Help

Google Drive

Mitä integraatio tekee?

ValueFramen Google Drive –integraatio mahdollistaa Google Drive –dokumenttivaraston käytön ValueFrame-ohjelmistopalvelun kautta. Google Drive –integraation myötä dokumenttivaraston tiedostojen lisäys ja tarkastelu on mahdollista ValueFramen käyttöliittymästä:

  • Asiakkaan tiedoista
  • Kontaktin tiedoista
  • Tarjouksen tiedoista
  • Projektin tiedoista
  • Osaprojektin tiedoista

Katso lisätietoja käytön aloituksesta täältä.

Google Drive -integraation käyttö

Kun Google Drive integraatio on käytössä, voidaan ValueFramen kautta esim. asiakkaan tiedoista:

  • Luoda Google Drive –hakemisto ko. asiakkaan tiedostojen säilytystä varten
  • Tallentaa tiedostoja hakemistoon
  • Avata tiedostoja hakemistosta
  • Muokata tiedostojen perustietoja (nimi ja kuvaus)
  • Ladata tiedostoja hakemistosta omalle koneelle
  • Jakaa tiedosto/muuttaa tiedoston jakoasetuksia

Hakemiston luonti

Ennen kuin dokumenttivarastoon voidaan siirtää tiedostoja esim. asiakkaan yhteenvetonäkymästä, tulee integraatio aktivoida ko. asiakkaalle. Aktivointi luo dokumenttivarastoon hakemistorakenteen, jonka jälkeen tiedostoja voidaan tallentaa. Hakemistorakenne luodaan aina tarvittavilta osin eli esim. jos Google Drive –integraatio aktivoidaan asiakkaan alta, perustetaan dokumenttivarastoon hakemisto ainoastaan asiakkaan dokumentteja varten muttei oletuksena alemmille tasoille kuten projektille, osaprojektille tai kontaktille. Näin toimitaan siksi, ettei hakemistorakenteeseen luoda tarpeettomasti kansioita joihin ei välttämättä koskaan tallenneta tiedostoja. Mikäli aktivointi tehdään alemmalta tasolta, kuten osaprojektilta, luodaan dokumenttivarastoon hierarkian ylätasot eli asiakas- ja projekti- kansiot hakemistorakenteen hierarkian säilyttämiseksi.

Huom! Mikäli kontakti on liitetty useampaan asiakkaaseen, kontaktin tiedoista hakemisto luodaan kontaktin lisäksi vain sille asiakkaalle joka on merkitty kontaktin toimipisteeksi.

aktivointi-yhteenvedossa

Tiedoston tallennus

Tiedoston voi tallentaa Google Drive –dokumenttivarastoon joko ”pudottamalla” tiedosto ValueFramen käyttöliittymään tai hakemalla tiedosto tietokoneen hakemistosta. Tiedosto tallennetaan dokumenttivarastoon aina ValueFramen käyttäjää vastaavalla Google tunnuksella, jolloin ValueFramen kautta on tarkasteltavissa, kuka tiedoston on lisännyt.

Alla kuva tiedoston ”pudottamisesta”.

tiedostojen-lisaaminen

Tiedoston avaus ja muokkaus

Kun esim. asiakkaan tiedoista on tallennettu tiedostoja Google Driveen, näytetään ValueFramen käyttöliittymässä asiakkaan yhteenvedossa Google Driven tiedostolistaus. Listauksessa näkyvät tiedostot, joihin käyttäjällä on oikeus.

Tiedoston nimi on linkki, josta tiedosto voidaan avata tarkasteltavaksi. Viemällä hiiren nuoli tiedoston nimen päälle, avautuu esikatselunäkymä tiedoston sisällöstä ja klikkaamalla nimeä avautuu erillinen katselunäkymä.

