimpään puoleen tuntiin jotta kokonaistuntimäärä säilyy ennallaan.

Resursoinnin jakaminen

Resursirivien tallennus

Resursointien kestoa ja tuntimäärää voi vapaasti muokata joko avaamalla rivin tiedot auki, tai raahamalla kuvaajasta. Huom! Kun resursointi rivi on jaettu, tuntimäärän ja keston muokkaus estetään kuvaajan vasemmasta taulukosta

Jaetut resursointirivit

Resursoinnin jakaminen kun tunteja on kirjattu

Resursointi on mahdollista jakaa useampaan osaan myös silloin, kun työt on jo aloitettu. Tällöin resursoidut tunnit lasketaan hieman eri tavalla:

  • Ensimmäisen osion resursoidut tunnit päivitetään kirjattujen tuntien perusteella. Rivin reursoidut kokonaistunnit on 50h. Käyttäjä on kirjannut 32 tuntia joka lasketaan ensimmäisen osion resursoiduksi tuntimääräksi.
  • Jaetulle jälkimmäiselle osion resursoiduksi tuntimääräksi lasketaan oletuksena jäljelle jäävä osuus, eli 18h.
  • Tämän lisäksi järjestelmä laskee koko rivin valmiusteprosentin kirjatut tunnit / resursoidut tunnit – esimerkissä valmiusasteprosentti on 64.
  • Rivin tietoissa näytetään myös koko resuroinnin kokonaistuntimäärä 50 tuntia.

Valmiusasteen avulla projektipäällikkö voi uudelleenlaskea tarvittaessa resursoidut tunnit. Mikäli projektipäällikkö kertoo, että henkilön valmiusaste on ainoastaan 55%, järjestelmä laskee automaattisesti tämän mukaan:

  • Rivin kokonaistuntimäärän: kirjatut tunnit / valmisaste eli 32,5h / 0,55 = 58 tuntia
  • Jaetun osion resursoidut tunnit: uusi kokonaistuntimäärä – kirjatut tunnit = 26

Jaetut resursointirivit valmiusaste

Gantt-kuvaajan ulkoasuvalinnat

Gantt-kuvaajan tietosisällön esitystapa määritetään klikkaamalla “Muokkaa hakua”.

  • Rajausten kohteeksi valitaan projekti tai osaprojekti. Tämä määrittää koskevatko rajausehdot (kuten projektipäällikkö, toteutunut tuntimäärä jne) projektia vai osaprojektia.
  • Tarkastelun ylimmäksi tasoksi valitaan joko projekti tai osaprojekti. Monella yrityksellä osaprojekti on projektia kiinnostavampi seurannan kohde, joten tämän avulla prokektin saa pois kuvaajalta.

Yllä kuvatut ulkoasuvalinnat voidaan tallentaa yhdessä rajausehtojen kanssa valmiiksi raporteiksi.

projektisalkun-hallinta-10

Lisäksi kuvaajan tarkastelussa voidaan käyttää seuraavia toimintoja:

projektisalkun-hallinta-11

Navigointi:

Vasemmalle osoittava nuoli siirtää kuvaajaa ajassa taaksepäin ja oikea nuoli eteenpäin.

Näkymävalinnat:

  • ”Pienennä” piilottaa kaikki osaprojektit ja resursoinnit
  • ”Laajenna” avaa kaikki osaprojektit ja resursoinnit
  • ”Sovita” mahduttaa kaikki valitut projektit kokonaisuudessaan näyttöön
  • ”Tänään” tuo kuluvan päivän näytölle, jos käyttäjä on esimerkiksi siirtynyt navigointinuolilla menneisyyteen.

Aikarajaus:

  • Kuluva kk rajaa näkymän kuluvaan kuukauteen
  • Kuluva vuosi rajaa näkymän kuluvaan vuoteen
  • + 1 kk näyttää kuukauden eteenpäin kuluvasta hetkestä (kätevää tulevaisuuden suunnittelussa)
  • + 1 vuosi näyttää vuoden eteenpäin kuluvasta hetkestä (kätevää tulevaisuuden suunnittelussa)
  • ”Ei aikarajausta” poistaa käytetyt aikarajaukset, jolloin näytöllä esitetään valitut projektit kokonaiskestonsa mukaisesti.

