Help

Laskun asiakas- ja otsikkotiedon muodostuminen

Esimerkkilasku

Alla on esimerkki laskun asiakas- ja perustiedoista. Ohjeessa kuvataan, missä voidaan ylläpitää laskulle oletuksena tulevia tietoja. Ohjeessa on kuvattu myös, mihin Finvoice-verkkolaskun kenttiin ValueFrame tuottaa tiedot verkkolaskutuksessa, koska monet laskun vastaanottajat vaativat tiettyjä laskunkäsittelyprosessissaan tärkeitä tietoja tiettyihin kenttiin.

Laskun vastaanottajan osoite

Vastaanottajan osoite yleisesti

Laskun vastaanottajan osoite haetaan laskua tehdessä seuraavassa järjestyksessä. Huomaa, että pelkkä asiakkaan käyntiosoite riittää hyvin laskutukseen, alla esitetyt ovat vaihtoehtoisia malleja eritystilanteisiin.

  • Ensin haetaan osaprojektin laskutusosoitetta, joka ylläpidetään osaprojektin laskutus-välilehdellä. Osaprojektikohtainen laskutusosoite on käyttökelpoinen silloin, jos asiakas haluaa ohjata projektien eri osaprojektien laskut eri osoitteisiin, esimerkiksi aluekonttoreihinsa tarkistettavaksi. Jos laskulle halutaan osaprojektikohtainen laskutusosoite, lasku täytyy tehdä osaprojektikohtaisesti. Jos osaprojektin laskutusosoitetta ei löydy…
  • Seuraavaksi haetaan projektin laskutusosoitetta, joka ylläpidetään projektin laskutus-välilehdellä. Projektikohtainen laskutusosoite on käyttökelpoinen silloin, jos asiakas haluaa ohjata eri projektien laskut eri osoitteisiin. Jos projektikohtaista laskutusosoitetta halutaan hyödyntää, lasku täytyy tehdä projektikohtaisesti. Jos projektin laskutusosoitetta ei löydy…
  • Haetaan asiakkaan laskutusosoitetta, joka ylläpidetään asiakkaan Laskutustiedot välilehdellä. Asiakkaan laskutusosoite on muodostumassa yhä tärkeämmäksi sillä yhä useammat suuret organisaatiot haluavat ostolaskunsa keskitetysti esimerkiksi erilliseen palvelukeskukseen. Asiakkaan laskutusosoitteella voidaan asiakkaan nimi – kenttään syöttää asiakkaan virallinen nimi ja c/o-kenttään laskua käsittelevän organisaation nimi, esimerkiksi tilitoimisto. Jos asiakkaan laskutusosoitetta ei löydy…
  • Haetaan asiakkaan postiosoitetta. Asiakkaan postiosoite ylläpidetään asiakkaan perustiedot-välilehdellä…
  • Jos postiosoitetta ei löydy käytetään asiakkaan käyntiosoitetta

Erillinen maksaja ja laskun vastaanottaja

ValueFramessa on mahdollista määrittää ValueFramesta tulostettava lasku siten, että laskulle tulee erikseen laskun vastaanottaja ja laskun maksaja (juridinen maksuvelvollinen taho). Tätä mallia voidaan hyödyntää esimerkiksi laskutettaessa asunto-osakeyhtiöitä, joiden ostolaskut ohjataan käsiteltäväksi isännöitsijätoimistoon. Toimintamallissa valitaan projektin tiedoissa laskun maksaja eli jurididen maksuvelvollinen taho projektin maksajaksi. Tässäkin mallissa osoitetiedot haetaan kohdassa 2.2.1 kuvatussa järjestyksessä.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoitetta haettaessa tutkitaan ensin onko osaprojektille annettu oma verkkolaskuosoite. (tätä tutkitaan vain silloin kun lasku tehdään osaprojekteittain). Seuraavaksi tutkitaan onko projektille annettu verkkolaskuosoite. Jos projektilla ei ole verkkolaskuosoitetta, käytetään asiakkaan verkkolaskuosoitetta, joka syötetään asiakkaan laskutustiedot-välilehdellä.

Osaprojekti- ja  projektikohtaiset laskutusosoitteet ovat harvinainen poikkeaus ja yleensä verkkolaskuosoite on asiakaskohtainen tieto.

Laskunumero

ValueFramessa voidaan luoda yksi tai useampi laskunumerosarja. Jos samassa kannassa on useampi juridinen yhtiö, tulee kullekin luoda oma laskunumerosarja, koska Alv-lainsäädäntö edellyttää yhtiökohtaista juoksevaa numerointia.

