Help

ValueFrame Docs by M-Files

ValueFrame Docs by M-Files mahdollistaa toiminnanohjausjärjestelmän ja dokumenttivaraston saumattoman kommunikoinnin. ValueFramessa ylläpidettäviä tietoja voi integraation myötä hyödyntää dokumenttivaraston hallinnassa. Dokumenttivarastossa dokumentteja hallitaan kansiorakenteen kaltaisten näkymien avulla, joita voi helposti muodostaa ValueFramesta automaattisesti siirtyvien tietojen avulla.

  • Ei erillistä työtä dokumenttivaraston kansiorakenteen luomiseksi ja ylläpitämiseksi
  • Dokumenttienhallinnassa voidaan hyödyntää dynaamisia datarakenteita, jotka vastaavat suoraan liiketoiminnan tietoja (esim. projektit, osaprojektit)
  • M-Filesiin siirtyvät tiedot päivittyvät automaattisesti tasaisin väliajoin ValueFramesta, kun tietoja ylläpidetään ValueFramessa

Ominaisuudet

ValueFrame siirtää M-Filesiin automaattisesti tiedot asiakkaista, kontakteista, tarjouksista, projekteista, osaprojekteista ja tehtävistä. M-Filesiin siirtyy myös ValueFramessa ylläpidettävä tietojen hierarkisuus. Esimerkiksi, kun lisätään dokumentti ValueFramen osaprojektilta, M-Files liittää dokumenttiin automaattisesti oikean projektin ja asiakkaan ValueFramen tietorakenteen mukaisesti. Tällöin osaprojektille lisätty dokumentti voidaan hakea M-Filesista myöhemmin asiakkaan tai projektin perusteella.

ValueFrame_Docs_by_M-Files_1

Kuva 1. M-Filesiin siirtyvät ValueFramen tiedot.

M-Files -integraation myötä ValueFramen toimintovalikoissa on Lisää dokumentti- ja Näytä dokumentit- linkit asiakkaiden, kontaktien, tarjousten, projektien, osaprojektien ja tehtävien yhteydessä. Lisää dokumentti- linkistä voi luoda uuden dokumentin M-Filesiin. Linkki avaa M-Filesin uuden dokumentin metatietokortin, johon tuodaan valmiiksi ValueFramesta siirtyvät tiedot. Näytä dokumentit- linkki avaa ValueFramen tietoja vastaavan virtuaalikansion M-filesissa, eli näyttää objektiin liittyvät dokumentit dokumenttiluokittain.

ValueFrame_Docs_by_M-Files_2

Kuva 2. M-Files -toiminnot ValueFramen toimintovalikossa.

 

KÄYTTÖ

Dokumenttien lisääminen

Dokumenttien lisääminen M-Filesiin on mahdollista useilla eri tavoilla.

  • Dokumentin voi lisätä M-Filesiin klikkaamalla ValueFramessa Näytä dokumentit –linkkiä ja raahaamalla tiedoston M-Filesin avaamaan kansioon. M-Files tuottaa dokumentille otsikon suoraan tiedoston nimestä ja täyttää metatietokortille ValueFramesta siirtyvät tiedot automaattisesti.
  • Dokumentin voi lisätä M-Filesiin myös klikkaamalla omalla koneella olevan tiedoston päällä hiiren oikealla napilla “Lisää M-Filesiin”. M-Filesin metatietokortille voi tällöin valita pudotusvalikoista ValueFramesta siirtyviä tietoja. Office –tuotteista on myös mahdollista valita suoraan “Tallenna M-Filesiin”.
  • Uuden dokumentin voi luoda M-Filesiin klikkaamalla Lisää dokumentti –linkkiä ValueFramessa. Vaihtoehtoisesti voi joko luoda tyhjän dokumentin tai valita olemassaolevan dokumenttipohjan. M-Files täyttää ValueFramesta siirtyvät metatiedot metatietokortille automaattisesti.

Esim. Lisätään dokumentti ValueFramen projektille klikkaamalla ValueFramessa Näytä dokumentit –linkkiä.

  1. Klikataan Näytä dokumentit –linkkiä ValueFramessa projektilistan tai projektin toimintovalikosta
  2. M-Files avaa ValueFramen projektia vastaavan virtuaalikansion
  3. Raahataan tiedosto M-Filesin avaamaan kansioon. Tiedosto on mahdollista raahata myös suoraan sähköpostin liitteestä (Mozilla Thunderbird ym.)
  4. Valitaan dokumenttiluokka. Jos kansiossa on jo tiedostoja, voi myös raahata suoraan olemassaolevan dokumenttiluokan päälle.
  5. Täydennetään dokumentin metatietoja tarvittaessa
  6. Valitaan ”Avaa muokattavaksi” jos halutaan avata tiedosto tai ”Palauta muokkauksesta” jos halutaan vain tallentaa
  7. Klikataan OK

Esim. Lisätään dokumentti klikkaamalla omalla koneella olevan tiedoston päällä hiiren oikealla napilla “Lisää M-Filesiin”.

  1. Valitaan tiedoston päällä hiiren oikealla napilla “Lisää M-Filesiin”.
  2. M-Files avaa metatietokortin
  3. Valitaan dokumenttiluokka
  4. Täytetään dokumentin metatietokentät
  5. Valitaan ”Avaa muokattavaksi” jos halutaan avata tiedosto tai ”Palauta muokkauksesta” jos halutaan vain tallentaa
  6. Klikataan OK

Esim. Luodaan uusi dokumentti ValueFramen asiakkaalle klikkaamalla ValueFramessa Lisää dokumentti -linkkiä

  1. Klikataan Lisää dokumentti –linkkiä ValueFramessa asiakaslistan tai asiakkaan toimintovalikosta
  2. M-Files avaa metatietokortin
  3. Valitaan dokumenttiluokka
  4. Valitaan olemassaoleva tiedosto (template) tai luodaan tyhjä dokumentti
  5. Täytetään dokumentin metatietokentät
  6. Valitaan ”Avaa muokattavaksi” jos halutaan avata tiedosto tai ”Palauta muokkauksesta” jos halutaan vain tallentaa
  7. Klikataan OK

M-Filesin hakutoimintojen hyödyntäminen

M-Filesin jo ennestäänkin monipuolisia hakutoimintoja voi hyödyntää entistä tehokkaammin ValueFrame Docs by M-Filesilla. ValueFramesta M-Filesiin siirtyvä tietojen hierarkisuus tekee dokumenttien hakemisen helpoksi. ValueFramesta siirtyviä tietoja voi suoraan käyttää hakusanoina M-Filesissa. Useimmiten riittää, kun muistaa vaikkapa asiakkaan tai projektin nimen ValueFramesta. Tällöin pystyy jo rajaamaan oikeat dokumentit saataville M-Filesista ja hakua voi tarvittaessa tarkentaa M-Filesin hakutoiminnallisuuksilla.

Esim. Dokumentin hakeminen M-Filesista ValueFramen asiakkaan, kontaktin, tarjouksen, projektin, osaprojektin tai tehtävän nimellä (tai osalla siitä)

ValueFrame_Docs_by_M-Files_3

Kuva 3. Dokumenttien haku M-Filesissa asiakkaan nimen perusteella.