Työni puolesta tapaan erilaisia ja erikokoisia asiantuntijayrityksiä. Näissä yrityksissä liiketoiminnan tulos on suoraan sidoksissa siihen miten ja mihin ihmiset työaikaansa käyttävät. Voisi olettaa, että työajan käytön seuranta ja sitä kautta yrityksen suorituksen mittaaminen olisi itsestäänselvää, mutta yllättävän usein näin ei ole. Päinvastoin olen kuullut työurani aikana usein väitteen, että ”ei niillä minuuteilla ole niin väliä”. Mutta onko yrityksellä, jonka liikevaihto ja kannattavuus syntyy siitä miten ihmiset työaikansa käyttävät, todella varaa ajatella näin?

Asiaa kannattaa tarkastella vuositasolla ja euromäärissä, jotta ymmärretään mitä minuutit merkitsevät. Esimerkiksi 10 hengen yrityksessä jossa keskituntihinta on 70 euroa, tuottaa 15 minuutin laskutettavan työn lisäys päivässä tuottaa 40 000 euroa lisää laskutusta vuodessa. Koska työn kustannus ei lisäyksestä nouse, tarkoittaa tämä käytännössä samansuuruista lisäystä viivan alle yrityksen tulokseen. Ehkä minuuteilla on kuitenkin väliä?

Lisää työaikaa vai laadukkaampaa ajankäyttöä?

Kohtaan usein kysymyksen, onko eettisesti oikein vaatia tai pyytää työntekijää tekemään lisää minuutteja työpäivään. Kyse ei kuitenkaan ole työajan määrällisestä lisäämisestä, vaan työn laadullisesta parantamisesta. Minuuttien lisääminen ei tarkoita lisätyötä, vaan tehokkaampaa työtä. Erään tutkimuksen mukaan asiantuntijatyötä tekevä henkilö käyttää ajastaan noin 25 prosenttia tiedon etsimiseen. Päivässä tämä tarkoittaa 1 tuntia 50 minuuttia. Ajansäästö syntyy hyvin käytetyistä välineistä, toimintojen mallintamisesta, toimivasta yhteistyöstä ja tiedon etsimiseen liittyvän ajan minimoimisesta.

Sitä saat mitä mittaat

Ehkä hieman kulunut lause, mutta aina yhtä ajankohtainen. Asiantuntijayrityksessä koko toiminta, ja yritys rakentuu henkilöstön ajankäytöstä – eli minuuteista. Minuutit, vartit ja tunnit ovat niitä yksiköitä, jolla asioita voidaan mitata ja seurata. Sillä laskutetaanko asiakkaalta käytetyn ajan perusteella vai ennalta sovitun mukaisesti ei ole merkitystä. Mitä yritys pystyy tuottamaan on suoraan sidoksissa siihen, miten paljon aikaa yrityksen henkilöstö pystyy käyttämään palvelun tuottamiseen asiakkaille.

Ajankäytön seuranta ei ole vaikeaa. Hyvin suunnitellut prosessit, sopiva annos rutiineja ja tehokas toiminnanohjausjärjestelmä auttavat tässä. Tiedon kerääminen toiminnanohjausjärjestelmään mahdollistaa ajankäytön seurannan ja auttaa tunnistamaan ongelmakohtia ja pullonkauloja. Raportoinnin avulla löydetään hetkessä esimerkiksi aikasyöpöt asiakkuudet, ylikuormitetut konsultit ja kannattamattomat projektit. Yksinkertaisilla toimenpiteillä ja oikeilla työkaluilla minuutit saadaan muutettua euroiksi – joka on koko yrityksen yhteinen etu.