Help

Kuukausi-, viikko- ja päiväkohtainen resursointi

ValueFramessa on mahdollista ottaa käyttöön lyhyen aikavälin resursointi. Tällöin resursoinnit syötetään henkilöille aina kuukausi-, viikko- tai päiväkohtaisesti riippuen projektin luonteesta. Yleisen resursointinäkymän tavoitteena on tarjota työkalu jolla on helppoa ja yksinkertaista luoda lyhyen aikavälin resursointeja henkilöille. Näkymässä on mahdollista hakea ja lisätä resursointeja henkilö tai osaprojekti -näkökulmasta sekä halutulla erittelytarkkuudella: kuukausi, viikko tai päivä. Mikäli uusi resursointimalli halutaan käyttöön, korvaa se vanhan resursoinnin eikä molempia voi käyttää rinnakkain.

Kuukausi-, viikko- ja päiväkohtainen resursointi on toteutettu myös projektin koontinäkymään.

Resursointinäkymän käynnistysvalinnat

Toiminto käynnistetään valikosta Projektit– Resursointi – Resursointityökalu.

Alla on kuva toiminnon kaikista käynnistysvalinnoista. Käyttäjä voi tallentaa valmiita hakuja rajausehtoineen jolloin tärkeimmät haut löytyvät myöhemminkin vaivattomasti. Valmiit haut voidaan myös määrittää suosikeiksi, jolloin ne voidaan käynnistää suoraan ValueFramen etusivulta. Jos käyttäjälle on annettu käyttöoikeudet, hän voi myös tallentaa valmiita hakuja kaikkien käyttäjien käyttöön. Valmiita hakuja voisi olla esimerkiksi:

  • Peruskäyttäjä voi hakea kuluvan kuukauden oman resursointitilanteen ja tarvittaessa päivittää resursointeja ei päiville / viikoille.
  • Projektipäällikkö voi hakea omille projekteille resursoidut henkilöt. Samassa näkymässä hän näkee myös henkilön kokonaiskuormituksen.
  • Johto voi hakea tietyn henkilöryhmän, esim. ohjelmistosuunnittelijoiden työtilanteen ja tehdä muutokset esimerkiksi loma-ajan resursointehin.

Resursointityökalun hakuvalinnat tarjoavat useita rajaustekijöitä:

  • Aikarajaus. Valitaan aikaväli jonka resursointeja halutaan tarkastella ja/tai lisätä uusia.
  • Summataso. Halutaanko tiedot näytettävän henkilöittäin vai osaprojekteittain.
  • Erittelytarkkuus. Tarkastellaanko ja syötetäänkö resursoinnit kuukausi-, viikko- vai päivätarkkuudella.
  • Henkilöryhmä. Mikäli ValueFramen käyttäjäyritys on ryhmitellyt työntekijät henkilöryhmiin ja/tai projektitiimeihin, voidaan valita hakuun tietyn ryhmän henkilöt.
  • Henkilöt. Voidaan valita yksittäiset henkilöt joiden resursointia halutaan tarkastella ja/tai joille halutaan lisätä uusia resursointeja.
  • Vastuuhenkilö. Voidaan valita projektipäälliköt joiden projektien resursointia halutaan tarkastella ja/tai lisätä uusia resursointeja.
  • Resursoidut tunnit. Voidaan hakea henkilöt joilla on resursoituja tunteja enemmän tai vähemmän kuin annettu arvo.
  • Kuormitusaste. Voidaan hakea henkilöt joiden kuormitusaste on suurempi tai pienempi kuin annettu arvo.

Lisävalinnoissa voidaan hakuehdoiksi valita myös:

  • Kustannuspaikka. Voidaan rajata valitun kustannuspaikkaan kuuluvien henkilöiden resursoinnit.
  • Projektin status. Valitse projekteja statuksen perusteella. Voidaan esimerkiksi tarkastella vain keskeneräisten projektien resursointeja.
  • Projekti. Voidaan valita yksittäisten projektien resursointirivit.
  • Osaprojektin status. Valitse osaprojektit statuksen perusteella. Voidaan esimerkiksi tarkastella vain keskeneräisten osaprojektien resursoinnit.
  • Osaprojektin tyyppi. Voidaan hakea osaprojektin tyypin mukaan osaprojektien resursointirivit.
  • Osaprojektin liiketoiminta-alue. Voidaan hakea valitun liiketoiminta-alueen mukaan osaprojektien resursointirivit.

