Help

Laskun luonti

Laskuttaminen jakaantuu kolmeen vaiheeseen: laskuttamattomien tapahtumien hakuun, laskutapahtumien tarkastukseen ja laskulomakkeeseen. Aloita laskuttaminen valitsemalla Laskutus – Laskun teko.

LASKUTTAMATTOMAT TAPAHTUMAT

Laskuttamisen ensimmäisessä vaiheessa aja raportti laskuttamattomista tapahtumista. Hakuehtojen avulla voit esimerkiksi hakea yhden yrityksen tai yhden projektipäällikön kaikki laskuttamattomat tapahtumat tietyltä aikaväliltä. 

  • Aikaväli. Yrityksen pääkäyttäjä voi määrittää yleisissä asetuksissa näytetäänkö oletusaikavälinä:

    • Edellinen kuukausi
    • Kuluva kuukausi
    • Edellisen kuukauden ensimmäinen päivä  – kuluva päivä
  •  “Jätä aloituspäivä huomioimatta” on oletuksena valittu, jotta aiemmille kuukausille ei vahingossa jää laskuttamattomia tapahtumia.  
  • Yhtiö. Yhtiövalinnalla voit rajata laskuttamattomien tapahtumien listan koskemaan tietyn yhtiön projekteja. 
  • Projektipäällikkö. Valitse projektipäällikkö kun haluat rajata laskuttamattomien tapahtumien haun koskemaan tietyn projektin tai osaprojektin projektipäällikköä. Tyypillisesti tätä hakua käytetään esimerkiks,i kun projektipäälliköt laskuttavat omia projektejaan.

Lisävalintojen alta voidaan lisäksi valita:

  • Kustannuspaikka. Laskuttamattomat projektit voidaan hakea projektipäällikön kustannuspaikan perusteella.
  • Rooli. Tätä rajausta käytetään yhdessä projektipäällikkövalinnan kanssa. Roolin perusteella voit valita kohdistuuko projektipäällikön perusteella suoritettava haku vastuuhenkilöön, varavastuuhenkilöön vai molempiin. Tyypillisesti projektipäällikkö voi hakea kaikki laskuttamattomat tapahtumat niistä projekteista joissa hän on projektipäällikkönä, mutta jättää pois ne joissa hän on projektipäällikön varahenkilö.
  • Kohdistuu. Tätä rajausta käytetään yhdessä projektipäällikkövalinnan kanssa. Voit valita kohdistuuko projektipäällikön perusteella suoritettava haku projektille, osaprojektille vai molemmille. Tällä rajauksella projektipäällikkö voisi esimerkiksi hakea kaikki laskuttamattomat tapahtumat niistä projekteista joissa hän on projektipäällikkönä, mutta jättää pois ne joissa hän on osaprojektin projektipäällikkö.
  • Osaprojektin statusTämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua osaprojektin statuksen perusteella. 
  • Osaprojektin laskutustyyppiTämän valinnan perusteella voit rajata laskuttamattomien tapahtumien hakua osaprojektin laskutustyypin perusteella, esimerkiksi hakea sopimuslaskutus, tuntilaskutus ja/tai kiinteähintaiset -osaprojektit erikseen.
  • Myyntien aikarajaus. ValueFramessa myynneille (eli tyypillisesti maksuerille) määritellään laskutuspäivä. Projektin alkuvaiheessa laskutuspäivä voi olla tulevaisuudessa. Rajauksen avulla valitaan halutaanko raportille hakea vain valitulle aikajaksolle kuuluvat myynnit (Myyntitapahtuman laskutuspäivän mukaan) vai kaikki laskuttamattomat myynnit raportin aikavälistä riippumatta.
  • Myyntien status. Myyntirivien osalta voidaan myyntien statuksen perusteella valita, haetaanko kaikkia laskuttamattomia, keskeneräisiä vai ainoastaan laskutusvalmiita myyntejä. Tätä rajausta käytetään tyypillisesti ns. keskitetyssä laskutusmallissa jossa projektipäälliköt merkitsevät myyntirivit laskutusvalmiiksi ja laskuttaja suorittaa varsinaisen laskutuksen.
  • Tuntien ja matkojen tila. Laskuttamattomien tapahtumien tilavalinnalla voit rajata raportin hakua siten, että tunneista ja matkoista haetaan joko kaikki tapahtumat, vain hyväksytyt tai vain hyväksymättömät tapahtumat. Myös tätä vaihtoehtoa käytetään tyypillisesti keskitetyssä laskutusmallissa.
  • ErittelytarkkuusTämä valinta vaikuttaa siihen millä tarkkuudella laskuttamattomat tapahtumat eritellään raportilla. 
  • Laskuttamattomat tapahtumat: monivalinnalla voidaan valita halutaanko laskun tekoon hakea suoritteita, myyntejä, jatkuvaislaskutteisia myyntejä, tunteja ja/tai matkoja. Mikäli valinnan jättää tyhjäksi, haetaan kaikki tapahtumat.
  • Hae jatkuvaislaskutteiset osaprojektit: Valinnalla voidaan rajata tapahtumien haku vain niille osaprojekteille, joille on laskutustiedoissa valittu jatkuvaislaskutus sallituksi.

