Help

Projektin seuranta

Projektin yhteenveto

Projektin yhteenvetonäkymä sisältää projektin olennaiset mittarit ja tunnusluvut sekä graafisen kuvauksen projektin tunti- ja talousseurannasta. Näiden avulla näet yhdellä silmäyksellä projektin tilan.

Mittarit

Mittarien laskukaavat ovat seuraavat:

  • Resursoitu EUR / h. Tämän tunnusluvun avulla näet projektin tavoitteeksi asetetun (resursoidun) keskituntihinnan. Projektin resursoitu keskituntihinta lasketaan kaavalla (Resursoitu laskutus – Ostot – Matkat) / Resursoidut tunnit, jossa resursoitu laskutus muodostuu projektin osaprojekteille tallennetuista myyntieristä ja tuntiveloitteisten osaprojektien resursoitujen tuntien laskutushinnasta sekä muista laskutettavista eristä. Resursoidut tunnit lasketaan projektin osaprojekteille resursoitujen tuntien perusteella. 
  • Toteutunut EUR / h. Vertaamalla toteutunutta keskituntihintaa suunniteltuun (resursoituun) keskituntihintaan näet nopeasti esimerkiksi onko projektin töistä voitu laskuttaa suunnitellun mukaisesti. Projektin keskituntihinta lasketaan kaavalla (Toteutunut laskutus – Ostot – Matkat) / Toteutuneet tunnit, jossa toteutunut laskutus muodostuu projektin osaprojektien laskutuksesta. Toteutuneet tunnit lasketaan vastaavasti projektin osaprojekteille kirjattujen tuntien perusteella.
  • Tuntikertymä %. Tämän tunnusluvun avulla voit tarkastella helposti miten suuri osa projektiin resursoiduista tunneista on käytetty.  Tunnusluvun laskentakaava on Toteutuneet tunnit / Resursoidut tunnit * 100.
  • Laskutuskertymä %. Vertaamalla laskutuskertymää tuntikertymään voit esimerkiksi verrata onko projektin laskutus kertynyt etu- vai takapainotteisesti. Tämä tunnusluku lasketaan kaavalla Toteutunut laskutus / Resursoitu laskutus * 100.
  • Valmiusaste %. Mittari näyttää projektin prosentuaalisen valmiusasteen välillä 0…100%. Itse projektille ei voi antaa valmiusastetta, vaan valmiusaste perustuu osaprojektien painotettuun valmiusasteeseen. Painokertoimena on kunkin osaprojektin tuntimäärä.

Tunnusluvut

Tunnuslukujen laskukaavat ovat seuraavat:

  • Resursoitu –sarakkeessa esitetään projektin osaprojekteille resursoitujen tuntien summa, osaprojektien suunniteltu laskutus, osaprojektien resursoidut kulut (resursoitu omakustannushinta+osaprojektin ostot+matkat) sekä kannattavuus, joka muodostuu laskutuksen ja kulujen erotuksesta.
  • Toteutunut -sarakkeessa esitetään projektin osaprojekteille kirjattujen tuntien summa, osaprojektien toteutunut laskutus, osaprojektien kulut (tuntien omakustannushinta+ostot+matkat) sekä kannattavuus laskutuksen ja kulujen erotuksena.

Projektin tilanne

Projektin tilanne –osiossa voit tarkastella sekä projektin resursoitujen ja toteutuneiden tuntien että projektin talouslukujen kehitystä.

  • Pikavalinnalla voit valita tarkasteluaikavälin. Esimerkiksi valitsemalla Kaikki, kuvaajat piirretään projektin aloituspäivämäärästä lähtien aina viimeisiin tapahtumiin saakka. Esivalintanappien lisäksi voit valita tarkasteluvälin valitsemalla joko päivät kalenterista tai maalaamalla hiirellä kuvaajalla haluttu aikaväli.
  • Aikaväli valinnalla voit valita tarkasteluaikavälin valitsemalla välin alku- ja loppupäivämäärän.
  • Edellinen valinta palauttaa edellisen valitun aikavälin.

Viemällä hiiren kuvaajan päälle saat näkyviin erittelyn kyseisen ajankohdan tiedoista. Klikkaamalla kuvaajien alapuolella näkyviä ‘kynien’ selitteitä (esim. Tuntiarvio), saat kytkettyä kyseisen kuvaajan piirtämisen pois päältä.

Projektin tuntiseuranta

Projektin tuntiseurannassa voidaan tarkastella myös tuntiennustetta eli sitä, kuinka paljon projektille tullaan tekemään tunteja projektin loppuun mennessä. Projektin valmiusastesivulla voi lukea lisää tämän ominaisuuden toiminnollisuudesta. Tuntiennusteen tarkoitus on antaa projektipäällikölle etukäteen arviota projektin läpiviemiseen tarvittavien tuntien määrästä ja auttaa tekemään mahdollisia toimenpiteitä, jotta projekti valmistuu tuntiarvion puitteissa. 