Resursointityökalun sisältö

Henkilörivit

Lomake ryhmitellään oletuksena aina henkilöittäin. Sarakkeina näytetään annetun ajanjakson päivät, viikot tai kuukaudet valitun erittelytarkkuuden mukaan. Henkilörivillä näytetään aina:

  • Valitun aikavälin ja hakuehtojen mukaiset henkilön resursoidut tunnit yhteensä
  • Suluissa harmaalla henkilön resursoidut tunnit yhteensä riippumatta muista hakufilttereistä TAI vaihtoehtoisesti henkilön kirjaamat tunnit yhteensä valitulla ajanjaksolla
  • Erillisellä kuvakkeella tieto mikäli henkilöllä on kalenteritapahtumia. Kts. kohta Muut toiminnot

Henkilöiden resursoidut tunnit voidaan näyttää kuormitustilanteen mukaan eri värikoodeilla, esimerkiksi:

  • Resursoidut tunnit alittavat merkittävästi työajasta, näytetään tunnit mustalla
  • Resursoidut tunnit alittavat työajan, näytetään tunnit vihreällä
  • Resursoidut tunnit ovat lähellä työaikaa tai ovat ylittäneet sen, näytetään tunnit punaisella

Värit on mahdollista määrittää valinnalla Ylläpito – Projektit – Kuormituskuvaajan hälytysrajat.

Henkilön nimen edessä olevaa nuolta klikkaamalla aukeavat tallennetut resursointirivit osaprojekteittain. Laajenna kaikki -kuvakkeesta voi avata myös kaikkien henkilöiden osaprojektirivit auki.

  • Rivien sarakkeiden tuntimäärät aukeavat heti muokattavaksi. Sarakkeesta toiseen voi siirtyä näppäimistön tabulator -näppäimellä.
  • Osaprojektilla näytetään osaprojektin status osaprojektin statusten ylläpidossa annetulla värikoodilla. Näin voidaan erotella mitkä ovat esim. tarjousvaiheen osaprojektien resursointeja.
  • Viemällä hiiren osaprojektin nimen päälle näytetään tooltip jossa näytetään osaprojektin perustiedot, voimassaoloaika sekä tunnusluvut. Nimeä klikkaamalla avataan projektin koontinäkymä uuteen välilehteen.
  • Osaprojektin päättymisajan jälkeiset päivät, viikot ja kuukaudet näytetään lukittuina, eikä niille saa syöttää uusia resursointeja. Jos kuitenkin resursointeja syystä tai toisesta löytyy voimassaoloaikojen ulkopuolelta (esim. aikataulumuutosten seurauksena), resursoidut tunnit näytetään eri värillä korostettuna ja tietoja voi muokata.

Osaprojektirivit

Resursoinnit voi hakea halutulle ajanjaksolle myös osaprojekteittain. Tällöin osaprojektirivillä näytetään ajanjaksoittain osaprojektin resursoidut tunnit yhteensä. Klikkaamalla osaprojektin edessä olevaa nuolta tai Laajenna kaikki -kuvaketta saadaan osaprojektille resursoidut henkilörivit auki. Henkilörivillä näytetään henkilön ko. osaprojektille resursoidut tunnit ajanjaksoittain. Suluissa näytetään henkilön kaikki resursoidut tai kirjatut tunnit yhteensä riippumatta osaprojektista.

Resurssointeja voi lisätä ja päivittää kuten henkilöriveillä.

Uuden resursoinnin lisääminen

Valitsemalla Lisää uusi rivi voidaan lisätä resursointi uudelle henkilölle. Henkilö haetaan hakusanalla.

Tämän jälkeen haetaan vastaavasti haluttu osaprojekti hakusanalla. Osaprojektilistalle haetaan vain aktiiset -statusryhmään kuuluvat osaprojektit jotka ovat voimassa valitulla aikavälillä.

Kun henkilö ja osaprojekti on valittu, voidaan syöttää halutut tuntimäärät halutuille ajanjaksoille. Tiedot tallennetaan aina automaattisesti.

Uusi resursointi voidaan lisätä myös suoraan listalla näytettävälle henkilölle henkilön nimen edessä olevasta Plus-kuvakkeesta.

Resursointien päivittäminen

Kaikki haetut resursoinnit saa helposti muokattavaksi klikkaamalla Laajenna kaikki -kuvaketta.

