BI-raportointi mahdollistaa tiedon syvemmän tarkastelun

Aikoinaan konsultin urani alkuvaiheessa opin, että raportointia tärkeämpää on, mitä tietoa tietojärjestelmät tuottavat raportointia varten. Toimivat lähdejärjestelmät ovat kaiken mittaamisen perusedellytys. Pidemmälle vietynä kysymys on siitä, mitkä kaikki yrityksen työvälineet voidaan integroida keskenään ja miten valmisratkaisuja venyttämällä saadaan toteutettua kattava tietojen lähdejärjestelmäkokonaisuus. Nykyäänkin raportointiin liittyvät haasteet pyörivät samojen asioiden ympärillä: miten eri järjestelmistä saadaan tietoa organisaation eri ryhmille niin, että se on luotettavaa, oikea-aikaista ja mittaa niitä asioita, joita raportin tilaaja on halunnut.

Usein esimerkiksi projektinhallinnan, asiakashallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmissä on olemassa ratkaisutoimittajan näkemys perusraporteista, jotka monesti riittävät pienille yrityksille ainakin alkuun. Tässä kirjoituksessa pohdin, mitä sitten tehdään, jos perusraporttien välittämä tieto ei yksistään riitä.

Milloin raportoinnin laajentamista tulisi harkita?

Yrityksen liiketoiminnan kasvaessa raportoinnin merkitys usein muuttuu, ja yhden ohjelmiston sisältämien raporttien tarjoama perusseuranta ei välttämättä enää riitä. Yrityksen johto, projektinjohto tai taloushallinnon päättäjät määrittävät kuukausikohtaiset seurattavat asiat, joiden avulla asiakkaiden, projektien ja yrityksen suhteellista kannattavuutta tai kassavirran kehitystä seurataan. Sisäisten tunnuslukujen mittaristoa halutaan yleensä laajentaa ja parantaa sekä mittaamista harmonisoida.

Esimerkiksi ValueFramessa asiantuntijayrityksen toiminnanohjauksen perusraportit kuten myyntiennusteraportti tai kannattavuusraportit tarjoavat lähtökohtaisesti riittävät tiedot yrityksen toiminnan johtamiseen ja analysointiin. Usein toiminnan kasvaessa ja raportointilähteiden lisääntyessä perusraporttien lisäksi joudutaan miettimään raportoinnin laajentamista erilaisilla välineillä.

Tarve saattaa nousta esiin myös yrityksen omien vaatimien vaatiessa määrämuotoisia raportteja projektin etenemisestä, tunneista ja euroista. Tämän seurauksena lähdejärjestelmien ratkaisusuunnittelua ja parametrointia saatetaan muuttaa, mikä tarkoittaa aikaisemmin mainitsemaani “ratkaisun venyttämistä”. ValueFramesta voidaan tällöin esimerkiksi ottaa jokin tavallisesti piilossa oleva elementti uusiokäyttöön eli antaa sille merkityssisältö, jota sitten hyödynnetään raportoinnissa.

Business Intelligence –ratkaisut raportoinnin toteutuksessa

Nykyään törmää usein termiin “Business Intelligence” (BI), jonka määrityksestä eri yhteyksissä netti on pullollaan tietoa. Yksinkertaistettuna kyseessä on malli, jossa yritys määrittää liiketoiminnan seurannan mittariston. Mittaristoa varten yrityksen sisäisistä ja ulkoisista lähteistä haetaan systemaattisesti määrämuotoista dataa, joka tallennetaan ja jalostetaan käyttökelpoiseen muotoon eri sidosryhmille ja eri esitysvälineille.

Asiakkaan raportointitarpeen perusteella BI-projektissa asiakkaan vaatimustason perusteella määritetään mm. seuraavia asioita:

• tietotarveanalyysi (mitä tuotetaan ja kenelle)
• lähdejärjestelmäanalyysi (mistä tiedot haetaan ja millä tekniikoilla)
• BI-välineet (millä välineillä raportointi tuotetaan)
• BI-välineiden ja lähdejärjestelmien ylläpito, muutokset, koulutus ja käyttö (operatiivisten järjestelmien hallinnan vastuut)
• jatkuva kehitys (miten uusia tietolähteitä voidaan integroida ja uutta raportointia voidaan kehittää).

Avaan asiaa seuraavan esimerkin avulla:

ValueFrame-asiakas on määrittänyt yhdeksi seurantamittariksi henkilöstön osaamisen kehittymisen. Tätä varten jokaiselle henkilölle on määritetty kompetenssialueet ja kompetenssit. Kehityskeskustelua varten halutaan tietää, missä projekteissa henkilö on ollut vuoden 2015 aikana, mitä asiakokonaisuuksia (=työvaiheita) henkilö on tehnyt, kuinka monta tuntia henkilö on ollut eri projekteissa (sekä asiakas- että hallinnollisissa projekteissa mukaan lukien lakisääteiset poissaolot) ja mikä on henkilön työn tuottavuus (keskituntihinta verrattuna työkustannukseen). Tarkoituksena on saada eräänlainen henkilön osaamiskortti, jonka perusteella voidaan arvioida esimerkiksi tekeekö henkilö osaamistaan ja hintaryhmäänsä vastaavia töitä.