Tuntiennuste voidaan laskea kahdella eri tavalla:

  1. mikäli osaprojektille on annettu subjektiivinen valmiusaste gantt-kuvaajan kautta, tällöin tuntiennuste perustuu osaprojektille kirjattuihin tunteihin sekä annettuun valmiusasteeseen.
  2. mikäli osaprojektille ei ole annettu subjektiivista valmiusastetta, ja tuntikirjauksia on 5kpl tai enemmän, tällöin tuntiennuste lasketaan perustuen sekä tuntikirjauksiin että tuntiarvioon (mikäli sellainen on annettu). Lue lisää täältä!

Kuvassa 2. on näytetty projektin tilanne-välilehti valmiusasteineen, tuntiennusteineen tms.

projektin_tilanne

Kuva 2. Projektin tilanne, tuntiseurannan tuntiennuste laskettu projektipäällikön määrittelemällä valmiusasteella.

Projektipäällikön osaprojekteille määrittelemien valmiusasteiden mukainen tuntiennuste

Projektipäällikkö tai osaprojektin projektipäällikkö voi määritellä osaprojektille valmiusasteen gantt-kaavion kautta. Valmiusasteen avulla lasketaan osaprojektille työmääräennuste ja osaprojektien työmääräennusteet summataan projektitasolle sekä sovitetaan tehtyjen tuntien kuvaajaan.  

Laskennalliseen valmiusasteeseen perustuva tuntiennuste

Mikäli osaprojekti ei ole syötetty valmiusastetta, tällöin työmäärä ennuste lasketaan perustuen osaprojektille kirjattuihin tunteihin. Jos osaprojekteille on annettu arvioitu tuntimäärä ohjaustietoihin, huomioidaan tämä työmääräennusteen laskennassa. Projektitasolla tuntiennuste lasketaan osaprojektien työmäärien summana. Tätä menetelmää käyttäen voimme laskea myöskin nk. laskennallisen valmiusasteen joka perustuu sekä tehtyihin tunteihin että työmääräennusteisiin.

Kuva 3. havainnollistaa tuntikirjauspohjaisen tuntiennusteen laskentaa.

laskennallinen_tyomaaranennuste

Kuva 3. Punaiset pisteet edustavat kumulatiivisia tuntikirjauksia ja vastaavasti sininen viiva edustaa laskennallista mallia tuntikertymästä. Mallin tuottama ennuste 29.11.2013 (vihreä viiva) on n. 73h, kun kirjauksia on 100h samaan päivään mennessä. Työmääräennuste päivälle 1.3.2014 (purppura viiva) on vastaavasti n. 107h.

Yllä näkyvän esimerkin mukaan, riippuen tuntikirjauksista (ts. syöttödatasta), on mahdollista että lyhyellä aikavälillä malli antaa pienemmän ennusteen, kuin mitä tunteja on jo kertynyt. Tällöin käytämme viimeistä kumulatiivista tuntikirjausta ennusteena. Tämän kaltainen “konservatiivinen” malli tuottaa tarkempia pidemmän aikavälin ennusteita. Tuntiennustetta ei lasketa, ennekuin kyseiselle osaprojektille on tehty viisi tai enemmän tuntikirjauksia.

Valmiusastepohjainen tuntiennuste sekä laskennallisen valmiusasteen mukainen tuntiennuste

Tilanteessa, jossa osalle osaprojekteista on syötetty valmiusaste ja osalle ei, projektin tuntiennuste lasketaan summaamalla tuntikirjauspohjaiset työmääräennusteet sekä valmiusastepohjaiset työmääräennusteet. 

Osaprojektin yhteenveto

Osaprojektin yhteenvetonäkymässä voit tarkastella yksittäisen osaprojektin mittareita, tunnuslukuja ja tilaa vastaavalla tavalla kuin projektinäkymässä.

Osaprojektin tuntiseuranta

Osaprojektitasolla näytetään tuntiennuste samalla tavalla kuin projektitasolla. Tuntiennuste lasketaan perustuen joko:

  1. annettuun valmiusasteeseen (käyttäjä antaa subjektiivisen valmiusasteen gantt-kuvaajan kautta)
  2. laskennalliseen valmiusasteeseen (valmiusaste lasketaan annetuista tuntikirjauksista)

Osaprojektin perustietojen valmiusastemittarissa näytetään joko teksti Valmiusaste (annettu valmiusaste) tai Lask. valmiusaste (laskennallinen valmiusaste) riippuen siitä, kumpaa tapaa käyttäen tuntiennuste on laskettu.

osaprojektin_tila

Kuva 5. Osaprojektin tilanne

Kuvaajan päälle tuleva tapahtumaselite voidaan ottaa pois päältä poistamalla ruksi kohdasta Näytä kuvaajan päällä tapahtumaselite. Tällöin kuvaajien tiedot näytetään kuvaajien alapuolella Kuvan 6. mukaisesti.

osaprojektin_tila_ilman_tapahtumaselitetta

Kuva 6. Osaprojektin tilanne ilman tapahtumaselitettä kuvaajien päällä