Viemällä hiiren halutun rivin päälle, näytetään rivin alussa:

  • Roskakori -kuvake josta voi poistaa koko rivin. Huom! Tällöin resursoinnit poistetaan ainoastaan valitulta aikaväliltä. Mikäli henkilölle ja osaprojektille on resursointeja ajanjaksoa aikaisemmin/myöhemmin, nämä tiedot säilytetään.
  • Siirrä tai kopioi -kuvake. Tätä klikkaamalle käyttäjä voi valita:
    • Halutaanko valittu rivi kopioida uudeksi resursoinniksi tai siirtää toiselle henkilölle / osaprojektille
    • Päivitetäänkö resursoinnit haussa valitun aikarajauksen mukaan, kaikki resursoinnit kuluvasta päivästä eteenpäin vai muutetaanko kaikki resursoinnit eli myös menneet ja tulevat
    • Valitaan henkilö kenelle resursoinnit halutaan siirtää tai kopioida
    • Valitaan osaprojekti mille resursoinnit halutaan siirtää tai kopioida, oletuksena muutos tehdään valitulle osaprojektille

Päiväkohtaiset resursoinnit

Viikko- ja kuukausinäkymässä näytetään info -kuvake, mikäli ajanjaksolle on kirjattu päiväkohtaisesti eri tuntimääriä. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa viikolle 9 on kirjattu ma-ti 10h/päivä ja loppuviikolle 3,5h / päivä. Klikkaamalla kuvaketta, saadaan päiväkohtaiset resursoinnit auki ja tuntimääriä voi muokata halutuilla päivillä. Tallennuksen jälkeen viikon tuntimäärä lasketaan annettujen tuntimäärien mukaan. Viikko- tai kuukausituntimäärää voi muokata myös suoraan resursointiriviltä, jolloin jokaiselle päivälle lasketaan uusi yhtenäinen tuntimäärä.

Muut toiminnot

Kalenteritapahtumat

Henkilörivillä näytetään Kalenteri -kuvake, mikäli henkilöllä on merkitty kalenteritapahtumia ajanjaksolla. Kalenteri -kuvake näytetään vain jos kalenteritapahtumien tapahtumalajeilla on ylläpidossa merkitty näkyy puhelinluettelossa eivätkä tapahtumat ole yksityisiä. Tavoitteena on siis näyttää henkilön sovitut tapaamiset ja menot jo suunnitteluvaiheessa jolloin lyhyen aikavälin resursointi helpottuu.

Tapahtuman otsikkoa klikkaamaalla pääsee muokkaamaan tapahtumaa.

Henkilön työkuorma

Jotta henkilöille on mielekästä suunnitella uusia projekteja ja niiden työmääriä, voidaan henkilön kokonaistyökuormaa tarkistella graafisesti viemällä hiiri henkilön nimen päälle. Kuvaajaan haetaan henkilön kokonaistyökuorma valitulta aikaväliltä riippumatta muista valituista hakuehdoista. Henkilöstön kuormitus lasketaan kuten Henkilöstön kuormituskuvaajalla.

Näytä vain omat projektit

Tyypillisesti resursointinäkymään halutaan hakea esimerkiksi tietyn henkilöryhmän kaikkien henkilöiden suunnitellut resursoinnit työkuorman suunnittelua varten. Esimerkiksi projektipäällikkö voi kuitenkin valita Näytä vain omat projektit, jolloin hän näkee kaikkien henkilöiden suunnitellun resursointitilanteen ja voi muokata ja päivittää tietoja vain omien projektiensa osalta.

 Käyttöoikeudet

Resursointityökaluun on mahdollista määritellä seuraavat käyttöoikeudet:

  • Resursointi muokkaus oma: Henkilö voi hakea ja muokata vain omia resursointeja.
  • Resursointi muokkaus PJ: Käyttäjä voi hakea ja muokata vain omien projektien ja osaprojektien resursointeja. Projektipäällikön oikeudella saa kuitenkin nähdä myös muiden projektien resursoinnit read only -tilassa edellyttäen, että henkilöt on resursoitu käyttäjän omille projekteille. Näin projektipäällikkö näkee mikäli henkilöt on varattu myös toisiin projekteihin.
  • Resursointi muokkaus alaiset: Käyttäjä voi hakea ja muokata alaistensa resursointeja.
  • Resursointi muokkaus Oma yhtiö: Käyttäjä voi hakea ja muokata oman yhtiön (ml. vastuuyhtiöt) projektien resursointeja.
  • Resursointi muokkaus Kaikki yhtiöt: Käyttäjä voi hakea ja muokata kaikkien yhtiöiden projektien resursointeja.