Tarkastelutarkkuus:

  • Viikko, kuukausi ja kvartaali määrittävät, mikä näytetään raportin aikajakson sarakeotsikkona
  • Pienennä ja suurenna –nappien avulla voidaan pienentää tai suurentaa raportin pylväiden kokoa. Kun klikkaa pienennä, raportille mahtuu pidempi ajanjakso.

Automaattinen lataus ja päivitä näkymä

Päivitä näkymä on kätevä toiminto, jos käyttäjällä on yhdellä selaimen sivulla tai välilehdellä auki esimerkiksi Portfolio-kuvaaja ja hän käy muokkaus-linkin kautta muokkaamassa projektien perustietoja. Klikkaamalla ”päivitä näkymä” saa portfolionäkymään ladattua päivitetyt projektitiedot. (Toiminto on sama kuin Internet-selaimen reload/refresf/päivitä).

Sekä Portfolio- että Gantt-kuvaaja lataantuvat aina automaattisesti uudelleen ruudulle, kun käyttäjä muokkaa rajausehtoja. Jos projekteja on paljon ja rajausehtoja muutetaan paljon, voi käyttäjä ottaa automaattisen latauksen päältä tilapäisesti. Näin rajausehdot voi määrittää ensin mieleisekseen ja klikata sitten ”päivitä näkymä, jolloin tiedot haetaan rajausehtojen mukaisesti.

Rajausehtojen hyödyntäminen ja hakujen tallennus

Rajausehtojen esittely

Rajausehdot eli filtterit saa määriteltäväksi klikkaamalla ”Muokkaa hakua”. Alla kuvatut tiedon rajausehdot ovat yhteisiä Portfolio- ja Gantt-kuvaajalle lukuunottamatta osiota ”Raportin ulkoasu”.

projektisalkun-hallinta-12

Rajausehdot on jaettu neljään välilehteen. Alla on kuvattu rajausehtojen toimintalogiikka. Suurin osa rajausehdoista on käytettävissä sekä projekteja että osaprojekteja haettaessa.

projektisalkun-hallinta-22

projektisalkun-hallinta-23

Hakurajausten Yhteenveto-linkistä saa näkyviin kaikki kyseisellä hetkellä käytössä olevat rajausehdot. Tämä on kätevää, jos on tehty monimutkaisia hakuja tai ihmetellään minkä vuoksi tietty projekti ei tule kuvaajalle. Klikkaamalla rajausehdon kohdalla punaista ruksia saa rajausehdon tilapäisesti pois käytöstä.

projektisalkun-hallinta-13

Rajausehtojen pakollisuus ja hakutulosten määrä

Joillakin ValueFrame-yrityksillä projektien, osaprojektien ja resursointien määrä on niin suuri, että koko projektisalkun lataaminen kerralla kuvaajille ylittää Internet-selainten suorituskyvyn. Lisäksi kuvaajien ymmärrettävyys ja käyttökelpoisuus päätöksenteon pohjana kärsisi jos näytöllä olisi liikaa projekteja. Tämän johdosta järjestelmään on toteutettu seuraavat rajaukset:

  • Hauissa tulee käyttää vähintään yhtä rajausehtoa
  • Portfoliokuvaajaan voi hakea vain 100 projektia tai osaprojektia. Jos käyttäjän hakuehdot tuottaisivat suuremman määrän projekteja tai osaprojekteja, haku keskeytetään ja käyttäjälle ilmoitetaan asiasta.
  • Gantt-kuvaajaan voi  hakea vain 20 projektia tai 50 osaprojektia.

Yrityksissä, joissa projektien määrä on erittäin suuri kannattaa siis tehdä ja tallentaa mielekkäitä hakuja, esimerkiksi:

  • Isot projektit
  • Projektit, joissa työmääräarvio on ylittynyt
  • Osaston 1 projektit jne.

Hakujen tallennus

Käyttäjä voi tallentaa valmiita hakuja rajausehtoineen ja ulkoasuvalintoineen omaan käyttöönsä. Näin kiinnostavat tiedot ja raportit löytyvät myöhemminkin vaivattomasti. Valmiit haut voidaan myös määrittää suosikeiksi, jolloin ne voidaan käynnistää suoraan ValueFramen etusivulta.

projektisalkun-hallinta-14

Jos käyttäjälle on annettu käyttöoikeudet, hän voi myös tallentaa valmiita hakuja kaikkien käyttäjien käyttöön.