Tapahtumien listaus

Raportilla näet (erittelytarkkuudesta riippuen) asiakas-, projekti- ja osaprojektikohtaisesti laskuttamattomat tunnit, tuntien hinnat, matkat ja myynnit. Voit laatia laskuja joko projekti- tai osaprojektitasolta.

Asiakkaan, projektin ja/tai osaprojektin nimen perässä näytetään info-kuvake, mikäli sille on annettu erillinen laskutusohje. Ohjeen saa näkyviin viemällä hiiren kuvakkeen päälle. Tämän lisäksi vihjelaatikoita saa näkyviin myös asiakkaan, projektin ja osaprojektin nimestä, tunnusluvuista sekä laskun teko -kuvakkeista.

Klikkaamalla haluttua tunnuslukua, aukeaa tarkempi erittely laskutukseen haetuista tapahtumista:

  • Tuntimäärää tai -hintaa klikkaamalla näytetään lista laskuttamattomista tunneista. Listalla näytetään henkilö, työvaihe, selite, tuntimäärä sekä laskutettava hinta. Henkilön nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan tuntikirjausta.
  • Matkalaskun summaa klikkaamalla näytetää lista laskuttamattomista matkalaskuista. Listalla näytetään henkilö, matkalaskun selite, numero, päiväys sekä laskutettava hinta. Henkilön nimeä klikkaamalla pääsee muokkaamaan matkalaskua.
  • Myyntien summaa klikkaamalla näytetää lista laskuttamattomista myyntiriveistä. Listalla näytetään myynnin nimike, tuotekoodi, kappale, yksikköhinta sekä laskutettava hinta yhteensä.
  • Tapahtumaerittely haetaan aina sen mukaan klikataanko tunnuslukua asiakas-, projekti- vai osaprojektitasolta.

Siirry laskutuksen seuraavaan vaiheeseen eli laskutapahtumien tarkastusnäkymään klikkaamalla raportin oikeassa reunassa näkyvää kuvaketta .

TAPAHTUMIEN TARKISTAMINEN

Asiakkaan tiedot

Laskutapahtumien tarkistuksessa ensimmäisenä näytetään asiakkaan tiedot, jolle laskua ollaan luomassa. Asiakastiedoissa näytetään:

  • Asiakkaan nimi
  • Asiakkaan osoitetiedot: asiakkaan laskutus-, postitus- tai käyntiosoite sen mukaan miten tiedot on annettu. Mikäli projektille on annettu erikseen laskutusosoite, haetaan tieto projektilta
  • Verkkolaskuosoitetiedot: verkkolaskuosoite ja operaattoritunnus mikäli nämä on annettu. Mikäli projektille on annettu erikseen verkkolaskuosoite, haetaan tieto projektilta.

Osoitetietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla osoitetta. Järjestelmä ohjaa käyttäjän automaattisesti lomakkeelle jolta osoite on haettu (esim. asiakkaan laskutustietoihin).

Laskun tunnusluvut

Laskun tunnusluvut esittää koosteen laskun sisällöstä. Tunnuslukujen Laskutus yhteensä kertoo laskulle tulevan kokonaissumman valittujen rivien mukaan.

Tuntilaskutus

  • Tunnit: laskulle valittujen tuntien kappalemäärä.
  • Hinta: valittujen tuntien alkuperäinen hinnastohinta yhteensä.
  • Laskutus: valittujen tuntien laskutushinta yhteensä.

