Help

Projektin valmiusaste

Projektin valmiusaste perustuu osaprojektien valmiusasteisiin, jotka projekti- tai osaprojektipäällikkö voi antaa suoraan tai mikäli näitä ei ole annettu, järjestelmä arvioi nämä automaattisesti. Arvioitaessa projektin valmiusastetta, järjestelmä vertaa projektin osaprojekteille kirjattuja tunteja osaprojektien tuntiennusteiden summaan. Jos esimerksi osaprojekteille on kirjattu tunteja yhteensä 50h ja yhteenlaskettu tuntiennustemäärä on 100h, tällöin projektin valmiusaste on 50%.

Osaprojektin valmiusaste

Osaprojektin valmiusasteen voi antaa Gantt-kuvaajan kautta (resursointinäkymästä) tai mikäli valmiusastetta ei ole annettu, järjestelmä laskee estimaatin perustuen osaprojektin lähtötietoihin sekä tuntikirjauksiin.

Subjektiivinen valmiusaste

Subjektiivinen valmiusaste voidaan syöttää osaprojektille klikkaamalla halutun osaprojektin ‘valmiusastetta’. Tässä tekstissä käytämme termiä subjektiivinen valmiusaste, koska kysessä on projekti- tai osaprojektipäällikön subjektiivinen näkemys osaprojektin valmiusasteesta. Yhtä hyvin voisimme puhu annetusta valmiusasteesta tai projektipäällikön valmiusasteesta.

Resursointi_1

Subjektiivinen valmiusaste

Annettua subjektiivista valmiusastetta käytetään myöskin tuntiennusteen laskentaan yhdessä kirjattujen tuntien kanssa. 

Esimerkki 1.

Tässä tapauksessa osaprojektille on syötetty tuntiarvio (arviodut tunnit) osaprojektin luonnin yhteydessä, mutta osaprojektille ei ole kirjattu tunteja eikä subjektiivista valmiusastetta ole annettu.

valmiusaste_subjektiivinen_0_ei_tuntikirjauksia

Subjektiivista valmiusastetta ei ole annettu, eikä osaprojektilla ole tuntikirjauksia.

Tuntiennuste osaprojektille (osaprojektin loppuessa) on sama kuin arvioidut tunnit, eli 100h. Tuntiennuste päiväykselle 25.09.2014 (missä hiiren osoitin on kuvaajalla) on 52h. Valmiusaste on 0% koska subjektiivista valmiusastetta ei ole annettu, eikä osaprojektille ole kirjattu tunteja.

Esimerkki 2. 

Tämä esimerkki on jatkoa esimerkille 1. Tässä tapauksessa osaprojektille on kirjattu tunteja (huom. alle 5 kirjausta), mutta subjektiivista valmiusastetta ei vieläkään ole annettu.

valmiusaste_subjektiivinen_0_tuntikirjauksia

Ei subjektiivista valmiusastetta, mutta osaprojektilla on tuntikirjauksia.

Tässä tapauksessa valmiusaste lasketaan yksinkertaisesti perustuen kirjattuihin tunteihin sekä tuntiennusteeseen, joka on sama kuin arvioidut tunnit. Koska tuntikirjauksia on yhteensä 24h ja tuntiennuste on 100h, on valmiusaste yksiselitteisesti 24%.

Esimerkki 3.

Tämä on jatkoa esimerkeille 1 ja 2. Tässä tapauksessa osaprojektille on kirjattu tunteja, sekä projektipäällikkö on antanut subjektiivisen valmiusasteen 50%.

valmiusaste_subjektiivinen_50_tuntikirjauksia

Subjektiivinen valmiusaste on 50% ja tuntikirjauksia on 24h.

Koska projektipäällikkö on arvioinut että osaprojektin valmiusaste on 50% siinä vaiheessa kun osaprojektille on kertynyt tuntikirjauksia 24h edestä, tästä voimme päätellä että tuntiennuste kyseiselle osaprojektille on 48h. Tämä on laskettu seuraavasti: 24h / (50% / 100%) = 48h. Toisin sanoen, kyseinen osaprojekti on luultavasti 100% valmis kun tunteja on kirjattu yhteensä 48h, vaikka alkuperäinen tuntiarvio olikin 100h. Tuntiennuste lasketaan uudestaan kun osaprojektille kirjataan tunteja, annettu valmiusaste muuttuu tai osaprojektin lähtötiedot muuttuvat.

Laskennallinen valmiusaste

Toinen tapa arvioida valmiusastetta on nk. laskennallinen valmiusaste, joka perustuu tuntikirjauksiin, osaprojektin loppumispäivämäärään ja tuntikirjauksiin. Edellisiin perustuen voimme luoda matemaattisen mallin joka ennustaa tuntikirjauksiin pohjautuen osaprojektin työmääräarvion: mikäli tuntikirjauksia kirjataan samaa tahtia myöskin tulevaisuudessa, malli ennustaa kokonaistyömäärän arvion osaprojektille. Mallin parametrien ratkaisemiseksi tarvitsemme 5 kpl tai enemmän tuntikirjauksia. Mikäli tuntikirjauksia on 4 kpl tai vähemmän, tuntiennuste (työmääräarvio) osaprojektille on sama kuin kertyneet tunnit ja valmiusaste on 100%. Tämä sen takia, että tässä vaiheessa meillä ei ole parempaa ennustetta osaprojektin etenemisestä.