Yrityksellä on ValueFramen lisäksi käytössä erillinen henkilöstöhallinnon ratkaisutuote sekä taloushallinto-ohjelma, joihin kuhunkin kertyy olennaista tietoa yrityksen liiketoiminnan mittaamista varten. Jokaisesta välineestä tuotetaan strukturoitu tietokantanäkymä tai vaikka tiedosto, jossa on niin sanotut liitosavain/-avaimet, joilla eri tietolähteiden tiedot voidaan yhdistää toisiinsa.

Ajatusta voi hahmotella Excelin avulla seuraavasti:

• Ensimmäiselle välilehdelle otetaan henkilön tuntikirjaustiedot eli aineistossa on Henkilön tiedot ja Osaprojektien tiedot (tunnit, laskutetut eurot, työn hinta).
• Toiselle välilehdelle tuodaan henkilöstöhallintosovelluksesta henkilön tiedot sekä osaamisalueiden osaamiset.
• Kolmannelle välilehdelle haetaan palkkahallintosovelluksesta Henkilön palkkaan liittyvät tiedot.
• Neljännelle välilehdelle voi hakea esim. työhakusivustoilta tietoa työnkuvaan liittyvistä työpaikkailmoituksista.

Näin meillä on Excelin avulla toteutettuna ”tietovarasto”, johon on kerätty tarvittava perusdata. Eri järjestelmien välillä tässä tapauksessa liitosavaimena toimii Henkilö (tai oikeammin Henkilönumero), jonka avulla voidaan tehdä henkilöön liittyviä hakuja.

Tässä vaiheessa meillä on toimivat lähdejärjestelmät ja määritetyt tietolähteet sekä niistä haettu data. Seuraava loikka on valita tarkoitukseen sopiva raportointiväline.

Erilaisia raportointivälineitä tiedon laajempaan käsittelyyn

Ehkä helpoiten kaikkien raportoinnista kiinnostuneiden saatavilla oleva väline on perinteinen Microsoft Excel. Oikein käytettynä Excel tarjoaa yllättävän laajat mahdollisuudet raportoinnin työstämiseen. Excel 97:stä asti on tarjolla ollut Pivot-taulukointitoiminnallisuus, joka ei itsessään ole suuresti muuttunut näihin päiviin asti. Pivotoinnissa on mahdollista muodostaa yhden worksheetin datasta taulukko tai graafinen esitys ja lisätä siihen omia laskentakaavoja. Lyhyen Pivot-oppimäärän voi tarkistaa esimerkiksi täältä.

Excelin versiosta 2010 lähtien on ollut tarjolla Add-on -toiminnallisuus nimeltään PowerPivot, jolla on mahdollista yhdistää dataa useammasta lähteestä kuten vaikka ValueFramen Tietovarastosta, Excel-tiedostosta tai muusta ulkoisesta lähteestä. Tämänkin laajennuksen saa Exceliin käyttöön veloituksetta. Lisää PowerPivotin mahdollisuuksiin voi tutustua Microsoftin sivuilta.

Markkinoilla on ollut vuosien ajan erilaisia raportointivälineitä joiden hinta, toiminta ja käytettävyys vaihtelevat sen mukaan, kenelle raportointia tuotetaan ja millä välineillä tietoja katsellaan tai jalostetaan. Viime vuosina raportointivälineetkin ovat muuttuneet SaaS (Software as a Service) -palveluiksi, jolloin ainakin alkuvaiheessa laite- tai lisenssihinnoittelua on saatu myös pk-yrityksille sopivammaksi.

BI-työvälineistä kannattaa käydä tutustumassa ainakin Microsoftin Power BI:hin ja Qliktechin Q-Sense –tuotteeseen, joista voi ladata ilmaiseen henkilökohtaiseen käyttöön oman asennettavan version. Molemmista välineistä löytyvät hyvät ohjeet ja demoaineistoa, joilla peruskäyttäjä pääsee tutustumaan tuotteisiin pienellä vaivalla.

Tässä kirjoituksessa on yksinkertaisesti kuvattuna hieman, miten raportointia voidaan kehittää asiantuntijaorganisaatiossa. Kaikkiaan raportointi on kokonaisuus, jossa yhdistyvät yrityksen liiketoiminnan eri välineiden tehokas ja hyvä käyttö, joka mahdollistaa datan muuttamisen johtamiseen tarvittavaksi tiedoksi.

Haluatko keskustella lisää? Jätä yhteystietosi, me otamme yhteyttä.