Laskunumerosarjat luodaan kohdassa Asetukset-Järjestelmän ylläpito-Laskunumerosarjat.

Kohdassa Asetukset-Järjestelmän ylläpito-Yleiset järjestelmäasetukset-Yhtiöt voidaan määrittää laskunumerolle vakiopituus ja esimerkiksi etuliitteen ja juoksevan numero-osan välin täyttö nollilla. Tämä tarve liittyy eräiden laskutus- ja reskontrajärjestelmien laskunumeron merkkimäärävaatimuksiin.

Finvoice-verkkolaskulla laskunumero tulee kenttään <InvoiceNumber>301112</InvoiceNumber>.

Viitteenne

Laskulla on mahdollista esittää laskun otsikkotiedoissa Viitteenne kentässä lyhyt tieto. Viitteenne kenttää hyödynnetään esimerkiksi asiakkaan hankinta- tai tilausnumeron esittämiseen laskulla.

Jos Viitteenne-tieto on projektilla vakiosisältöinen, se kannattaa antaa projektin koontinäkymässä  tai laskutus-välilehdellä kohdassa Asiakkaan laskuviite. Sieltä se tulee automaattisesti kaikille laskuille, jotka luodaan projektilta.

Viitteenne tieto on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin laskutus-välilehdellä kohdassa Asiakkaan laskutusviite. Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti.

Viitteenne tieto voidaan myös syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle kun laskutetaan asiakastasolta yli projektirajojen.

Finvoice-verkkolaskulla viitteenne tulee kenttään <OrderIdentifier>TIL 455/B</OrderIdentifier>

Sopimusnumero

Laskulla on mahdollista esitttää laskun otsikkotiedoissa sopimusnumero. Monet isot ostajayritykset ovat määrittäneet sopimusnumeron pakolliseksi tiedoksi, koska ne käyttävät sitä esimerkiksi vuosisopimusten piiriin kuuluvien laskujen automaattihyväksynnässä.

Sopimusnumero voidaan syöttää projektin koontinäkymässä ja projektin laskutustiedot välilehdellä kenttään sopimusnumero laskulle. Sopimusnumero on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin laskutus-välilehdellä. Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti. Sopimusnumero voidaan myös syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle kun laskutetaan asiakastasolta yli projektirajojen.

Finvoice-verkkolaskulla sopimusnumero tulee kenttään <AgreementIdentifier>1345/B/967</AgreementIdentifier>

Tiliöintiviite

Useat ostajat erityisesti julkishallinnossa ovat alkaneet vaatia laskuttajia tuottamaan verkkolaskulle tiliöintikoodin/tiliöintiviitteen. Sitä käytetään esimerkiksi oikean asiakkaan tunnistamiseen taloushallinnon palvelukeskuksissa. Tiliöintiviite on yleensä asiakaskohtainen mutta se voidaan ValueFramessa asettaa myös projektille ja osaprojektille.

Tiliöintiviite voidaan syöttää asiakkaan laskutustiedot välilehdellä, josta se tulee laskulle jos sitä ei ole tannettu projektille tai osaprojektille.

Tiliöintiviite voidaan syöttää projektin koontinäkymässä ja projektin laskutustiedot välilehdellä kenttään tiliöintiviite laskulle, josta se tulee laskutettaessa projekteittain, jos sitä ei ole tallennettu osaprojektille.

Tiliöintiviite on mahdollista antaa myös osaprojektikohtaisesti osaprojektin laskutus-välilehdellä. Se tulee laskulle vain kun lasku tehdään osaprojektikohtaisesti.

Finvoice-verkkolaskulla tiliöintiviite tulee kenttään <AccountDimensionText>DEFENDUM PÄÄ</AccountDimensionText>.

Laskun lisäteksti

Laskulla on mahdollista esittää Lisäteksti-kentässä pidempi vapaamuotoinen laskutason selitys tai kuvaus, esimerkiksi ”Laskutushinnoissa huomioitu puitesopimuksemme yleiset ehdot sekä projektin xyz neuvotteluvaiheen projektikohtaiset erityishinnoitteluperusteet”.

Jos lisäteksti on pysyväisluonteinen asiakaskohtainen vakioteksti, se kannattaa antaa asiakkaan laskutus-välilehdellä kohdassa Laskutustieto. Sieltä se periytyy asiakkaalle perustettaville projekteille ja näytetään projektin Laskutus-välilehdellä kentässä lisäteksti, jossa sitä on mahdollista muuttaa. (Huom. laskutustiedon syöttäminen asiakkaalle, ei kopioi tekstiä jo luoduille projekteille).