Esimerkki 1.

Tässä tapauksessa meillä on osaprojekti, jolle ei ole annettu arvioituja tunteja (tuntiarvio), mutta osaprojektille on tehty 3 kpl tuntikirjauksia.

valmiusaste_laskennallinen_3_kirjausta

Laskennallinen valmiusaste, 3 kirjausta ja ei tuntiarviota (arvioituja tunteja).

Koska tuntikirjauksia on vähemmän kuin 5 kpl, emme voi vielä tehdä arviota tuntiennusteesta (työmääräarviosta). Näin ollen merkkaamme valmiusasteen 100% ja käytämme tuntiennusteena (työmääräarviona) tuntikirjauksien summaa, joka tässä tapauksessa on 24h.

Esimerkki 2.

Tämä on jatkoa edelliselle esimerkille ja nyt tuntikirjauksia on 5 kappaletta, mutta osaprojektille ei ole annettu arvioituja tunteja (tuntiarvio). Nyt voimme estimoida kuinka paljon tunteja tulee kertymään tällä menolla osaprojektin loppumispäivään mennessä.

valmiusaste_laskennallinen_5_kirjausta

Laskennallinen valmiusaste, 5 kappaletta tuntikirjausia ja ei tuntiarviota (arvioituja tunteja).

Tuntiennusteeksi osaprojektin päättyessä tulee hieman yli 750h ja ajanhetkellä 15.10.2014 (hiiren osoittimen kohdalla kuvaajalla) tunteja pitäisi olla kertynyt ennusteen mukaan 518h. Osaprojektin valmiusaste, perustuen tehtyihin tunteihin ja kokonaistuntiennusteeseen, on 5.16%.

Esimerkki 3.

Tämä esimerkki on jatkoa esimerkille 2. Projektipäällikkö voi antaa arvioidut tunnit (tuntiarvio) joko osaprojektia luodessa tai myöhemmin osaprojektin aikana. Arvioidut tunnit otetaan huomioon tuntiennustetta laskettaessa ja projektipäällikkö voi muuttaa tuntiarviota osaprojektin perustiedoista milloin tahansa.

valmiusaste_laskennallinen_5_kirjausta_arvioidut_tunnit

Laskennallinen valmiusaste, 5 kappaletta tuntikirjausia ja annettu tuntiarvio.

Tässä tapauksessa arvioidut tunnit (tuntiarvio) on 500h ja tuntiennuste (työmääräennuste) osaprojektille on hieman yli 500h. Ajanhetkellä 07.10.2014 tunteja pitäisi ennusteen mukaan olla kertynyt n. 354h.

Laskennallinen valmiusaste

Laskennallinen valmiusaste perustuu tuntikirjauksiin, sekä osaprojektin muihin tietoihin kuten osaprojektin alkamis- ja loppumisajankohtiin sekä osaprojektin arvioituihin tunteihin. Malli ottaa huomioon sekä itse tuntikirjauksen tuntimäärän että ajankohdan jolloin kirjaus tehdään.

laskennallinen_tyomaaranennuste

Punaiset pisteet edustavat kumulatiivisia tuntikirjauksia ja vastaavasti sininen viiva edustaa laskennallista mallia tuntikertymästä. Mallin tuottama ennuste 29.11.2013 (vihreä viiva) on n. 73h, kun kirjauksia on 100h samaan päivään mennessä. Työmääräennuste osaprojektin loppumispäivälle 1.3.2014 (purppura viiva) on vastaavasti n. 107h.

Yllä näkyvä kuva havainnollistaa tuntikirjauspohjaisen työmääräennusteen laskentaa. Kun työmääräennuste on selvillä, valmiusaste lasketaan yksinkertaisesti kirjatuista tunneista sekä työmääräennusteesta. Riippuen osaprojektin alkutiedoista sekä tuntikirjauksista, mallin antama ennuste tietylle päivälle saattaa olla vähemmän kuin osaprojektin tuntikirjauksien summa, kuten yllä näkyvässä esimerkissä: ennusteen tuottama arvio on 73.4h kun tunteja on oikeasti kertynyt 100h. Tämän kaltainen konservatiivinen ennuste tuottaa kuitenkin ‘tarkempia’ pidemmän aikavälin ennusteita.

Historia data kuvaajilla

Mikäli lähtöarvoja muutetaan, esim. lisätään tuntikirjauksia menneisyyteen, tällöin tuntiennuste ja valmiusaste lasketaan uudestaan kuluvalle päivälle, mutta olemassa olevat arvot jäävät kuvaajille koska ne kuvaavat kunkin ajanhetken tilannetta. Jos esim. keskiviikkona lisäämme uuden tuntikirjauksen edelliselle maanantaille, tuntiennuste ja valmiusaste lasketaan uudelleen keskiviikolle, mutta maanantain ja tiistain arvot kuvaajilla jätetään ennalleen.

Subjektiivinen vaiko laskennallinen valmiusaste?

Järjestelmä laskee taustalle automaattisesti laskennallisen valmiusasteen, mutta mikäli osaprojektille on annettu subjektiivinen valmiusaste, näytetään kuvaajilla subjektiiviseen valmiusasteeseen perustuvat arvot. Näin ollen projektipäällikkö voi halutessaan poistaa osaprojektille annetut kaikki subjektiiviset valmiusasteet, jonka jälkeen järjestelmä käyttää automaattisesti laskennallista valmiusastetta.