Help

Matkalaskun jakaminen eri osaprojekteille

Matkalaskun laskutuserittely

Mikäli matkalaskut tulee voida jakaa eri osaprojekteille tai merkitä osittain laskutettaviksi, voidaan ValueFramessa kytkeä matkalaskujen laskutuserittely käyttöön.  Keskeisiä lisätoimintoja ja eroavaisuuksia normaaliin matkalaskuun verrattuna ovat:

  • Yksittäisellä matkalaskulla voidaan määrittää tietyt erät laskutettaviksi ja toiset eilaskutettaviksi.
  • Laskutettava summa voi olla eri kuin työntekijälle maksettava koko summa.
  • Eri erät voidaan laskuttaa eri asiakkailta (ja eri aikaan).
  • Käyttöetuautolla ja täyden autoedun autolla ajetut kilometrit voidaan laskuttaa asiakkailta täysin hinnoin.
  • Matkalaskun riveistä luodaan ValueFrameen ostoja ja myyntejä (myyntejä jos kyse on asiakaslaskutettavasta rivistä).
  • Matkustamisen kulut kohdistetaan osaprojektin ostoksi, jolloin osaprojektien projektipäälliköt voivat hyväksyä/hylätä omille osaprojekteille tulevat kulut. Tämä tyypillisesti vähentää kirjaamista ”yleisiin” hallinnollisiin osaprojekteihin ja antaa todellisemman kuvan projektien kannattavuudesta.
  • Jokainen matkalaskun rivi (kilometrikorvaus, päiväraha, pysäköinti jne.) esitetään asiakkaalle menevällä laskulla omana laskurivinään.
  • Toiminto on siis hyödyllinen esimerkiksi silloin, jos samoilla matkoilla käydään yleisesti eri asiakkaiden luona ja matkalasku halutaan jakaa eri asiakkaille. Toimintoa voidaan hyödyntää myös silloin, kun tyypillisesti samoilla matkalaskuilla osa kuluista on asiakaslaskutettavaa ja osa ei.

Laskutuserittely –toiminnon käyttö matkalaskulla

Matkalaskun laadittuaan matkalaskun laatija klikkaa Laskutustiedot-nappia, jolloin avautuu seuraava näkymä:

Matkalaskun laskutuserittely

Kohdassa myyntihinta voidaan muuttaa asiakkaalta laskutettavaa summaa. Mikäli riviä ei haluta laskuttaa asiakkaalta lainkaan, voi myyntihinnaksi merkitä nolla.

Lisäksi yksittäinen rivi voidaan kohdistaa tai jakaa esimerkiksi toisen asiakkaan osaprojektille:

  • Valitaan ensimmäisenä halutaanko jakaa kilometrikorvauksia, päivärahoja yms.
  • Tämän jälkeen haetaan uusi osaprojekti kirjoittamalla vähintään kolmen merkin hakusanan
  • Syötetään määrä ja mahdollinen myyntihinta
  • Ostohinnan järjestelmä tarjoaa automaattisesti
  • Viimeisenä tulee muuttaa jaetun alkuperäisen rivin määrä vastaamaan kokonaismäärää

Kuvan esimerkissä kilometrikorvausten kulut on jaettu kahdelle eri osaprojektille. ValueDesign -verkkovalvonnan takuutöiden kilometrejä ei laskuteta asiakkaalta jolloin myyntihinta on nolla. Lisäksi parkkikulut on siirretty Takuutyöt -osaprojektille. Projektin 2025 / Prosessien kehittämispalvelu kulut laskutetaan asiakkaalta.

Matkalaskun laskutuserittely - osaprojektin valinta

Ohjelma varmistaa, että ostojen summa vastaa matkalaskun alkuperäistä summaa laskemalla näytön yläosassa kohdistamattomia kuluja. Kun laskutustietojen muokkaus on valmis, painetaan Tallenna ja sulje.

Matkalaskun laskutuserittelyn ollessa käytössä, näytetään matkakulut eriteltynä projektin koontinäkymällä:

Matkakulut koontinäkymällä