Jos lisäteksti on projektikohtainen vakioteksti, se kannattaa syöttää projektin Laskutus-välilehdellä kohdassa Lisäteksti.

Lisäteksti on mahdollista kirjoittaa myös vasta laskua luotaessa tai muokattaessa. Laskua luotaessa tai muokattaessa on myös aina mahdollista muuttaa projektilta periytyvää lisätekstiä.

Finvoice-verkkolaskulla tiliöintiviite tulee laskulle yhdeksi tai useammaksi seliteriviksi <RowFreeText>Laskutamme puitesopimuksemme yleisin ehdoin.</RowFreeText>

Maksuehto

Maksuehto tulee laskulle laskuttavan yhtiön tiedoista kohdasta Asetukset-Järjestelmän ylläpito – Yleiset järjestelmäasetukset – Yhtiöt. Asiakaskohtainen maksuehto, joka ohittaa yleisen maksuehdon, voidaan tarvittaessa antaa asiakkaan Laskutus-välilehdellä.

Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <PaymentTermsFreeText>14 päivää</PaymentTermsFreeText>.

Tilaaja

Tilaajatieto tulee laskulle oletuksena projektilla olevan Asiakkaan tilaajatiedon perusteella kun lasku tehdään projekteittain tai osaprojekteittain. Sitä on mahdollista muuttaa laskutusvaiheessa.
Jos lasku tehdään asiakastasolla, ei tilaajatietoa luoda automaattisesti laskulle.

Finvoice-verkkolaskulla tilaaja tulee kenttään <BuyerContactPersonName>Gärderud Anders</BuyerContactPersonName>

Huomautusaika ja viivästyskorko

Huomautusaika ja viivästyskorko määritetään kohdassa Asetukset – Järjestelmän ylläpito- Yleiset järjestelmäasetukset – Yhtiöt. Ne ovat yhtiötason määrityksiä. Tietoja on mahdollista muuttaa laskukohtaisesti laskutusvaiheessa.

Finvoice-verkkolaskulla huomautusaika tulee kenttään <PaymentOverDueFineFreeText>Huomautusaika 7 pv</PaymentOverDueFineFreeText>

Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <PaymentOverDueFinePercent>9,5</PaymentOverDueFinePercent>

Laskun myyjätieto

ValueFramessa voidaan valita asetuksissa tuleeko myyjätiedoksi oletuksena asiakkaan asiakasvastaava, projektin projektipäällikkö vai laskun laatija. Myyjätieto on mahdollista vaihtaa laskutusvaiheessa.

Finvoice-verkkolaskulla maksuehto tulee kenttään <SellerContactPersonName>Fredlund Janne</SellerContactPersonName>.

Laskun kieli

Yhtiön oletuskieli määritetään kohdassa Asetukset – Järjestelmän ylläpito- Yleiset järjestelmäasetukset – Yhtiöt. Asiakaskohtainen laskun kieli (suomi/englanti/ruotsi) määritetään asiakkaan tiedoissa Laskutus-välilehdellä. Kieli on mahdollista vaihtaa vielä laskutusvaiheessa.

Finvoice-verkkolaskulla (versio 1.3 ja uudempi) laskun kieli tulee kenttään <InvoiceRecipientLanguageCode>FI</InvoiceRecipientLanguageCode>

Toimitusaika

Laskun toimitusajaksi muodostuu oletuksena se aikaväli, jolta tiedot on valittu laskutukseen. Jos laskutukseen valinnassa on ruksittu ”Jätä aloituspäivä huomioitta”, tulee laskun toimituspäiväksi ainoastaan valitun ajanjakson loppupäivä. Toimitusaika voidaan muuttaa laskutusvaiheessa.

Finvoice-verkkolaskulla toimitusaika tulee (yhdessä laskun nimen kanssa) seliteriviksi <InvoiceFreeText>2050 / Pääkonttorin sähkö- ja LVI-suunnittelu | – 11.1.2017</InvoiceFreeText>

Laskun nimi

Laskun nimi on laskun otsikkotieto, joka esitetään laskulomakkeella ennen rivitietoja. Laskun nimeksi ohjelma ehdottaa projekteittain laskutettaessa projektin nimeä. ValueFrameen on myös mahdollista tehdä määritykset, joiden mukaan ohjelma luo laskun nimeksi osaprojektin nimen, kun lasku luodaan osaprojekteittain.

Finvoice-verkkolaskulle laskun nimi tulee (yhdessä toimitusajan kanssa) seliteriviksi<InvoiceFreeText>2050 / Pääkonttorin sähkö- ja LVI-suunnittelu | – 11.1.2017</InvoiceFreeText>