Missä määritellään, minkä kokoisen yrityksen kannattaa toimia tehokkaasti? Mielestäni tälläistä haamurajaa ei saisi olla ollenkaan. Tähän argumenttiin kuitenkin törmää pienissä ja aloittavissa asiantuntijaorganisaatioissa varsin usein.

Tietenkään sitä ei näin kärjistetysti tuoda esiin, mutta keskustelun myötä juurisyy selviää ja jäljet johtavat asiakkaan kokemukseen oman liiketoiminnan pienuudesta.

Asiakkaan nykyisen toimintatavan ymmärtäminen näissä tilanteissa on tietenkin erittäin tärkeää. Mistä koettu pienuus johtuu?

Yksi käytetyimmistä argumenteista on pieni tiimi, jolla projektit hanskataan. “Voi hyvin pyörittää exceleitä, muistioita, sähköposteja ja lisäksi huudella tässä toimistolla ja kysyä missä mennään tai mitä pitää tehdä”. Varmasti voi.

Kannustan kuitenkin pysähtymään hetkeksi pohtimaan onko tämä oikeasti tehokas, skaalautuva ja aikaa kestävä toimintatapa. Hektisessä projektityössä uskon keskitetyn tiedon olevan joka tapauksessa kestävämpi ratkaisu. Asiaa voi myös pohtia siltä kannalta, miten “yksi ihan nopea kysymys” voi pahimmassa tapauksessa keskeyttää ja hidastaa muiden tiimiläisten työtä. Tämä esimerkki on vasta jäävuoren huippu, irrallaan olevan ja osittain hallitsemattoman tiedon seurannaisvaikutusten listaa voisi jatkaa pitkälle.

Tehokkuus mahdollistaa kasvun

Entä jos kaikki asiakkuuteen ja projekteihin liittyvät myynnin, projektisuunnitelmien, työajan ja laskutuksen tiedot löytyisivät samasta paikasta? Kuulostaa mielestäni fiksulta tavalta, mutta onko se vain tietyn kokoisten yritysten etuoikeus? Ei.

Mielelläni näkisin tehokkaiden toimintatapojen ja työkalujen olevan entistä enemmän jo mahdollistamassa kasvua, puhutaanpa sitten liikevaihdosta, myyntikatteesta tai henkilöstömäärästä.

Jokatapauksessa jokaisessa asiantuntijayrityksessä hallitaan jollain tavalla myyntiä, asiakkuuksia, projekteja, työaikaa ja kuluja ja laskujakin toivottavasti lähetetään. Mikäli hallinnoit edellisiä pitkälti erillisissä järjestelmissä tai taulukoissa, ota rohkeasti yhteyttä. Se on varmasti tehokasta. Katsotaan yhdessä minkä verran näistä saadaan vapautettua aikaanne tuottavaan työhön. Siinä sivussa myös läpinäkyvyys paranee ja johtaminen helpottuu.