Help

Projektien laskutusseuranta

RAPORTIN KÄYTTÖTARKOITUS

Projektien laskutusseurantaraporttia hyödynnetään projektikannan laskutuksen seurantaan eli paljonko projekteissa on kaikenkaikkiaan laskutettavaa, paljonko jo on laskutettu ja paljonko vielä voidaan laskuttaa. Tällöin raportille kannattaa rajata vain aktiiviset projektit.

Raportilla vertaillaan myös laskutusta siihen, paljonko projekteista olisi voitu laskuttaa hinnastohinnoin. Tästä näkökulmasta voidaan tarkastella sekä aktiivisia että päättyneitä projekteja.

Esimerkkejä raportin käyttötarkoituksista:

  • Projektipäällikkö voi tarkastella omien projektien tilaa laskutuksen suhteen
  • Asiakasvastaava/myyntihenkilö voi tarkastella onko joissain urakkaprojekteissa mennyt hinnoittelu tai projektinjohto pieleen. Laskutus alittaa tällöin hinnastohinnat merkittävästi.
  • Yrityksen johto voi tarkastella löytyisiko projektisalkusta projekteja joita on syytä laskuttaa pikaisesti.

RAPORTIN KÄYNNISTYSVALINNAT

Raportti käynnistetään valikosta Raportit – Projektinhallinta– Projektien laskutusseuranta.

Raportilla voidaan käyttää alla kuvattuja rajaustekijöitä. Käytössä olevat rajaustekijät määräytyvät kunkin ValueFrame-asiakkaan määritysten sekä kunkin käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella. Tarkoituksena on helpottaa raportin käyttöä. Esimerkiksi kustannuspaikkavalinta ei ole käytössä, jos yrityksellä ei ole kustannuspaikkaseurantaa. Jos käyttäjällä on oikeudet vain omiin projekteihin, hänelle ei näytetä tarpeettomia rajauskriteerejä.

Rajaustekijät toimivat multi-select periaatteella, eli käyttäjä voi rajata mukaan esimerkiksi yhden tai useamman projektipäällikön.

Esimerkissä raportille on rajattu statuksen perusteella vain kesken ja loppukatselmoinnissa statuksien projektit. Lisäksi laskutustyypin perusteella on rajattu vain asiakasprojektit eli sisäiset projektit on jätetty tarkastelun ulkopuolelle.

Projektien laskutusseuranta hakuehdot2

RAPORTIN RAJAUSTEKIJÄT

Allaolevassa taulukossa on kuvattu rajaustekijöiden käyttötarkoitus ja toiminta.

RAJAUSTEKIJÄ Toiminta
 Summataso

Summatasolla valitaan raportin tarkastelunäkökulma eli minkä mukaan luvut summataan

  • ”Asiakkaittain” summaa luvut asiakkaittain, josta tarkastelu voidaan ulottaa  kunkin asiakkkaan projekteihin ja osaprojekteihin
  • ”Vastuuhenkilöittäin” summaa luvut projektipäällikön tai asiakasvastaavan mukaan. Tällöin raportilla tarkastellaan ja vertaillaan
    • Eri projektipäälliköiden projekteja tai
    • Eri asiakasvastaavien asiakkuuksia

Tässäkin voidaan porautua  henkilötasolta asiakas-, projekti- ja osaprojektitasolle.

”Liiketoiminta-alueittain” summaa luvut liiketoiminta-alueittain. Käyttäjä voi valita, millä liiketoiminta-alueen hierarkiatasolla hän haluaa lukuja tarkastella.