Kiinteähintainen

  • Tunnit: laskuttamattomien kiinteähintaisten osaprojektien tuntien kappalemäärä.
  • Hinta: laskuttamattomien kiinteähintaisten osaprojektien tuntien alkuperäinen hinnastohinta yhteensä.
  • Laskutus: kaikki myynnit yhteensä. Huom! Myös tuntivelotteisten osaprojektien myynnit.
  • Huom! Mikäli laskun teossa valitaan Näytä kiinteähintaiset tuntikirjaukset = ei, yhteenvedossa ei näytetä kiinteähintaisia tunteja eikä hintaa.

Suoritteet

  • Hinta: laskulle valittujen suoritteiden ostohinta yhteensä.
  • Laskutus: laskulle valittujen suoritteiden myyntihinta yhteensä.

Alihankintalaskutus

  • Hinta: laskulle valittujen alihankintaostojen ostohinta yhteensä.
  • Laskutus: laskulle valittujen alihankintaostojen myyntihinta yhteensä.

Matkakulut

  • Hinta: laskulle valittujen matkalaskujen kulut yhteensä.
  • Laskutus: laskulle valittujen matkalaskujen myyntihinta yhteensä.

Osaprojektien valinta

Laskulle on mahdollista hakea yhden tai useamman osaprojektin tapahtumat. Valintalistalla näytetään kaikki osaprojektit, joilta löytyy laskuttamattomia tapahtumia. Rajaa tarvittaessa valintalistalta halutut osaprojektit ja klikkaa Päivitä tapahtumat. Tämän jälkeen laskun tekoon päivitetään valittujen osaprojektien laskuttamattomat tapahtumat, muut hakuehdot säilyvät ennallaan.

Tapahtumien tarkistaminen ja muokkaus

Laskutettavat tapahtumat listataan aina osaprojekteittain jolloin jokainen osaprojekti on selkeä oma kokonaisuus. Osaprojektin otsikkorivillä näytetään:

  • osaprojektin laskuttamattomien tuntien määrä ja hinta yhteensä
  • laskulle valittujen tuntien määrä ja hinta yhteensä

Osaprojektien tiedoissa:

  • Ensimmäisenä listataan osaprojektin tuntikirjaukset mikäli osaprojekti on tuntilaskutettava. Tunnit näytetään henkilöittäin ja työvaiheittain aikajärjestyksessä.
  • Seuraavana listalla näytetään osaprojektille kirjatut laskutettavat matkalaskut. Matkalaskut haetaan henkilöittäin aikajärjestyksessä.
  • Osaprojektin lopussa näytetään myynnit, alihankinnat sekä tuntikirjausten yhteydessä kirjatut suoritteet.

Laskutettavien tuntikirjausten muokkaus:

  • Voit muuttaa tuntilaskutteisten tuntikirjausrivien selitteitä, määriä ja hintoja. Tuntikirjauksen määrän muuttaminen ei vaikuta alkuperäisen tuntikirjauksen tunteihin, vaan muutos koskee ainoastaan laskutettavaa tuntimäärää.
  • Mikäli tuntikirjauksilla on käytössä työvaiheet, voidaan myös työvaiheiden muokkaus sallia laskun teossa.
  • Mikäli tuntikirjauksilla on käytössä palkkalajit, voidaan myös palkkalajien muokkaus sallia laskun teossa.
  • Päivämäärää klikkaamalla pääsee siirtymään tuntikirjauksen tietoihin.

ValueFrame asiantuntija voi määrittää tuntitöiden erittelyn myös henkilöittäin työvaiheen sijaan.

Laskutettavien myyntien, suoritteiden ja matkalaskujen muokkaus:

  • Myyntien, suoritteiden ja matkojen tuotekoodia, nimikettä ja hintaa voi muokata vapaasti.
  • Myynneillä ja suoritteilla voi myös muuttaa kappalemäärää.
  • Klikkaamalla päivämäärää saa avattua alkuperäisen muokkauslomakkeen auki.

 

Muut toiminnot:

  • Mikäli jotakin riviä ei voi ollenkaan laskuttaa ja se halutaan poistaa laskutuksesta, klikataan roskakori -kuvaketta. Huom! Alkuperäinen kirjaus säilyy ja kirjaus poistetaan vain laskutuksesta.
  • Voit jättää laskurivejä pois laskulta Mukaan laskulle -valinnalla. Kyseiset rivit jäävät tällöin laskuttamattomiksi odottamaan seuraavaa laskutuskertaa.
  • Voit lisätä uusia myyntejä osaprojektin yhteenvedon linkistä Lisää uusi myynti

Lopuksi näytetään vielä yhteenvetorivit tuntikirjauksista työvaiheittain, matkakuluista, myynneistä, alihankinnoista sekä suoritteista. Yhteenvetoriveillä näytetään laskulle valittujen rivien hinta yhteensä, sekä kaikkien rivien hinta yhteensä. Näin nähdään selkeästi laskulle tuleva hinta sekä, mitä jää myöhempään laskutettavaksi.

