Help

Laskuhotellipalvelu

Verkkolaskuosoitteen tallentaminen

Verkkolaskuosoite voidaan tallentaa asiakkaan, projektin tai osaprojektin laskutustietoihin. Osoitteen määräytymisestä laskulle voi lukea lisää täältä.

Osoite muodostetaan operaattorin lyhenteestä sekä asiakkaan verkkolaskuosoitteesta, tyyppillisesti on IBAN muotoinen tilinumero tai OVT-tunnus:

  • Valitse oikea operaattori valintalistalta
  • Syötä verkkolaskuosoite annetun lyhenteen perään

asiakkaan%20verkkolaskuosoit

Laskujen lähetys laskuhotellin kautta

Laskut lähetetään ValueFramen Laskuluettelon kautta. Erillinen ohje laskuluettelon käyttöön löytyy kohdasta “Laskuluettelo“. Mikäli ValueFramessa on useampia yhtiöitä, raportti tulee ajaa yhtiö kerrallaan laskujen lähetystä varten. Raportti on suositeltavaa tehdä rastittamalla valinnat ”jätä aloituspäivä huomioimatta” ja ”vain laskuhotelliin siirtämättömät”. Näin mukaan tulevat kaikki ne laskut, joita ei ole aiemmin lähetetty laskuhotellipalveluun. Suorita raportti klikkaamalla painiketta Tee raportti.

Kuva 1: Laskujen haku laskuluettelosta.

Laskulle on mahdollista lisätä yksi PDF-liite tai käyttää ValueFramen vakiomuotoista laskun liitetiedostoa. Molempia vaihtoehtoja ei voi käyttää samanaikaisesti. Mikäli laskun mukana halutaan lähettää vakioliite, ruksataan sarake ”F”. Jos laskun vastaanottavan asiakkaan laskutustiedoissa on määritelty ”Asiakas haluaa laskuliitteen”, on tämä kenttä oletuksena ruksattu. Vakiomuotoista liitettä ei lähetetä, mikäli liitetiedosto on tyhjä (ts. laskulla ei veloiteta tuntiveloitteista työtä tai matkalaskuja). Liitettä ei lähetetä myöskään hyvityslaskun mukana.

Kuva 2. Laskuluettelo

Vaihtoehtoisesti laskulle on mahdollista liittää erillinen liitetiedosto. Erillisen liitetiedoston tulee olla mustavalkoinen pdf, pystysuuntainen A4 sekä salasanalla suojaamaton. Muut tiedostotyypit, vaakasuorat A4:t tai pienemmät paperikoot poistetaan ennen tulostuspalvelua. Värilliset tulosteet saattavat tulostua haaleina, ei luettavina.
Liite lisätään klikkaamalla sarakkeessa ”Laskun PDF-liite” olevaa klemmaria, jonka jälkeen avautuu pop-up-ikkuna, josta lisättävä PDF valitaan. Laskulle voidaan lisätä vain yksi liite, mutta liitteessä voi olla useampia sivuja. Liitteen lisäämisen jälkeen sarake F aktivoituu automaattisesti.

Kuva 3. Laskulle voi lisätä yhden PDF -liitteen.

Varmista että lähetettävien laskujen kohdalla on ruksi sarakkeessa ”L”. Laskujen päivämäärä ja eräpäivä on mahdollista muuttaa vielä ennen lähettämistä, mikäli laskut halutaan esim. kirjata edelliselle kuulle kirjanpidossa mutta laskea asiakkaalle maksuehto lähetyspäivän (eli arvopäivän) mukaisesti. Järjestelmä ehdottaa laskun arvopäiväksi kuluvaa päivää. Tällöin eräpäivä lasketaan uudelleen arvopäivän perusteella valitsemalla tämä vaihtoehto alasvetovalikosta. Laskut lähetetään lopuksi Laskuhotelliin klikkaamalla painiketta Lähetä lopuksi laskut klikkaamalla painiketta Lähetä laskut.

Laskujen lähetys

Laskujen kuittaaminen lähetetyksi

Joskus laskutuksessa voi muodostua laskuja, joita ei ole tarkoitus lähettää asiakkaalle. Voidaan esimerkiksi laatia lasku ja sille hyvityslasku ennen kuin alkuperäinen lasku on lähetetty asiakkaalle. Nämä laskut on mahdollista kuitata lähetetyiksi (ilman että ne lähtevät asiakkaalle) klikkaamalla laskun toimintovalikosta Estä laskun lähetys laskuhotelliin. (Kuva alla).

Verkkolaskujen_lahetys_6

Kuva 4. Laskun lähetyksen laskuhotelliin voi estää klikkaamalla laskulle “Estä laskun lähetys laskuhotelliin”.