 Yhtiö Jos samassa ValueFrame-kannassa on useampi yhtiö, voidaan tässä käyttää rajauskriteerinä sitä, mikä yhtiö omistaa ja laskuttaa projektit.
Projektipäällikön kustannuspaikka Jos ValueFramen käyttäjäyritys on ryhmitellyt työntekijät kustannuspaikkoihin, voidaan tässä rajata raportille tietyn kustannuspaikan henkilöiden projektit tai asiakkuudet. Rajaus siis toimii sillä perusteella, mihin kustannuspaikkaan vastuuhenkilö kuuluu, esimerkiksi projektit, joiden projektipäällikkö kuuluu kustannuspaikkaan ”Tampereen toimisto”.
 Liiketoiminta-alue Tässä projektit voidaan rajata osaprojektin liiketoiminta-alueen mukaan.
 Vastuuhenkilö Tässä voidaan rajata yksilötasolla henkilöt, joiden projektit tai asiakkuudet raportilla esitetään.
 Rooli Tässä valitaan rajataanko mukaan otettavat projektit ja asiakkaat projektipäällikkyyden vai asiakasvastaavuuden perusteella. Valitaan siis näytetäänkö ne projektit, joissa henkilö on projektipäällikkö vai ne asiakkaat projekteineen, joiden asiakasvastaava tietty henkilö on. Rooli tulee valittavaksi vain kun raporttia rajataan henkilön perusteella.
 Yhdistele konserneittain Tällä valinnalla asiakaskonsernin luvut summataan konsernin emoyhtiön luvuiksi. Emoyhtiön alla voidaan porautua tarkastelemaan asiakaskonsernin eri projektien lukuja.
Asiakas Tässä voidaan rajata tietylle asiakkaalle tai tietyille asiakkaille toteutetut projektit.
Luokka Tässä voidaan rajata raportille vain tiettyyn luokkaan tai tiettyihin luokkiin kuuluvien asiakkaiden projektit.
Projektin status Tässä voidaan rajata projekteja statuksen perusteella. Tämä on erityisen tärkeä valinta jos halutaan seurata aktiivisen projektikannan laskutustilannetta.
Projekti Tässä voidaan rajata tarkasteluun vain tietty projekti tai tietyt projektit.
Laskutustyyppi Tässä voidaan rajata tarkasteluun esimerkiksi vain asiakasprojektit jättämällä tarkastelusta ulos sisäiset osaprojektit, joiden laskutystyyppi on esimerkiksi loma, kurssit ja opiskelu jne. Voidaan myös seurata erikseen tuntilaskuttevien ja kiinteähintaisten osaprojektien tilannetta.
Osaprojektin tyyppi Osaprojekteja voi myös ryhmitellä osaprojektin tyypin avulla. Esimerkkinä voidaan tarkastella TEKES-rahoitteisten projektien laskutustilannetta.
Osaprojektin status Tässä voidaan rajata osaprojekteja statuksen perusteella.
Osaprojekti Tässä voidaan rajata tarkasteluun vain tietty tai tietyt osaprojektit.

RAPORTIN SISÄLTÖ JA LASKENTASÄÄNNÖT

Raportin sarakkeet

Alla on esimerkki kannattavuusraportista ajettuna projekteittain:

Projektien laskutusseuranta

Raportin sarakkeet ja laskentasäännöt ovat:

SARAKE Sisältö
Yhteensä EUR

Projektin tuotot yhteensä eli kaikki maksuerät, tuntikirjaukset ja matkalaskut riippumatta siitä onko ne laskutettu. Luvuissa EI ole resursointien euroja eli raportti esittää tarkoitukselle vain toteutumalukuja. (= Laskutettu EUR + laskuttamaton EUR)

Laskutettu EUR Projektien toteutunut laskutus
Laskuttamaton EUR Projektien laskuttamattomat tuotot.
Kirjatut h Projektille kirjattujen tuntien lukumäärä (= laskutetut h + laskuttamattomat h)
 Laskutetut h Laskuilla mukana olevien tuntien määrä riippumatta laskutustyypistä (tuntilaskutus/kiinteähintainen)
Laskuttamattomat h Laskuttamatta olevien tuntien määrä riippumatta laskutustyypistä (tuntilaskutus/kiinteähintainen).
Tuntien hinnastohinta Kaikkien projektien kirjattujen tuntien hinnastohinta riippumatta laskutustyypistä. (= laskutettujen tuntien hinnastohinta + laskuttamattomien tuntien hinnastohinta)
Laskutettujen tuntien hinnastohinta Kaikkien projektien laskutettujen tuntien hinnastohinta riippumatta laskutustyypistä.
Laskuttamattomien tuntien hinnastohinta Kaikkien projektien laskuttamattomien tuntien hinnastohinta riippumatta laskutustyypistä.

Raporttiin porautuminen

Raportti mahdollistaa porautumisen ylimmältä tasolta aina osaprojektitasolle klikkaamalla vasemman sarakkeen kolmiokuvaketta. Raportin alaosan nuolikuvakkeesta saa avattua ja suljettua kaikki porautumistasot kerralla.

Projektien laskutusseuranta rivierittely

Raportilla on myös mahdollista siirtyä suoraan asiakkaan, projektin tai osaprojektin laskun tekoon Laskuttamaton EUR -sarakkeen linkkiä klikkaamalla. Lisäksi Kirjatut h –sarakkeesta pääsee siirtymään suoraan tapahtumaraportille.

Projektien laskutusseuranta laskun teko

Raportin jaksotus

Raportti ei sisällä ajallista jaksotusta vaan siinä esitetään projektien kaikki tunnit ja tuotot. Jaottelu perustuu siihen onko ne laskutettu vai ei.