Kiinteähintaiset tapahtumat laskun teossa

Laskun teossa näytetään infotietona myös kiinteähintaisille osaprojektille kirjatut tuntikirjaukset. Tunnit haetaan laskuttamattomien tapahtumien haussa valitulta aikaväliltä. Näin laskun teossa on helpompaa jatkossa tarkistaa kiinteähintaisille osaprojekteille kirjatut tunnit sekä varmistaa, että onhan oikeat myyntirivit lisätty.

Laskulomakkeen tiedot

Laskurivin ryhmittelyn valinta

Ennen varsinaiselle laskulomakkeelle siirtymistä valitse miten haluat laskurivit ryhmiteltäväksi. 

Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely

Valitse haluatko ryhmitellä laskurivit tuntityönä laskutettavien töiden osalta:

  • henkilöittäin
  • osaprojekteittain
  • osaprojekteittain ja henkilöittäin
  • osaprojekteittain ja työvaiheittain
  • henkilöittäin ja työvaiheittain
  • työvaiheittain
  • osaprojekteittain, henkilöittäin ja työvaiheittain

Näiden lisäksi tuntikirjaukset on mahdollista tuoda laskulle erittelemättöminä. Tällöin jokaisesta tuntikirjauksesta tuodaan oma laskurivi jonka nimeämiseen vaikuttaa mikä muotoilu on valittu. Alla olevassa esimerkissä on valittu henkilöittäin jolloin laskurivin nimeksi tulee henkilön nimi + tuntikirjauksen selite + päiväys, esim: Fredlund Janne, lisätyö , 22.12.2016. Mikäli muotoiluun otetaan osaprojekti ja/tai työvaihe mukaan, näytetään nämä laskurivillä.

Laskutettavien tuntikirjausten ryhmittely tehtävittäin

Tuntikirjaukset on mahdollista ryhmitellä myös tehtävittäin tai tehtävittäin ja henkilöittäin. Tällöin kaikki tehtävälle kirjatut tunnit näytetään yhdellä laskurivillä.

Laskurivillä näytetään tuntikirjaukselle liitetyn tehtävän otsikko. Lisäksi rivillä näytetään myös henkilö, mikäli ryhmittelyksi on valittu Tehtävittäin ja henkilöittäin. Mikäli laskulle tulee mukaan myös tuntikirjauksia joita ei ole liitetty tehtävään, näytetään nämä aina viimeisenä työvaiheittain ryhmiteltynä.

Suoritteiden ryhmittely

Tuntikirjauksen yhteydessä lisätyt suoritteet on mahdollista tuoda laskulle joko omina riveinään tai yhdistää samalla tuotekoodilla olevat suoritteet yhdeksi laskuriviksi. Tällöin laskuriville haetaan tuotekoodin mukainen nimike tuoterekisteristä.

Laskulomake

Laskun asiakastiedot

Laskutusosoite haetaan osaprojektin, projektin tai asiakkaan laskutustiedoista mainitussa järjestyksessä (ensijaisesti laskulle haetaan osaprojektin laskutusosoite jos se on annettu, sitten projektin, ja sitten asiakkaan). Jos asiakkaan tiedoissa ei ole erikseen annettu laskutusosoitetta, käytetään asiakkaan postitusosoitetta. Mikäli myöskään postitusosoitetta ei ole annettu, käytetään asiakkaan käyntiosoitetta. ValueFrameen ei siis tarvitse syöttää samoja osoitetietoja moneen kertaan, jos esimerkiksi käyntiosoite on asiakkaan ainoa osoitetieto. Edellä kuvatun mukaisesti myöskään projektille tai osaprojektille ei tarvitse syöttää laskutusosoitteita niiden ollessa samat kuin asiakkaan tiedoissa. Huom! Laskulomakkeella asiakkaan nimeen tai osoitteeseen tehdyt muutokset eivät päivitä asiakasrekisterin tietoja.

Laskulle on myös mahdollista vaihtaa asiakas:

  • Klikkaa Vaihda asiakas laskulle
  • Kirjoita tämän jälkeen uuden asiakkaan hakusana
  • Valitse asiakas laskulle jonka jälkeen uuden asiakkaan tiedot päivitetään laskulomakkeelle

Lisätietoja asiakastietojen muodostumisesta laskulle voit lukea täältä.

