Vuosien varrella mainostoimistoissa paljon käyneenä ja niitä kiertäneenä minulle on kertynyt erilaisia havaintoja liittyen projektien mallintamiseen ja prosessien läpiviemiseen. Niistä on syntynyt ajatuksia, joilla edellä mainittuja asioita voisi huomattavasti tehostaa ja tarkentaa mainostoimistoissa.

Vaikka projektin alkuvaiheessa projektista ei tiedetä kaikkea, kannattaa silti lähteä rakentamaan ja suunnittelemaan sen läpivientiä. Ja kun tietoa saadaan lisää, niin silloin projektia voidaan tarkentaa. Projekteihin kannattaa mallintaa erilaiset työtehtävät, joita yleensä liittyy hyvinkin paljon projektin eri vaiheisiin.

Esimerkkinä mainostoimiston suunnitteluprojekti, jota halutaan seurata jo yrityksen kannattavuudenkin näkökulmasta. Kuinka paljon sinne tulee työtunteja, kuinka paljon sinne saa tulla työtunteja ja missä vaiheessa ne työtunnit sinne tulevat? Näihin työtunteihin liittyy tyypillisesti useita eri tehtäviä, AD:n pitää suunnitella visu, kenties valita kuvia, copywriterin pitää tehdä sinne tekstejä jne. Nämä työvaiheethan pitää jollain tavalla kirjata ylös työvaiheineen ja deadlineineen. Näin ollen kannattaa mallintaa työvaiheisiin perustuvat työtehtävät, joille saadaan kirjattua kaikki asiaan liittyvät asiat ja kommentit, jolloin tieto on kaikkien käytettävissä. Tätä kautta on helppo informoida koko projektin tiimiä kerralla ja kaikki pääsevät tarvittaessa kommentoimaan.

Projektin mallintamisella voidaan tuoda apua myös tuntien kirjaamiseen. Tuntien kirjaaminen voidaan tehdä suoraan työtehtävien kautta, jotka ovat mallinnettuina projektiin deadlinen kera. Samalla kun AD kommentoi tehtävälle että kuvat löydetty tai visu valmis, hän voi suoraan kirjata myös siihen käytetyn ajan ylös järjestelmään. Tällöin ei tarvitse erikseen miettiä mitä olinkaan tekemässä ja kuinka paljon siihen meni aikaa, vaan työtehtävät ja tuntien kirjaus nivoutuvat yhteen kerralla.

Itse uskon kokemukseni kautta että mitä tarkemmin projektit on suunniteltu, mallinnettu ja tehtävät jaettu, sitä helpompaa ihmisten on omassa roolissaan läpikuljettaa projektia. Jokainen tietää tarkkaan mitä pitää tehdä ja pystyy kirjaamaan tekemiseensä liittyvät asiat ylös. Koko projekti ikään kuin luovii itsessään eteenpäin, työtehtävästä ja vaiheesta toiseen. Samalla säästetään aikaa ja ihmisten vaivaa kun ei tarvitse erikseen miettiä mitä pitääkään tehdä seuraavaksi.