ValueFramen käyttöliittymän kautta voidaan muokata dokumenttivarastoon lisätyn tiedoston nimeä sekä antaa tiedostolle kuvaus.

tiedostojen-muokkaus

Tiedoston lataus

Dokumenttivarastoon tallennettu tiedosto voidaan ladata omalle koneelle klikkaamalla tiedoston kohdalla Lataa tiedosto –kuvaketta. HUOM. Mikäli tiedosto on luotu Googlen kautta, kuten Google Docs, tiedoston lataus omalle koneelle ei ole mahdollista. Googlen kautta luodut dokumentit on käytettävissä ainoastaan Googlen palveluilla.

tiedostojen-lataus

Dokumenttivaraston avaus

Google Drive –dokumenttivaraston voi avata tiedostolistauksen yläpuolella olevasta kuvakkeesta. Avautuvassa näkymässä näytetään kaikki dokumenttivarastoon tallennetut tiedostot joihin käyttäjällä on oikeus. HUOM! Avautuvan ikkunan kautta voidaan myös tallentaa tiedostoja Google Driveen valitsemalla Lähetä –välilehti ikkunassa.

dokumenttivaraston-avaus2

Tiedoston poisto

Tiedoston poisto ei ole mahdollista ValueFramen käyttöliittymän kautta vaan se tulee tehdä suoraan Google Drivesta. Mikäli tiedoston poistaa käyttäjä, joka ei ole tallentanut tiedostoa Google Driveen, poisto siirtää tiedoston roskakoriin muttei poista sitä lopullisesti. Ainoastaan tiedoston Google Driveen ladannut käyttäjä voi poistaa tiedoston lopullisesti tyhjentämällä roskakorin.

Tiedoston jakaminen

Oletuksena kaikki dokumenttivarastoon viedyt tiedostot näytetään käyttäjille, jotka kuuluvat integraatiokäyttäjiä varten luotuun henkilöryhmään (katso Käyttäjien hallinta).

Dokumenttivarastoon tallennettu tiedosto voidaan jakaa muille kuin dokumenttivaraston käyttäjille klikkaamalla tiedoston kohdalla Jaa tiedosto –kuvaketta. Vastaavasti Jaa tiedosto –kuvakkeen takaa avautuvista asetuksista voidaan rajata tiedoston näkymistä itselle tai tietylle ryhmälle.

tiedoston-jakaminen

Esimerkkejä tiedoston jaosta/jakoasetuksista

Tiedosto voidaan jakaa myös ulkopuolisille käyttäjille sähköpostin välityksellä, valituin oikeuksin.

tiedoston-jakaminen-ulkopuolisille

Lisäasetuksista voidaan muuttaa tiedoston käyttöoikeuksia. Oletuksena tiedostot on jaettu käyttäjille, jotka on liitetty Google Drive –käyttäjäryhmään. Käyttöoikeus voidaan poistaa ryhmän kohdalla olevasta ruksista. ValueFramesta lisättäville tiedostoille omistajaksi tulee tiedoston lisääjä.  Mikäli tiedosto halutaan näytettävän vain itselle, tulee poistaa Google Drive -käyttäjäryhmän tarkasteluoikeus.

Muuta -linkistä voidaan antaa ulkoisille käyttäjille oikeus tarkastella tiedostoa linkin kautta ilman Google Drive –kirjautumista.

tiedoston-jakaminen-lisaasetukset2

Google Driven käyttö ValueFramen ulkopuolelta

Mikäli käytössä on Googlen ja ValueFramen välinen SSO-palvelu, Google Driven käyttö onnistuu ValueFramen ulkopuolelta myös ValueFramen tunnuksilla.  Lisätietoja voit lukea täältä.

Jos käytössä ei ole SSO-palvelua, Google Driveen voi kirjautumia normaalisti omilla Googlen tunnuksilla.

Tilin hyväksyminen

Käyttäjän kirjautuessa ensimmäisen kerran Googlen palveluihin, Google saattaa pyytää vahvistamaan tilin tiedot. Nämä hyväksytään klikkaamalla ”I accept…”

google-tilin-hyvaksyminen