Help

Microsoft Exchange-integraatio

Yleistä

Microsoft Exchange -integraatio siirtää kalenteritapahtumat ValueFramen ja Exchangen välillä kaksisuuntaisesti. Exchangea käytetään tyypillisesti yhdessä Outlookin yhteydessä ja integraatio helpottaakin erityisesti Outlook/Exchange -käyttäjiä.

Integraatiossa määritellään käyttäjäkohtaisesti, synkronoidaanko ValueFramen kalenteritapahtumat Outlookin/Exchangen oletuskalenteriksi vai luodaanko integraation aktivoinnin yhteydessä uusi kalenteri. ValueFramen palvelin ottaa yhteyden Exchange-palvelimeen ja tätä kautta kalenteritapahtumat siirtyvät ValueFramen ja Exchangen välillä. Kyse on siis palvelimien välisestä integraatiosta, joten ValueFramen kalenteritapahtumia ei siirry suoraan käyttäjän Outlookiin.

Kalenteritapahtumien Henkilö-liitokset voidaan siirtää kumpaankin kalenteriin. Tämä edellyttää, että käyttäjillä on Exchange integraatio aktivoituna sekä AD-tunnukset lisättynä ValueFrameen.

Exchange-integraatio aktivoidaan aina ValueFramen toimesta. 

Tuetut Exchange-versiot

Tuetut Exchange-versiot ovat:

  • Exchange Server 2010, 2013
  • Office 365 -pilvipalvelu

Muiden kuin tuettujen versioiden osalta toimivuus tulee varmistaa erikseen.

Integraation käyttöönotto

Integraation käyttöönotossa tulee huomioida seuraavat asiat: 

  • Integraation tulee olla aktivoituna ValueFramen tukipalvelun toimesta. Ilman aktivointia kalenteritapahtumat eivät siirry.
  • Palomuurista tulee avata portti sisäänpäin SSL-liikenne (portti 443).
  • Exchange-palvelimella olevan IIS:n tulee sallia Basic Authentication- tai NTML -autentikointi integraatiokäyttäjää varten.
  • EWS (Exchange Web Services) tulee olla asennettuna Exchange Serverillä. EWS tulee olla avattuna osoitteessa https://host/ews/exchange.asmx.
  • Sovellustason palomuurit saattavat muuttaa liikennettä ja nämä voivat aiheuttaa ongelmia synkronoinnin toimivuudelle.
  • Synkronointi toteutetaan impersonoinnin avulla. Exchangeen luodaan yksi käyttäjä, jolle on määritetty oikeudet muokata kalenteritapahtumia sekä lisätä että poistaa kalenteritapahtumia. Lisätietoa Exchange Server 2010:n impersoinnista löytyy: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/exchange/bb204095%28v=exchg.140%29.aspx  sekä Office 365 pilvipalvelulle löytyy: http://cloudfinder.com/user-impersonation-settings-office-365/
  • Synkronointia käyttävillä henkilöillä pitää Exchangessa käyttäjätili, jonka avulla tunnistetaan henkilöt synkronoitaessa. 
  • Ohjeita liittyen Exchange Server 2013 impersonointiin: http://technet.microsoft.com/en-us/library/dd776119%28v=exchg.150%29.aspx

Henkilökohtaisen exchange-integraation käyttöönotto

ValueFramessa Henkilön perustietoihin on lisätään integraation aktivoinnin yhteydessä “Exchange synkronointi” -välilehti. Välilehdeltä voidaan aktivoida käyttäjä, mikäli hänelle on määritelty käyttäjätunnus: 

  1. Käyttäjätunnus (sähköpostiosoitemuoto Office365:lle, AD-muotoinen tunnus omalle Exchange-palvelimelle). Käyttäjätunnukset voidaan toimittaa xls-tiedostona, jolloin tunnukset voidaan ajaa massa-ajona.
Exchange_1

Kuva 1. Käyttäjän aktivointi Exchange-välilehdeltä.

Klikkaamalla Aktivoi exchange-integraatio aktivoidaan henkilön exchange-intgraatio.

Exchange_2

Kuva 2. Aktiivisen exchange-käyttäjän näkymä Exchange-välilehdellä.

Aktiivisen exchange-tili voidaan poistaa klikkaamalla Poista Exchange-tili

ValueFramen kalenteri näkyy Outlookissa oletuskalenterina. 

Integraatiossa ei siirretä kaikkia vanhoja tapahtumia vaan 7 päivää taaksepäin tapahtuman päivämäärästä laskien. 

Kalenterisynkroinoinnin oletustapahtumalajia ei määritetä käyttäjäkohtaisesti, oletustapahtumalaji voidaan muuttaa pääkäyttäjän toimesta Ylläpidon Yleisistä asetuksista. Huomioitava kuitenkin, että tämä vaikuttaa kaikkien synkronoitavien tapahtumien oletustapahtumalajeihin. 