Hakujen tallennus alkaa siitä, että käyttäjällä on avattuna jokin valmiista hauista, ja hän klikkaa ”muokkaa hakua”. Alla olevassa esimerkissä käyttäjällä on avattuna Portfoliokuvaaja  ”kaikki projektit projektipäälliköittäin”.

projektisalkun-hallinta-15

Käyttäjän tarkoituksena on tallentaa raportti, joka esittää avainasiakkaille tehtävät osaprojektit liiketoiminta-alueittain. Hän muuttaa rivitykseksi liiketoiminta-alue 4 ja lisää hakuehtoihin Asiakas-välilehdellä luokan Avainasiakkaat.

projektisalkun-hallinta-16

Yllä olevassa kuvassa käyttäjä on muokannut olemassa olevasta kyselystä haluamansa ja klikkaa kuvaketta ”Muokkaa” tallentaakseen uuden haun.

Käyttäjä antaa raportille kuvaavan nimen ja valitsee asetusryhmäksi ”omat kyselyt”. Tämä raportti tulee siis vain käyttäjän omaan käyttöön. Käyttäjä tallentaa raportin suosikiksi, jolloin se on käynnistettävissä suoraan ValueFramen etusivulta.

projektisalkun-hallinta-17

Kun käyttäjä klillaa Tallenna, häneltä kysytään vielä haluaako hän:

  • Tallentaa raportin uutena raporttina vai
  • Nimetä raportin uudelleen, jolloin muokkaus korvaa olemassa olevan ”kaikki projektit projektipäällikköittäin” haun.

Tässä tapauksessa käyttäjä siis klikkaa tallenna uutena ja uusi raportti tallentuu järjestelmän. (Myöskin ”kaikki osaprojektit projektipäällikköittäin” jää sellaisenaan järjestelmään.)

projektisalkun-hallinta-18

Jos käyttäjä olisi halunnut tallentaa haun muidenkin ValueFrame-käyttäjien hyödynnettäväksi, hän olisi valinnut asetusryhmäksi jonkin ”järjestelmäryhmistä”, esimerkiksi asetusryhmän ”projektiraportit”. Tällöin käyttäjän olisi pitänyt valita vielä käyttöoikeusryhmä tai -ryhmät, jonka henkilöille kyseinen raportti näkyy valikossa ja ValueFramen etusivulla. Käyttöoikeusrajauksen tarkoituksena on, että esimerkiksi ryhmälle peruskäyttäjät ei turhaan näytetä raportteja, joiden sisältöön heillä ei ole käyttöoikeutta.

projektisalkun-hallinta-19

Hakuasetusten ylläpito

Klikkaamalla Portfolio- tai Gantt-kuvaajalla linkkiä “Hakuasetukset” käyttäjä pääsee määrittämään ja muokkaamaan hakuja keskitetysti.

projektisalkun-hallinta-20

Käyttäjälle näytetään ensin asetusryhmät. Asetusryhmät ovat tallennettujen hakujen otsikkotasoja tai ”raporttihakemistoja”. Jokaiselle käyttäjälle on automaattisesti luotu omaan käyttöön asetusryhmä ”Omat kyselyt”, johon käyttäjän tallentamat haut oletuksena tallentuvat. Jos käyttäjä on innokas raporttien laatija, hän voi halutessaan luoda uusia ryhmiä järjestelläkseen eri tyyppiset raportit käyttötarkoituksen mukaisesti.

Järjestelmäryhmät ovat koko yrityksen käyttöön laadittujen raporttien hakemistoja. Niiden luomiseen ja ylläpitoon on erillinen käyttäoikeus.

Klikkaamalla haluttua ryhmää, esimerkiksi ”omat kyselyt” käyttäjä saa listauksen kyseisen ryhmän raporteista.

projektisalkun-hallinta-21

Vasemmanpuoleisesta sarakkeesta voi valita näkyykö raportti suosikeissa. Kynäkuvakkeesta voi kätevästi muuttaa raportin nimeä. Raportin nimeä tai osoitetta klikkaamalla saa avattua raportin uuteen selaimen välilehteen. Turhat raportit saa poistettua helposti.