Help

Projektin perustaminen

Uuden projektin perustaminen tehdään valikosta kohdasta Projektit – Uusi projekti.

Uusi projekti

Lisää projektin tiedot. Voit täydentää tietoja jälkeenpäin. Punaisella kehystetyt kentät ovat pakollisia. 

  • Asiakas, projektipäällikkö ja tilaaja: valitaan ajax -haun avulla (syötä hakusanaksi väh. 3 merkkiä).
  • Anna projektille aloitus- ja päättymispäivä: Päättymispäivämäärä on hyvä asettaa hieman pidemmäksi kuin projekti kestää, jotta laskutus voidaan tehdä.
  • Klikkaa lopuksi Tallenna.

Laskutustiedot

Laskutustiedot -välilehdellä voidaan määrittää projektikohtaiset laskutustiedot:

  • Asiakkaan tiedot: Oletuksena näytetään aina asiakkaan tietoihin annetut osoitetiedot. Mikäli tietoja muutetaan, tallennetaan ne projektikohtaiseksi laskutusosoitteeksi ja asiakkaan osoitetiedot säilyvät ennallaan. Näin laskut voidaan yksittäisellä projektilla ohjata eri osoitteeseen. Lisätietoja laskun asiakastietojen muodostuksesta täältä.
  • Laskun tiedot: Projektille on mahdollista antaa erilaisia laskun oletustietoja ja -ohjeita. Oletuksena käytetään aina asiakkaan tietoja, joten nämä tulee täyttää vain jos ne eroavat projektikohtaisesti.
  • Laskuliite: Laskulle muodostuvan liitteen oletusvalinnat. Lisätietoja liitteen muodostuksesta voi lukea täältä.
  • Verkkolaskutiedot: Laskun teossa käytetään aina oletuksena asiakkaan verkkolaskuosoitetta, mutta tiedon voi antaa myös projektikohtaisesti.

Osaprojektit

Lisää osaprojektit Osaprojektit -näkymässä.

  • Anna osaprojektille työn kuvaus ja valitse laskutustyyppi. Järjestelmä ehdottaa osaprojektin projektipäälliköksi, kestoksi, statukseksi ja liiketoiminta-alueeksi projektille annettuja tietoja. Vaihda valinnat tarvittaessa.
  • Osaprojektin kuvaus -kenttään voit lisätä tuntikirjausohjeen, joka näkyy tuntikirjauksessa.
  • Valitse, käytetäänkö projektin hinnastoa (oletus) vai jotain toista olemassa olevaa hinnastoa. Uuden hinnaston voi lisätä valinnalla Luo projektikohtainen hinnasto.
  • Ohjaustiedoissa voit antaa osaprojektin tuntimäärän ja hinnan kokonaisarvion. Lisäksi osaprojektille on mahdollista antaa hälytysrajat joiden täyttyessä projektipäällikön etusivulle tulee ilmoitus.

Projektin koontinäkymässä on mahdollista ottaa käyttöön kaksi vaihtoehtoista resursointimallia. Huom! Molempien käyttö rinnakkain ei ole mahdollista.

Pitkän aikavälin resursointi

Voit lisätä resursoinnit Resursointi -näkymässä.

  • Lisää resursoinnit osaprojekteittain klikkaamalla Lisää resurssi.
  • Valitse henkilö sekä kirjoita tehtävärivin kuvaus, valitse aikaväli ja anna tuntimäärä. Tallenna tiedot.
  • Voit lisätä henkilölle useita tehtävärivejä tai resursoida lisää henkilöitä.

Projektin_perustaminen_3

Kuukausi-, viikko- ja päiväkohtainen resursointi

Uuden projektin koontinäkymällä näytetään oletuksena tyhjä resursointilomake, jossa on listattuna projektille lisätyt aktiviiset osaprojektit sekä henkilöinä projektitiimin henkilöt. Valitsemalla Laajenna kaikki saadaan listalle auki kaikki projektitiimin henkilöt. Mikäli projektille ei ole liitetty projektitiimiä tulee henkilöt lisätä osaprojekteille yksitellen. Uusi henkilö liitetään automaattisesti projektilla valittuun projektitiimiin.

Koontinäkymän resursointilomakkeella voidaan hakuehdoissa rajata näkymää ainoastaan summatason (osaprojekti/henkilö), erittelytarkuuden (kuukausi/viikko/päivä) ja aikavälin mukaan. Näkymään haetaan aina vain valitun projektin resursoinnit.

Resursointien lisäys ja muokkaus tehdään kuten yleisessä resursointityökalussa.

Suunnitellut alihankinnat

Voit lisätä suunnitellut ostot Budjetti -näkymässä.

  • Lisää budjetit osaprojekteittain klikkaamalla Lisää uusi budjetti.
  • Valitse budjetoidulle ostolle kululaji.
  • Kirjoita riville kuvaus tai valitse tuoterekisterin nimike. Tuoterekisterin nimikkeet löytyvät kirjoittamalla nimikkeeseen hakusanan.
  • Syötä määrä, ostopäivä ja ostohinta sekä mahdolliset laskutuspäivä ja myyntihinta.
  • Voit jakaa osto- ja myyntibudjetin yhteensä eri kuukausille klikkaamalla kuvaketta syöttörivin lopussa ja syöttämällä kuukausittaiset budjetit.
  • Mikäli suunnitellusta alihankinnasta halutaan lisätä toteutunut osto, voidaan osto lisätä Lisää uusi osto -kuvakkeesta. Osto tallennetaan automaattisesti ja sen tietoja voi tarvittaessa päivittää omassa Alihankinnat -osiossa.
  • Mikäli kulu läpilaskutetaan, voidaan klikata Lisää uusi osto ja myynti -kuvakkeesta jolloin tallennetaan automaattisesti rivistä sekä osto että asiakkaalta laskutettava myynti.

Toteutuneet alihankinnat ja ostot

Voit lisätä alihankinta- ja materiaaliostot Alihankinta ja muut ostot -näkymässä.

  • Lisää ostot osaprojekteittain klikkaamalla Lisää ostorivi.
  • Mikäli osaprojektille on lisätty suunniteltuja alihankintoja, toteutuneen oston voi liittää haluttuun arvioituun alihankintariviin.
  • Kirjoita ostoriville kuvaus tai valitse tuoterekisterin nimike. Tuoterekisterin nimikkeet löytyvät kirjoittamalla nimikkeeseen hakusanan.
  • Valitse kohdentuminen/kululaji, määrä, hinta sekä ostopäivä.
  • Voit tehdä ostorivistä laskutettavan valitsemalla “Laskutetaan” ja antamalla laskutettavan yksikköhinnan.

Myynnit

Voit lisätä myynnit eli maksuerät Maksuerät -näkymässä.

  • Lisää myynnit osaprojekteittain klikkaamalla Lisää myynti.
  • Anna myynnille nimike tai valitse tuoterekisterin nimike. Tuoterekisterin nimikkeet löytyvät kirjoittamalla nimikkeeseen hakusanan.
  • Anna määrä, yksikkö sekä yksikköhinta.
  • Valitse myös laskutuspäivä, status ja osaprojekti. Jos lisäät tulevan myynnin, jolle ei ole tarkkaa laskutuspäivää tiedossa, anna arvioitu laskutuspäivä.

Laskutetuilla maksuerillä näytetään rivin alkuperäinen hinta, laskutettu hinta sekä laskunumero jolla rivi on laskutettu.

Katso myös video projektin perustamisesta.