Hallintaliittymä

Hallintaliittymällä pääkäyttäjää voi hoitaa seuraavat toimenpiteet:

  1. Lisätä tai poistaa Exchange-integraatio käytöstä yksittäiseltä käyttäjältä.
  2. Tarkistaa kenelle Exchange-integraatio on aktivoitu käyttöön.
  3. Palauttaa virheeseen pysähtynyt synkronointi takaisin käyntiin.

Hakunäkymä koostuu kahdesta pääosiosta: Hakuehdoista ja hakutuloksesta.

Exchange%20-%20hakuehdot

Hallintaliittymän hakuehdoista voidaan etsiä henkilöä joko suoraan nimellä tai hakea esim. yhden yhtiön kaikki henkilöt kerralla listaukseen. Oletuksena hallintaliittymä hakee aktiiviset käyttäjät riippumatta siiitä, onko Exchange-integraatio kytketty käyttöön vai ei.

Integraation-tila -valinnalla voidaan tehdä seuraavanlaisia rajauksia (myös monivalinta mahdollinen):

  • Aktiiviset: integraatio on aktivoitu ja toiminnassa.
  • Passiiviset: integraatio on aktivoitu, mutta kytketty pois päältä manuaalisesti.
  • Virheelliset: integraatio on aktivoitu, mutta kytkeytynyt pois päältä virheen seurauksena.
  • Ei käytössä: integraatiota ei ole aktivoitu.

Exchange%20-%20hakutulos%201

Hakutulos koostuu seuraavista sarakkeista:

  1. Hakutuloksessa vihreä status kertoo, että integraatio on aktivoitu ja toimii normaalisti. Virheen takia pois kytkeytyneet
  2. ActiveSyncin käytöstä kertoo punainen huutomerkki-symboli. Exchange-synkronointi on mahdollista kytkeä käyttöön, vaikka ActiveSync-synkronointi on käytössä, mutta eri synkronointien käyttäminen yhtä aikaa ei ole suositeltavaa.
  3. Käyttäjän ValueFrame ID
  4. Käyttäjän nimi
  5. Käyttäjän sähköpostiosoite. Tieto ei ole muokattavissa tässä näkymässä, mutta näytetään sen vuoksi, koska se on monissa tapauksissa myös integraatiotunnus Exchangeen.
  6. Integraatiotunnus-sarakkeeseen voi syöttää uuden tunnuksen tai muokata olemassa olevaa tunnusta kenttää klikkaamalla. Uusien käyttäjien aktivointi on näin ollen nopeaa.
    exchange%20-%20inline%20edit
  7. Synkronoitu viimeksi osoittaa edellisen onnistuneen synkronoinnin ajankohdan. Yllä olevassa hakutuloskuvassa kahden Resurssiksi määritellyn tunnuksen kohdalla ei näy synkronointiajankohtaa, koska näiden tapahtumia ei synkronoida — ainoastaan liitokset. Käytännön esimerkkinä: neuvotteluhuoneen varauksia ei synkronoida itsessään, mutta tieto siitä, että henkilö x on liittänyt neuvotteluhuoneen mukaan kalenteritapahtumaan välittyy integraatiossa.
  8. Muokkaus-napista pääsee muokkaamaan yksittäistä riviä muokkauslomake-muodossa.
  9. Rivin viimeisestä napista voi joko aktivoida tai passivoida exchange-integraation.

exchange%20-%20passivoi

Tunnetut rajoitukset

  • ValueFramen ActiveSync ja SyncML -synkronointeja ei suositella käytettäväksi samaan aikaan.
    • Exchange-palvelimen kanssa synkronointia tekevien ohjelmistojen aiheuttamia mahdollisia ongelmia ei ole toistaiseksi tutkittu.
  • Toistuvat tapahtumat luodaan yksittäisinä tapahtumina synkronoitavaan kalenteriin.
  • Kaikkien Exchange-kenttien tuonti ei onnistu ValueFrameen. ValueFrameen synkronoituu vain kalenteritapahtumien perustiedot, kuten:
    • Ajankohta (alkuaika ja kesto)
    • Otsikko, paikka ja lisätekstit
    • Hälytystiedot
    • Kuittaus- ja yksityisyystiedot
    • Luomis- ja muokkausajankohdat
  • Asiakas/kontakti -liitokset eivät siirry ValueFramesta Exchangeen.
  • Integraatio ei ole täysin reaaliaikainen, tapahtumien siirtymisessä voi muokkauksen jälkeen olla muutamien minuuttien viive.
  • Integraatio ei hallitse eri aikavyöhykkeitä.
  • Hallintaliittymällä ei voi hallinnoida impersonointi-tunnusta, vaan tämä hoidetaan tukipalveluiden toimesta.