Joissakin tapauksissa laskulla on mahdollista antaa myös erillinen maksajan osoite, mikäli laskun vastaanottaja ja maksaja eivät ole samoja asiakkaita. Tämä ominaisuus on erikseen kytkettävissä päälle, eikä sitä voi käyttää kaikkien taloushallintointegraatioiden kanssa.

Laskun perustiedot

Tarkista ja muuta seuraavaksi tarvittaessa laskun perustietoja. Laskun perustiedot muodostuvat seuraavasti: 

  • Laskun numerosarja: valitse tarvittaessa oikea numerosarja
  • Tilaaja:  Projektin perustiedot -välilehdellä valittu asiakkaan yhteyshenkilö
  • Viitteenne:  Projektin tai osaprojektin laskutustiedot -välilehdellä määritelty asiakkaan laskuviite
  • Sopimusnumero: Projektin tai osaprojektin laskutustiedot -välilehdellä määritelty sopimusnumero
  • Tiliöintiviite: Asiakkaan edellyttämä tiliöintiviite jota käytetään asiakkaan taloushallinnossa
  • Toimitusaika: Oletuksena laskuttamattomien tapahtumien haussa käytetty päivämäärä
  • Myyjä: Oletuksena tyypillisesti projektin projektipäällikkö
  • Kieli: Asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä määritelty laskutuskieli
  • Päivämäärä: Laskun päiväys (oletuksena kuluva päivä)
  • Eräpäivä: Asiakkaan maksuehdon mukaan laskettu laskun eräpäivä 
  • Arvopäivä: laskun eräpäivän laskentaa varten käytettävä apukenttä. Hyödynnetään erityisesti kun lasku päivätään kuluvaa päivää aikaisemmalle päivälle
  • Viivästyskorko: Yhtiön tiedoissa määritelty viivästyskorko
  • Maksuehto: Asiakkaan laskutustiedot -välilehdellä annettu maksuehto 
  • Asiakkaan Y-tunnus: Asiakkaan perustiedot -välilehden Y-tunnus
  • Laskun nimi: Oletuksena laskun nimeksi tulee projektin tai osaprojektin nimi
  • Lisäteksti: Tähän kenttään haetaan projektin tai osaprojektin laskutustiedot -välilehdeltä Lisätiedot 

Lisätietoja laskun perustietojen muodostumisesta laskulle voit lukea täältä.

Laskun rivitiedot

Laskurivin tiedot on jaettu kahdelle riville. Ylimmällä rivillä näytetään laskurivin tuotekoodi, kirjanpitotili, laskentakohteet, alv, määrä ja hintatiedot. Alempi rivi on varattu kokonaan nimikkeelle. Laskurivien järjestystä voi vaihtaa helposti ylös- tai alaspäin nuolia klikkaamalla. Lisätietoja laskurivien tietojen muodostuksesta voit lukea täältä.

Huom! Laskurivien määrän tai hinnan muokkaaminen tai poistaminen tässä vaiheessa laskutusta ei ole suositeltavaa. Mahdolliset muutokset tulisi tehdä laskutapahtumien tarkistusvaiheessa. Mikäli kuitenkin muutat esimerkiksi tuntimääriä tai hintoja, huomioi että nämä muutokset eivät vaikuta alkuperäisten tuntikirjausten tuntimääriin tai tuntihintaan. Laskurivin poistaminen tarkoittaa käytännössä samaa kuin tapahtuman hinnan nollaus. Alkuperäinen tapahtuma merkitään tällöin laskutetuksi, eikä se enää nouse uudelleen laskuttamattomien tapahtumien listalle. 

Lomakkeen lopussa on mahdollisuus lisätä uusi laskurivi. Riville tulee täyttää vähintään määrä, hinta sekä nimike.

Klikkaa Esikatsele–painiketta mikäli haluat tarkastaa laskun PDF-muotoisena ennen lopullista laskun muodostamista. Kun olet valmis, tee varsinainen lasku klikkaamalla painiketta Tee lasku. Tämän jälkeen voit joko tulostaa laskun ja tarvittaessa sen liitteen tai jatkaa laskujen tekemistä, mikäli haluat tulostaa useamman laskun kerrallaan.

Lisätietoja laskuttavan yhtiön tiedoista laskulla voit lukea täältä.